Das Prozedere zur Aufnahme neuer Mitglieder in einen Verein ist sehr unterschiedlich. Oft werden die Aufnahmeanträge sehr formell und bürokratisch gehalten. Es gibt aber auch Satzungen, die bestimmte Voraussetzungen an die Bewerber stellen. So kann ein Verein bestimmen, dass ein neues Mitglied nur dann aufgenommen wird, wenn es eine bestimmte Anzahl von Unterstützern im Verein nachweisen kann. Du hast also viele Freiheiten bei der Gestaltung eines Aufnahmeantrags. Es gibt keine vereinsrechtlichen Vorgaben zur Form des Vertrags, dennoch gibt es ein paar Dinge, die du wissen solltest. Wir sagen dir, was in keinem Mitgliedsantrag fehlen darf und worauf du achten musst, wenn du datenschutzrechtlich alles richtig machen willst. Du willst Zeit sparen? Dann haben wir eine digitale Alternative für dich.
Die Form des Aufnahmeantrags kannst du individuell gestalten. So kann ein sogenannter Klub Großer Menschen beispielsweise eine konkrete Körpergröße benennen. Mitglieder werden dann nur aufgenommen, wenn sie diese Größe erreicht haben. Sportvereine können mit dem Aufnahmeantrag ärztliche Bescheinigungen verlangen. Damit sichern sich die Vereine ab und vermeiden eine gesundheitliche Gefährdung ihrer Mitglieder.
In der Satzung kannst du auch bestimmen, ob jede beliebige Person oder nur natürliche oder juristische Personen deinem Verein beitreten dürfen. Ein Mitgliedsantrag kann auch an bestimmte persönliche Eigenschaften geknüpft werden. So können das Lebensalter einer Person, die berufliche Tätigkeit, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit oder der Wohnsitz relevant für die Aufnahme sein.
Vereine sind zwar meistens offen für alle Personengruppen, allerdings nicht verpflichtet, jeden aufzunehmen. Laut Vereinsrecht gibt es kein Recht zur Aufnahme in einen Verein. Deshalb gibt es für Vereine auch keine Aufnahmepflicht. Selbst wenn ein Beitrittswilliger alle Voraussetzungen der Satzung erfüllt, gibt es keine rechtliche Möglichkeit, die Aufnahme zu erzwingen. Wenn also beispielsweise eine Person mit problematischen politischen Interessen deinem Verein beitreten möchte, kannst du den Mitgliedsantrag ablehnen.
Der Verein muss auch die Ablehnung des Aufnahmeantrags nicht begründen. So kann der Mitgliedsantrag einfach ignoriert werden. Nimmt der Verein allerdings jemanden auf, der die Voraussetzungen der Satzung für die Mitgliedschaft eigentlich nicht erfüllt, gilt die Aufnahme dennoch als wirksam. Denkbar ist auch ein Aufnahmestopp. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die räumliche Kapazität eines Sportvereins erreicht ist.
Der Aufnahmeantrag muss laut BGB nicht schriftlich erfolgen. Wir raten allerdings nicht auf mündliche Vereinbarungen zu vertrauen. Vertragsabschlüsse per Handschlag können immer auch Probleme mit sich bringen. Wenn es später nämlich zu einem Streit über die Mitgliedsbeiträge kommt, kannst du nicht nachweisen, dass eine Mitgliedschaft besteht.
Wenn in der Satzung geregelt ist, welches Organ über die Aufnahme entscheidet, gibt es später kein Chaos. Wir raten dir für diese Entscheidung den Vorstand, also den Vorstandsvorsitzenden, seinen Stellvertreter und den Schatzmeister festzulegen. So können die Vorstandsmitglieder schnell und flexibel bestimmen, wer im jeweiligen Fall zuständig ist. Damit vermeidest du Probleme wegen Urlaub oder Krankheit.
Der Aufnahmeantrag ist eine formelle Notwendigkeit für alle, die beitrittswillig sind. Rechtlich gesehen entsteht im Zuge der Aufnahme ein Vertrag zwischen dem Verein und dem Beitrittswilligen. In vielen Fällen reichen Angaben zu persönlichen Daten für die Mitgliederkartei völlig aus. Dazu kommt ein kurzes Ja als Willenserklärung, das aktuelle Datum und eine Unterschrift. Es ist aber auch nicht ungewöhnlich, wenn du zusätzliche Informationen in deinem Mitgliedsantrag abfragst. Hier ein paar Beispiele:
Wenn du die Kontaktdaten deiner Mitglieder hast, erleichtert das oft die Kommunikation. Vor allem Telefonnummern oder E-Mail-Adressen entlasten die Vereinsarbeit enorm.
In den meisten Vereinen gibt es unterschiedliche Mitgliedsgruppen. So können Aufnahmesuchende zwischen aktiver, passiver oder fördernder Mitgliedschaft wählen. Deshalb kann auch diese Information für einen Mitgliedsantrag relevant sein.
Die Zahlungspflichten der Mitglieder müssen ganz konkret und unmissverständlich in der Satzung geregelt sein. Es gibt keine gesetzlich geregelte Beitragspflicht. Jeder Verein muss diese Entscheidung für seinen individuellen Fall selbst treffen. Grundsätzlich steht es jedem Verein frei, ob er Beiträge verlangt oder nicht. Beiträge können auch gestaffelt werden. Dann sind die Beiträge je nach Alter, wirtschaftlichen Verhältnissen oder Zahl der Familienmitglieder unterschiedlich hoch.
Viele Vereine legen für Schüler, Studenten oder Auszubildende Beitragsermäßigungen oder Beitragsbefreiungen fest. Das Gleiche gilt auch für Arbeitssuchende. Deshalb gehört auch diese Abfrage mit der Bitte um einen entsprechenden Nachweis in Mitgliedsanträge.
Wenn der Aufnahmesuchende minderjährig ist, muss der Aufnahmeantrag von einem gesetzlichen Vertreter unterschrieben werden. Dann haben Minderjährige dieselben Rechte und Pflichten wie Erwachsene. Wenn du das anders regeln möchtest, musst du das in der Satzung festlegen.
Die Datenschutzgrundverordnung gilt natürlich auch für deinen Verein. Wenn du alle relevanten Fragen direkt am Anfang klärst, vermeidest du Ärger und Widersprüche.
Du musst dafür sorgen, dass dir von jedem Mitglied eine Einwilligung zur Datenverarbeitung vorliegt. Ohne diese Einwilligung darfst du keine personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten oder nutzen. Das würde die Vereinsarbeit praktisch unmöglich machen. Deshalb regelst du das am besten direkt am Anfang im Mitgliedsantrag. Achte unbedingt auch darauf, dass der Abschnitt mit der Bitte um Einwilligung zur Datenverarbeitung fett gedruckt ist. Das Gesetz verlangt hier nämlich eine deutliche Hervorhebung.
In den meisten Vereinen müssen irgendwann mal die Daten der Mitglieder an Dritte weitergegeben werden. Meistens sind das Steuerberater, Banken oder das Finanzamt. Wenn du das direkt von Anfang an klärst, sparst du dir viel Arbeit.
Nach Wettkämpfen werden natürlich Fotos, Ergebnislisten und Ehrungen auf der Website des Vereins oder in Zeitungen veröffentlicht. In diesem Zusammenhang werden oft auch die Namen der Mitglieder genannt. Deshalb gilt auch hier: Wenn du das alles im Aufnahmeantrag gründlich abklärst, gibt es später keine Probleme.
Nicht nur beim Aufnahmeantrag gibt es einiges zu beachten. Bei der Vereinsarbeit fallen oft auch viele Verwaltungsaufgaben an. Mit KURABU kannst du die lästigen Aufgaben automatisieren. Das Beste daran: Unseren Aufnahmeantrag kannst du ganz einfach an die Bedürfnisse deines Vereins anpassen. Du musst einfach nur in den Einstellungen der Software auswählen, welche Punkte in deinem Aufnahmeantrag zu sehen sein sollen und schon kannst du neue Mitglieder rechtskonform und digital aufnehmen. Hier kannst du KURABU 30 Tage kostenlos testen.
