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Skateboard E.V. logo
Skateboard e.V. Hamburg
Karsten von Skateboard E.V. Hamburg
Karsten
175 Mitglieder
Wir haben Karsten von Skateboard e.V. zu seinen Erfahrungen mit Kurabu befragt. Skateboard e.V. war einer unserer ersten Kunden und konnte während der Corona-Pandemie durch unsere Software ein digitales Vereinsheim schaffen.
Über Skateboard e.V. :
Skateboard e.V. ist ein seit 2008 existierender Verein aus Hamburg, der eine Interessenvertretung der Skateboarder in der Hansestadt ist. Der Verein ist ein Ansprechpartner für Behörden und übernimmt die Verantwortung für die Skateparks. Seitdem Skateboarden olympisch geworden ist, hat der Verein sich von einem sozialen zu einem Sportverein weiterentwickelt.
Über Karsten:
Karsten ist seit 3 Jahren bei Skateboard e.V. und ist der Business Manager. Wie er selbst sagt ist er ein wenig das “Mädchen für Alles”: Buchhaltung, Organisation und Kommunikation begleiten ihn bei der seiner täglichen Arbeit.
Fragen an Karsten:
Wie hat sich der Verein vor Kurabu organisiert?
Vorher war es ein Konstrukt aus Excel-Tabellen, Word-Dokumenten und Aktenordner mit denen sich der Verein verwaltet hat.
Was hat den Verein dazu bewegt, nach einer Vereinssoftware zu suchen?
Letztlich kam der Anstoß durch das Förderprogramm zur Digitalisierung von Sportvereinen der Alexander-Otto Sportstiftung. Dies kam für uns gerade richtig, weil der Bedarf an der Modernisierung und Digitalisierung des Vereins und dessen Struktur schon erkannt wurde.
Gab es weitere Lösungen auf dem Markt, die euer Interesse geweckt haben?
Wir haben uns im Rahmen des Förderprojekts einige Angebote und Konzepte angesehen und mit unseren Anforderungen und Möglichkeiten verglichen. Eindeutiger Sieger war dann tatsächlich Kurabu.
Was hattest Du für Probleme, bevor Du Kurabu genutzt hast?
Als kleiner, dezentraler Verein ohne eigenständigen Vereinssitz war die Organisation quasi mehr oder weniger an eine Person gebunden, weil die Daten eben auch nur lokal (Aktenschrank und persönlicher Computer) gelagert und gespeichert waren. Somit war eine feinere Arbeitsaufteilung zumindest schwieriger. Das Andere war einfach die allgemeine Organisation der Daten. Da fehlte zum einen ein gewisses Know-How, aber auch die richtigen Werkzeuge das nebenbei zu wuppen.
Wie hat sich Corona auf euren Verein ausgewirkt?
Während der Corona Phase ist unser Verein eher gewachsen, was wahrscheinlich an einem Mix aus Gründen liegt. Zum einen, dass Skateboarding olympisch geworden ist und damit immer mehr in den Fokus rückt, aber auch dass andere Sportvereine ihre Angebote einschränken, bzw. komplett einstellen mussten und Skateboarden draußen in Skateparks (welche oft als öffentliche Fläche zugänglich sind) geskatet werden konnte.
Wie und wobei hat Kurabu Dir am meisten geholfen?
Indirekt zunächst Mal in dem Sinne, dass für die Migration zu Kurabu gewisse Organisationsdefizite aufgearbeitet werden mussten, welche sich schon zu lange hingezogen hatten. Und dann haben wir ein Werkzeug bekommen, bei dem wir dann einfacher die Mitglieder verwalten und zum Beispiel auch automatisiert Beitragsrechnungen per Email an die Mitglieder verschicken können. Das spart zum einen Zeit und vermeidet auch Fehler.

Wir haben jetzt, dank Kurabu letztendlich, mal die Mitglieder durchforstet. Und es gibt tatsächlich Mitglieder, die haben seit der Gründung nicht einmal den Mitgliedsbeitrag gezahlt. Seit 2007. Das waren dann etwa 10 000 € die nachher zusammen gekommen sind an bezahlten Beiträgen.
Siehst du Verbesserungspotential bei bestehenden Funktionen?
Natürlich ist da noch Luft nach oben, was aber okay ist, wenn man bedenkt, dass die Software noch recht jung und von einem kleinen, aber engagiertem Team entwickelt wird. Einiges ist noch recht umständlich gelöst, aber wir haben den Eindruck, dass Kurabu gerne das Feedback der Kunden erhält und in die weitere Entwicklung mit einfließen lässt.
Welche weiteren Features würdest du/ihr euch noch wünschen?
Für uns wäre das Wichtigste, dass die Funktionalitäten vom Webportal noch weiter in der Vereins-App integriert würden, weil der Trend geht nun Mal dahin, dass viele VereinsmitgliederInnen ihre Teams unterwegs managen, bzw. sich zuhause nach Feierabend auch nicht mehr an den Computer setzen wollen. Ansonsten würden wir uns wünschen, dass die Einstiegshürden für Anmeldung und Personalisierung des Portals für die MitgliederInnen und aktiv im Verein engagierten Personen verringert würden. Bis alles bei jedem so eingerichtet ist, dass es für denjenigen passend zugeschnitten ist, ist einigen noch zu umständlich.
Was erhoffst du dir/ihr euch durch die Nutzung von Kurabu in der Zukunft?
Es ist tatsächlich so, dass Kurabu uns die Möglichkeit gegeben hat, und nicht nur in der Corona Zeit, sondern ganz allgemein, ein digitales Vereinsheim zu haben. Also einen Ort, wo man sich treffen und austauschen kann. Wir hoffen, dass wir durch eine erweiterte App noch mehr Mitglieder dazu bekommen, sich mit den anderen Leuten im Verein zu vernetzen und sich mehr zu engagieren. Die ersten Erfolge in dieser Richtung sehen wir bereits, aber da geht noch mehr, wenn die o.g. Punkte umgesetzt sind.
Was hat Dir an der Zusammenarbeit mit uns am besten gefallen?
Der offene, ehrliche und herzliche Kontakt. Wir hatten immer das Gefühl, dass auf unsere Bedürfnisse und Bedarfe gehört wird und auch zeitnah reagiert wird. Wir fühlen uns sehr wohl mit Kurabu und freuen uns über den weiteren gemeinsamen Weg.
Was möchtest Du unsere Kunden wissen lassen?
1. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht. Ihr solltet Euch daher überlegen, was Ihr mit einem Mitgliederportal erreichen möchtet – und was Ihr Euch davon am Ende leisten könnt.

2. Stellt Euch die Frage, welches Problem Ihr mit der Digitalisierung lösen wollt bzw. welchen Zusatznutzen ihr Euch erhofft. Hier sollten dann alle an einem Strang ziehen.

3. Wichtig ist, dass jemand den Prozess federführend begleitet, der eine gewisse Affinität zu dem Thema hat und im Zweifel die (hoffentlich richtigen) Entscheidungen trifft.
TSV Godshorn logo
TSV Godshorn
Interviewter
Hannes
900 Mitglieder
Wir haben Hannes vom TSV Godshorn im Frühling 2021 zu der anfänglichen Nutzung von Kurabu befragt und im Interview erzählt er, wie er mit Kurabu jüngere Mitglieder begeistern will.
Über TSV Godshorn:
Der TSV Godshorn liegt in einem Ortsteil der Stadt Langenhagen welche  unmittelbar an das Stadtgebiet Hannover angrenzt. Momentan hat der Verein gut 900 Mitgliedern (vor Corona mehr als 1.000) und bietet über ein Dutzend verschiedene Sportarten an.
Über Hannes:
Hannes ist gelernter Journalist, hat viele Jahre in leitenden Funktionen bei der Deutschen Presse-Agentur (dpa) in Hannover (bis 2003) gearbeitet und war mehr als 12 Jahre Konzernpressesprecher bei Continental.

Seit 2016 ist er selbstständiger Unternehmer mit PR-Agentur und Kommunikations-Software.

Neben seiner Unternehmertätigkeit engagiert er sich u.a für Digitalisierungs- und Kommunikationsthemen als 2. Vorsitzender des TSV Godshorn.
Fragen an Hannes:
Wie organisiert sich der der TSV Godshorn vor Kurabu?
Die Digitalisierung des Vereins bzw. eine moderne Mitgliederverwaltung ist eine Schwerpunktaufgabe neben dem Ausbau der Infrastruktur auf dem Vereinsgelände (u.a. Kunstrasenplatz, LED-Beleuchtung, Klima 2030).

Bei der Digitalisierung von Vereins- und Mitgliederverwaltung wie auch bei der direkten, DSGVO-konformen Mitgliederkommunikation ist die demographische Struktur ein Faktor: Viele ältere Mitglieder (>60 Jahre) erreichen wir mit einem digitalen Kanal nicht. Gleichzeitig gibt es eine hohe Erwartungshaltung junger Mitglieder, die mit Apps unterwegs sind. Herausforderung: Balance schaffen, aber auch nicht warten, „bis auch das letzte Mitglied überzeugt und abgeholt ist“.

Zu bedenken: Ohne pragmatische Vereins-App organisieren sich viele Teams (inoffiziell!) in WhatsApp-Gruppen.

Weitere Aufgabe: E-Mail-Adressen der Mitglieder – „die haben wir bisher schlicht nicht“.
Habt ihr nach weiteren Softwares geschaut und warum habt ihr euch dann für Kurabu entschieden bzw. welche Funktionen waren euch dabei wichtig?
Wir haben den Markt gescannt, aber uns schnell für Kurabu entschieden: Pragmatischer Ansatz, Möglichkeit der „Mitgestaltung“ und Hands-on Ansatz. Worum es uns ging und geht: „Wir brauchen keine überladene Software, für die Teilzeitbeschäftigte oder Ehrenamt keine langen Trainings benötigen.“ Außerdem wichtig: Trainer und Betreuer können sich und ihre Mannschaften selbst organisieren, Trainingszeiten eintragen und so weiter.
Welche Funktionen könnten deinem Verein in Zukunft helfen und welche Funktionen wünscht du dir noch?
Nicht-Mitglieder einpflegen, z.B. Nutzer*innen von kostenpflichtigen Sportangeboten (z.B. Gesundheitssport), dazu Rechnungslegung.
Verwaltung mehrerer Vereinskonten.
Importfunktion von Spielplänen.
Freie Termingestaltung plus Import/Export Kalendereinträge
Verwaltung und Abrechnungen von Mitarbeitenden (z.B. Platzpflege, Trainer, Betreuer)
Glaubt ihr, dass ihr den Verwaltungs und Kostenaufwand auf Dauer reduzieren könnt im Vergleich zum jetzigen Modell?
Ich bin ziemlich davon überzeugt, dass wir die Geschäftsstelle im eingearbeiteten Status kräftig entlasten können. Das gilt z.B. bei Neuaufnahmen insbesondere zu Beginn einer neuen Saison – sowohl bei Fußball, aber auch anderen Sparten: In der normalen Zeit haben wir etwa eine Fluktuation von 15 bis 20 Prozent der Mitglieder pro Jahr. Hier lässt sich vieles per App an die neuen Mitglieder bzw. die wechselnden Mitglieder abgeben. Gerade jüngere Mitglieder sollten bereit sein, Infos per App zu aktualisieren.

Wir werden nach einem Jahr Betrieb von Kurabu eine Zwischenbilanz ziehen, vor allem nach Ende der Pandemie und Aufnahme des „normalen“ Sportbetriebs.
Wie hat dir die Kommunikaton/Service mit uns gefallen?
Die Kommunikation mit Bodo war sehr gut, zeitnah und pragmatisch.
Was würdest du anderen Vereinen mit auf den Weg geben?
Rechtzeitig Zeit in interne Überzeugungsarbeit investieren. „Man braucht eine kritische Masse an Unterstützung. Gegen Widerstände lässt sich eine Software, die auf Teamarbeit und Mitmach-Funktionen der Mitglieder ausgelegt ist, nicht einführen. Motto muss sein: „Wir haben Bock auf Kurabu!” Daher frühzeitig auch ein paar junge Leute ins Projekt holen. Das müssen auch nicht immer Vorstandsmitglieder sein. „Kurabu einführen kann und soll Spaß machen, aber dazu bedarf es einiger Vorbereitungsschritte und ein gutes Projektmanagement.“
SVCN Logo
SV Curslack-Neuengamme
Karsten von Skateboard E.V. Hamburg
Dirk
1.000 Mitglieder
Wir haben den All-Rounder Dirk vom SVCN befragt. Der SVCN ist einer unserer frühen Partner und konnte durch Kurabu den Verwaltungsaufwand im Verein erheblich reduzieren.
Über SV Curslack Neuengamme von 1919 e.V. (SVCN):
Der SVCN ist ein Hamburger Veine mit rund 1000 Mitgliedern (vor Corona 1100)
Die Hauptsportarten sind Kinderturnen und Fussball. Seit einiger Zeit werden aber auch Karate, Ju Jutsu, Zumba, Yoga, Qigong und Tischtennis angeboten.
Über Dirk:
Dirk ist Hauptberuflich Sales-Manager und bestückt diverse Positionen im Verein.
Dort ist er Zugleich, Vorstand, Kassenwart, Schiedsrichter und Trainer. Erstaunlich, das unter einen Hut zu bekommen.
Fragen an Dirk
Wie sah die Organisation vor Kurabu aus?
Wir hatten damals ein etwas in die Jahre gekommene Software.
Ich war mit dem Programm grundsätzlich zufrieden, aber wenn was war mit dem Programm bzw. ich einmal im Quartal die Beiträge einziehen wollte kam ich immer ins schwitzen. Wenn was schief lief, war kein Support da. Und deshalb habe ich mich nach etwas anderem umgeschaut.
Habt ihr sonst noch nach anderen Tools geschaut?
Ich hab im Internet mal geguckt und die Auswahl war nicht so riesig, zumindest wenn es an die Anforderungen geht, die ich an das Programm habe. Dann war der günstige Zufall, dass ihr beim HSB einen Vortrag dazu gehalten habt. So konnte ich mir das auch mal live angucken und war überzeugt. Vor allen Dingen war mir damals auch wichtig, und ihr seid ja noch nicht so alt, dass ich das Programm auch die nächsten Jahre nutzen kann. Ihr habt mir aber versichert, dass ihr Corona übersteht und bis heute ist das auch so.
Welche Funktionen waren da ausschlaggebend für dich und welche Funktionen wünscht du dir noch?
Wichtig ist ein Online-Anmeldetool. Ebenso die Möglichkeit des Einziehens des Geldes und nachher auch zu gucken: bezahlt, nicht bezahlt; aufgrund des Imports von CSV-Dateien vom Kontoauszug. Die Übersichtlichkeit der App finde ich insofern auch sehr gut, es mir die Arbeit erleichtert , weil die Trainer schauen, wer alles bei ihnen im Kurs gemeldet ist und mir dann ne Rückmeldung geben: Das heißt: Uns gehen auch weniger Mitgliedsbeiträge flöten. Mittlerweile ist die Filterfunktion auch sehr gut.
Glaubt ihr, dass ihr den Verwaltungs und Kostenaufwand auf Dauer reduzieren könnt im Vergleich zum jetzigen Modell?
Ich kann ja schon übersichtlich sehen bei den Abrechnungen wer gezahlt hat und nicht, dann anmahnen. Das macht vieles einfacher. Der Verwaltungsaufwand ist weniger geworden. Zum Glück, das würde ich sonst nicht schaffen neben dem Job. Ich habe dafür neben dem Beruf nur wenig Zeit. Durch die Filterfunktion bei den Trainern konnten wir auch sehen, dass deutlich mehr gemeldet waren beim Hamburger Sport Bund, als wir eigentlich haben. Jetzt sind es viel weniger, was natürlich die Kosten gesenkt hat.
Was erhoffst du dir von der Nutzung in der Zukunft?
Bis vor kurzem konnten sich Kinder über den Mitgliedsantrag noch nicht anmelden, dass ist jetzt aber durch das Feld des Erziehungsberechtigten möglich.
Darüber hinaus würde mich sehr über eine Verlinkung zum DFB-net freuen, damit ich dort den Aufwand noch weiter reduzieren kann.
Wie war der Service und das Onboarding?
Bodo hat mich da unterstützt bei der ganzen Geschichte. Ich war da sehr zufrieden und bin das auch weiterhin.
Was würdest du unseren Kunden mit auf den Weg geben?
Dass es die Arbeit erleichtert, und dass es viel mehr Möglichkeiten bietet, die man in der Vergangenheit noch nicht genutzt hat.
TSG Bergedorf logo
TSG Bergedorf
Karsten von Skateboard E.V. Hamburg
Janek
11.000 Mitglieder
Wir haben Janek von der TSG Bergedorf interviewt. Mit knapp 11 000 Mitgliedern ist die TSG einer unserer größten Partner und bietet uns eine Spielwiese in großen Strukturen zu denken und komplexe Herausforderungen zu meistern.
Über TSG Bergedorf:
Bergedorfer sehen sich nicht so sehr als Hamburger, sondern als Bergedorfer. Es ist zwar Hamburg, aber es ist nicht so richtig Hamburg. Es ist örtlich auch ein bisschen von Hamburg getrennt. Unsere Zielgruppe beschränkt sich ziemlich stark darauf, was in Bergedorf beheimatet ist. Bergedorf hat so um die 130 000 Einwohner. Das heißt vor Corona hatten wir 11000 Mitglieder. Also im Schnitt ist so jeder 10te TSG Mitglied. Dadurch, dass die TSG nicht nur viel im Bereich Sport, sondern auch Jugendarbeit, Nachmittagsbetreuung und so weiter macht, sind sehr viele Bergedorfer schon mit der TSG in Berührung gekommen.
Fragen an Janek:
Wie war die TSG vor Kurabu organisiert?
Die Struktur in einem so großen Verein ist natürlich immer schwierig, weil es so viele Abteilungen und Gremien gibt. Da haben wir 25-30 Sportabteilungen. Die müssen natürlich alle von einer hauptamtlichen Person überwacht werden. Darüber haben wir viele Anlagen, die ebenso überwacht werden müssen, dafür gesorgt wird, dass die gut ausgelastet sind. Deshalb haben wir für einen Sportverein auch relativ viele hauptamtliche Mitarbeiter. So um die 60 etwa (ohne Schule/Kita), die mit Verwaltung und Vereinsentwicklung beschäftigt sind.
Habt ihr euch vorher auch nach anderen Softwares umgeschaut?
Die TSG hat 2018 eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, wo der zentrale Punkt die Entwicklung eines Mitgliederportals war. Man hat sich in dem Rahmen mit verschieden Firmen zusammengesetzt. Die üblichen Verdächtigen, Kurabu war auch mit dabei. Am Ende des Tages ist die Entscheidung auf Kurabu gefallen. Der Preis hat dabei eine Rolle gespielt, keine unwesentliche (lacht). Ein weiterer Punkt war die Mitgliederzentrierung. Und Kurabu hat von Anfang an gesagt: “Wir wollen eher das Mitglied in den Mittelpunkt stellen” und alles andere darumbasteln quasi. Alles also so, dass das Mitglied einen Mehrwert hat. Und das war einer der Gründe, warum wir uns für Kurabu entschieden haben.
Was erhofft ihr euch zukünftig von der Nutzung von Kurabu und welche Ziele möchtet ihr damit umsetzen?
Auf jeden Fall erstmal einfachere Abläufe, deutlich intuitivere Nutzung von unserem Mitgliederverwaltungssystem. Also das aktuelle System ist eine Katastrophe . Das ist wirklich gruselig. Da gibt es viel, aber die Funktionen sind so versteckt, da brauchst du wirklich, viel, viel, viel Zeit dich da einzuarbeiten. Ich habs bis heute nicht geschafft. Und da ist es so, wenn es mal einen Personalwechsel gibt, oder jemand mal 3 Wochen in den Urlaub fährt, weil sich sonst niemand so gut mit der Software auskennt. Und das ist eine Sache, die bei Kurabu deutlich besser ist. Da ist Kurabu einen relativ einfach zu verstehende und selbsterklärende Sache. Da sind keine Funktionen so versteckt, dass du dir erst irgendwelche Listen runterladen musst, um sie nutzen zu können. Am Ende geht es aber um die Mitgliederzentrierung: wir können einfacher mit den Mitgliedern kommunizieren, die Mitglieder untereinander in ihren Teams und darüber hinaus.

Ein weiteres Ziel ist, dass wir wegkommen von diesen ganzen Insellösungen. Wir haben ein Tool für dies, ein Tool für das. Und über Kurabu wollen wir möglichst viel in ein System entwickeln. 1 System und nicht 10 für verschiedene Dinge.

Bei der Zusammenarbeit mit uns, wie war die Kommunikation, der Kontakt, die Hilfestellungen?
Bodo durchgängig erreichbar, eigentlich zu oft (lacht). Der soll mal lieber ein bisschen Urlaub machen (grinst). Wenn ich eine Frage hatte, war Bodo 24 Stunden erreichbar. Natürlich gibt es nicht immer sofort eine Lösung für ein Problem. Dann wird aber relativ schnell rangegangen und versucht es zu lösen. Das die Problematik verstanden und angegangen wird.
Und das Onboarding? Habt ihr euch gut abgeholt gefühlt?
Soweit ich für mich sprechen kann, wurde immer gut und nah begleitet. Vieles erklärt die Plattform auch schon selbst.
Würdest du unseren Kunden oder werdenden Kunden noch etwas an die Hand geben?
Grundsätzlich sag ich immer: “Einfach machen!” Allgemein ist es natürlich schwierig, eine Entscheidung für ein Mitgliederportal zu treffen. Deshalb kann ich nachvollziehen, wenn sich einige mit einer Entscheidung schwer tun, weil es eine relativ wegweisende Entscheidung sein kann. Da wäre mein Rat, guckt letztendlich: Wofür steht das Produkt, was ist der Kern davon. Und wenn man nach einem Tool sucht, dass mitgliederzentriert ist, sollte man vielleicht zu Kurabu gehen. Und wenn man sagt: Wir suchen nach dem perfekten Verwaltungstool und die Mitglieder sind da ziemlich wurscht, da kann man sich dann ja überlegen, welcher Weg der sinnvollere ist.

Was beschäftigt deinen Verein?

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