In der Admin-Navigation links auf “Rechnungen” klicken, einen beliebigen Monat auswählen und hier den Button “Kontoauszug hochladen” klicken.
KURABU ermöglicht es auch den Status der Rechnungen automatisch abzugleichen. Dadurch muss der Kontoauszug nicht mehr händisch abgeglichen werden. Doch wie funktioniert das?
In der Regel haben Vereine 2 Zahlungsmethoden: SEPA oder Banküberweisung.
Für alle SEPA Zahler kann eine XML für Massen-Lastschriften oder separate Lastschriften erstellt werden. Für alle Banküberweiser wird die Rechnung inkl. der Bitte um Angabe der Rechnungsnummer im Verwendungszweck an die Mitglieder versandt.
Nachdem der Einzug geschehen ist und einige Tage nach Rechnungsversand verstrichen sind, kann der Kontoauszug seit letztem Zahlungseingang bis heute im Online-Banking als CSV-Datei exportiert (wir empfehlen 2 & 4 Wochen nach dem Einzug) und hochgeladen werden. Diese CSV-Datei kann bei KURABU in der Monatsansicht über “Kontoauszug hochladen” hochgeladen werden.
Bitte achte beim Hochladen dieser Datei darauf, dass alle Spaltennamen wie Betrag oder Umsatz in der ersten Zeile der CSV-Datei stehen und jeweils nur einmal vorkommen.
Ein SEPA-Zahler, welcher eine Rücklastschrift verursacht hat, behält den Status “ausstehend” und bekommt zusätzlich noch die angefallende Bankgebühr hinterlegt. Diese kann dann vom Admin hinzugefügt werden. Da im Verwendungszweck die Rechnungsnummer und die Bankgebühr hinterlegt ist, kann KURABU dies genau zuordnen.
Die Banküberweiser werden anhand der Rechnungsnummer im Verwendungszweck eingelesen und mit dem von ihnen geazahlten Beträgen auf z.B. “gazahlt” “unvollständig” etc. gesetzt.
Wenn das Mitglied die Rechnungsnummer nicht im Verwendungszweck angibt, kann das System es nicht einlesen. Dann muss der Admin dieses Mitglied eigenständig auf “Als bezahlt markieren” setzen.
