Digitalisierung steht für eine Vielzahl von Möglichkeiten und Maßnahmen. Betrachtet man den Begriff Digitalisierung genauer, handelt es sich um eine Veränderung von Prozessen. Objekte, Ereignisse oder auch analoge Medien werden durch die Digitalisierung digital abgebildet. Zusätzlich ist das Internet ein Ort der Vernetzung, indem sich der Verein präsentiert und neue Mitglieder oder sogar Sponsoren gefunden werden können. Daher ist es zwingend notwendig, dass der Verein online präsent ist.
So ändert sich beispielsweise das Verhalten der jungen Zielgruppe. Für junge Menschen ist es selbstverständlich, sich online zu organisieren und zu kommunizieren. Das Internet muss man als Schaufenster verstehen, wird man hier nicht gesehen, hat man gerade bei den jüngeren Zielgruppen keine Relevanz. Dies kann als externer Grund zur Digitalisierung gesehen werden. Intern gibt es im Verein viele Prozesse und Tätigkeiten, die mittels digitaler Möglichkeiten besser und fehlerfreier abgebildet werden können. Sei es durch Messungen bei Wettkämpfen, der Mitgliederverwaltung oder durch die Vernetzung der unterschiedlichen Organisationen und Stakeholder (z.B. Sponsoren, Verbände, potentielle und aktive Mitglieder). Hier liegt bereits ein wesentliches Potenzial versteckt: auf dem Weg der Digitalisierung müssen alle Stakeholder des Vereins mitgenommen und integriert werden. Digitalisierung muss ganzheitlich gedacht werden! Es reicht nicht aus, einzelne Listen in Word oder Excel zu übertragen, sondern es geht darum Prozesse im Verein weitestgehend zu automatisieren. Nur so können auch alle Vorteile der Digitalisierung wirklich von Ihnen genutzt werden. Genau so unterschiedlich und individuell wie jeder Verein ist, genauso unterschiedlich sind auch die Gründe für die Digitalisierung und so anpassungsfähig müssen die unterschiedlichen Maßnahmen, Strategien und Zielen sein.
Die zentrale Frage, die Sie sich stellen müssen, ist:
Was ist wichtig für Ihre Zielgruppe, Ihre Stakeholder und Ihre Mitglieder? Was wollen Ihre Mitglieder und Ihre Zielgruppe? Wo benötigen Sie Entlastung? Welche Prozesse können automatisiert werden?
Es gibt viele digitale Möglichkeiten zur Auswahl, aber letztendlich wird die Entscheidung immer von der Bewertung des Kosten-Nutzen-Aufwands abhängen. Auch wenn Sie gerne alle Prozesse und Möglichkeiten auf einmal umsetzen wollen, wird das nicht möglich sein. Formulieren Sie daher Ziele und entscheiden Sie, welche Projekte möchten Sie als Erstes angehen? Denn man muss nicht das komplette System ändern beziehungsweise digitalisieren. Bewährte Prozesse soll und kann man beibehalten.
Achten Sie darauf, dass die digitalen Tools benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Anwender sie schnell annehmen und produktiv damit arbeiten können. Prüfen Sie, ob das Tool eine einfache Integration mit anderen Systemen ermöglicht, auch für die Systeme, welche Sie bereits verwenden. Es gibt für jede Organisation das passende Tool, so viel ist sicher. Die Herausforderung dabei ist, das richtige Tool für den Verein zu finden. Tools können immer nur das, wofür man sie aktiv nutzt und einsetzt. Das heißt, man muss immer noch selbst arbeiten. Tools sind keine Roboter, die einem alles abnehmen, können aber bei Aufgaben unterstützen. Daher auch zu Beginn immer die Überlegung, wo man am meisten Unterstützung braucht. Dabei können und sollen Sie nicht alles alleine machen. Wenn man möchte, dass die Umstellung erfolgreich wird, braucht man ein Projektteam. Zum einen hat man damit direkt Mitstreiter gewonnen, die einen unterstützen und Lust auf Änderung haben. Zum anderen kann man im Idealfall auf Leute zurückgreifen, die entsprechendes Wissen mitbringen. Gerade in einem Verein kommen viele unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Expertisen zusammen (z.B. durch die unterschiedlichen Berufe). Hier gilt es die Personen für das Projekt zu gewinnen.
Denn entscheidend und von größter Wichtigkeit ist, dass Vereine von Nähe, Interaktion und Miteinander leben. Es geht um ein Zugehörigkeitsgefühl und eine Verbundenheit der Mitglieder ihrem Verein gegenüber. Dabei ist Emotionalität ein extrem wichtiger Faktor, der in dieser Intensität nur dort vorkommt. Doch gerade dieses Gefühl ist digital schwer abzubilden. Es stellt sich die Frage: Wie erreicht man trotzdem Nähe und fördert das Miteinander im digitalen Kontext?
Digitalisierung im Verein kann, wie Sie bereits jetzt festgestellt haben, ganz unterschiedlich aussehen. Sie kann in unterschiedliche Bereiche und Kategorien für eine Digitalisierungsstrategie eingeteilt werden. Diese Bereiche möchte ich Ihnen im Folgenden vorstellen:
Hier ist zunächst die Website bzw. Homepage zu nennen. Sie muss aktuelle Informationen bereitstellen, gut und einfach strukturiert und ebenso ansprechend mittels modernem Design gestaltet sein. Eine moderne Website für den Verein liefert Interessenten einen authentischen und attraktiven Einblick in den Verein und stellt die Angebote des Vereins übersichtlich und einladend dar. Um zu überprüfen, ob Ihnen dies gelungen ist, befragen Sie doch Ihre Mitglieder. Diese können Ihnen ein ehrliches und schnelles Feedback ermöglichen, ob Ihre Website auch genau diese zuvor genannten Aspekte erfüllt. Sogar diese Befragung Ihrer Mitglieder können Sie hervorragend online abbilden. Nutzen Sie dafür Plattformen wie Surveymonkey oder Lamapoll und erstellen Sie eine anonyme Umfrage (Datenschutz-konform). Verteilen Sie diese Umfrage via Mail oder Messenger-Diensten und holen Sie sich schnell und unkompliziert das Feedback Ihrer Mitglieder. Damit kommen wir auch direkt zu einem weiteren Punkt in der Kommunikation, da der zentrale Austausch über ein internes Tool (wie Chat und Terminverwaltung) enorm viel Arbeit in der Organisation abnehmen kann, wenn es richtig eingesetzt wird. Außerdem sollte die Kommunikation sowohl vertikal (Vorstand – Mitglieder) als auch horizontal (Mitglieder untereinander) ermöglicht werden. Es geht um die Vernetzung der Mitglieder. Dabei geht es nicht nur um Organisation, sondern auch um das Miteinander und das Gemeinschaftsgefühl, das Vereine so stark macht, in die digitale Welt zu transportieren. Darüber hinaus bietet Social Media im Verein hervorragende Möglichkeiten, um aktuelle Neuigkeiten aus dem Verein zu präsentieren und potentielle Neu-Mitglieder anzusprechen. Es ermöglicht in Verbindung mit dem Smartphone Echtzeitkommunikation. Ein direkter Dialog ist jederzeit möglich. Ein Beispiel: Social Media Kommunikation wird immer häufiger für den Mitgliederservice herangezogen. Der Verein ist direkter Ansprechpartner und kann bei Fragen schnell weiterhelfen. Über unterschiedliche Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, Tik Tok oder Twitter) können Vereine direkt kontaktiert und angeschrieben werden. Hier sollte der Verein im Idealfall auch entsprechend schnell antworten und Rückmeldungen geben. In der Regel sollte dies nicht länger als 24 Stunden dauern. Wichtig ist es, Regeln für den Umgang mit Social-Media festzulegen. Durch die Möglichkeit, dass Menschen von außen Kommentare und Beiträge verfassen können, ist es als Verein wichtig, dass man weiss, wie man darauf reagiert, gerade bei negativen Kommentaren. Hier helfen festgelegte Regeln und die Orientierung an der eigenen Marke mit den entsprechenden Werten. Denn die Grundlage, wie man nach außen (und im Idealfall auch nach innen) kommuniziert, ist die Marke und die damit verankerten Werte (dazu zählen auch Vision, Mission, etc.).
Diese Art von Kommunikation dreht sich um Empfehlungen und Menschen vertrauen Menschen, das ist insbesondere in einem beziehungsgeprägten Umfeld wie dem Sportverein wichtig. Die Wahl der richtigen Kanäle ist daher entscheidend: Nicht der reine Reichweitengewinn steht im Vordergrund, sondern vielmehr der passende Content für die relevante Zielgruppe. Vereine müssen authentisch bestehende und potentielle Mitglieder individuell ansprechen, Interesse wecken und Raum zur Interaktion bieten. Social Media schafft Berührungspunkte (Touchpoints) mit dem Verein über das wöchentliche Training hinaus. Dies bietet auch die Möglichkeit, junge Mitglieder einzubinden, um die Kanäle zu bespielen und zu pflegen. Das leitet zum nächsten Aspekt, dem Ehrenamt über.
Die Verbindung mit den Social-Media-Kanälen kann als Chance für ein junges Ehrenamt gesehen werden. Jeder Verein sollte eine verantwortliche Person zum offiziellen Social Media Beauftragten ernennen, der die Accounts regelmäßig inhaltlich betreut und pflegt. Dabei reicht es zunächst aus, auf 1-2 Kanälen regelmäßig aktiv zu sein. Diese Tätigkeit kann eine gute Chance darstellen, um junge Menschen für ein Ehrenamt zu begeistern. Sie sind bereits digital affin, versiert im Umgang mit den Kanälen und können sich so einbringen bzw. selbst Verantwortung übernehmen und einen Beitrag leisten. Soziale Medien und digitale Tools sind einfacher zu verstehen, wenn man ohnehin ständig damit konfrontiert ist. Dieser Bereich bietet also eine hervorragende Möglichkeit junge Menschen für das Ehrenamt und damit für eine aktive Aufgabe im Verein zu gewinnen. Darüber hinaus kann die Digitalisierung als Möglichkeit und Chance begriffen werden, ihre Mitglieder, die ein Ehrenamt ausüben möchten, zu entwickeln und fortzubilden. Ehrenamt wird häufig als Laienarbeit ausgeübt und die Personen, die das Ehrenamt ausüben, kennen sich mit der zu behandelnden Thematik nur in Teilen aus. Dies stellt weiterhin einen Grund dar, warum viele Mitglieder kein Ehrenamt ausüben möchten. Aber genau hier kann Ihnen die Digitalisierung helfen, indem Sie Ihre Mitarbeiter aus- und fortbilden. Möglichkeiten hierfür gibt es zahlreiche, denn auf einschlägigen Videoplattformen wie YouTube gibt es zahlreiche, qualitativ hochwertige und fachlich hervorragende Videos zu Themenbereichen, mit denen sie ihre potentiellen Ehrenämter fachlich bilden können.
Hier sollte ein Ziel sein, dass Mitgliedschaften online abgeschlossen werden können (bspw. mit einem Online-Mitgliedsantrag). Damit vereinfachen und erleichtern Sie sich und Ihren potentiellen neuen Mitgliedern nicht nur den Prozess, sondern Sie schaffen Freiraum für Ihre Mitarbeiter im Verein, die durch die Automatisierung dieses Prozesses nicht mehr mit diesem Verwaltungsprozess, bzw. abheften und Papier ordnen, beschäftigt sind und somit andere Aufgaben wahrnehmen können. Zusätzlich zur Vereinsverwaltung der Mitglieder und Mannschaften können sämtliche Strukturen mithilfe von Software übersichtlich und für alle Personen jederzeit zugänglich aufgesetzt werden. Spätestens wenn es in einem Verein mehrere Sparten gibt, sollte die Vereinsverwaltung zentral und strukturiert gestaltet sein. Alle Vereinsdaten sind zentral an einem Ort (und Datenschutz-konform) gespeichert und der Zeitaufwand der Vereinsverwaltung für die Vereinsarbeit reduziert. Vor allem bei Arbeitsschritten, die sich ständig wiederholen, kann man durch den gezielten Einsatz von digitalen Tools viel Zeit sparen. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist ein weiterer wichtiger Punkt, der viele Probleme frühzeitig behebt. Was in vielen Firmen ohnehin Alltag ist, sollte auch in der Verwaltung Ihres Vereins keinen Halt machen. So kann beispielsweise ortsunabhängig an Word oder Excel Dateien gearbeitet werden und alle Personen einer Arbeitsgruppe können auf die Inhalte zugreifen. Darüber hinaus können einzelne Bereiche des Vereins mit sinnvollen Funktionen wie einer Inventarverwaltung oder einem Onlinespeicher in der Verwaltung unterstützt werden. Ähnliches gilt für eine Vereins- oder Vorstandssitzung: Wird hier ein handschriftliches Dokument vergessen, steht man direkt vor einem Problem. Sind die Dokumente bereits online, zum Beispiel via Cloud Lösungen und werden von den Mitgliedern geteilt, kann man direkt Abhilfe schaffen.
Trainings, Events, Wettkämpfe und weitere Veranstaltungen können online geplant und in einem Gruppenkalender für Vereine zugänglich gemacht werden (bspw. über eine Vereinsapp), sodass alle im Verein einfachen Zugang zu den Terminen haben. Das erleichtert es Mitgliedern nicht nur, auf einem Blick zu sehen, wann welches Training stattfindet, sondern verhindert auch Kommunikationsfehler und die einhergehende Frustration, wenn man die Absage eines Termins mal nicht mitbekommen hat. Des Weiteren können Abläufe optimiert werden, wenn Veranstaltungen zum Beispiel erst ab einer gewissen Mindestteilnehmerzahl stattfinden oder nur eine bestimmte Kapazität haben. Ein weiterer zentraler Faktor sind Online-Events. Dabei steht die Aktivierung der Mitglieder im Vordergrund der Handlungen. Dafür gibt es zahlreiche Beispiele, wie Vereinsleben auch online stattfinden kann. Sie können virtuelle Challenges, Online-Trainings oder Interaktionen mit dem Sportgerät ermöglichen: Ein Fußball, der, verbunden durch kurze Videos, von Mitglied zu Mitglied gepasst wird. Weitere Ideen sind eine digitale Vereins- bzw. Weihnachtsfeier oder das Wichteln via E-Mail. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Digitale Möglichkeiten dafür gibt es viele: Webinare, Online-Workshops, Videos oder Livestreams. Um eine Verbindung mit den Teilnehmern aufzubauen, sollte man Videos, Streams oder Webinaren direkt in die Kamera schauen. Außerdem ist es am Ende wichtig, einen Ausblick zu geben: Wo und wann ist die nächste Episode zu finden? Auch ein Call to Action kann am Ende genutzt werden: Was sollen die Leute jetzt machen? Sich für den Vereins-Newsletter eintragen? Dem Verein bei Instagram folgen? Diese Formate bieten dem Verein die Möglichkeit, sich in den Köpfen der Mitglieder zu verankern und die Emotionalität anzusprechen. Inhalte, bei denen die Mitglieder aktiviert und eingebunden werden, sind wichtig für die Erzeugung von Nähe. Es gilt, digitale Aktionen zu veranstalten, bei denen sich Mitglieder gegenseitig animieren und motivieren können und so ein digitales Vereinsgefühl aufleben zu lassen. Es geht immer darum echte Mehrwerte zu schaffen. Darüber hinaus bieten Online-Events auch die Möglichkeit, Nicht-Mitglieder zu erreichen und einzubinden, sie mit dem Verein bekannt zu machen und für die Aktionen des Vereins zu begeistern.
Eine Software muss sich an die gegebenen Strukturen anpassen und diese vereinfachen und unterstützen und nicht umgekehrt. Heruntergebrochen bedeutet das, dass wenn der Verein beispielsweise mit Microsoft Produkten arbeitet, keine Apple Geräte angeschafft werden sollten. Betrachtet man seinen Verein neutral von außen, dann wird man feststellen, wie viele einzelne kleine Prozesse mithilfe von Software oder technischer Hardware optimiert werden können.
Zahlreiche Vorteile und Chancen haben Sie nun bereits kennengelernt. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Kosten. Natürlich kann man mit mehr Budget auch immer mehr erreichen. Und wenn man vorhat, den Verein zukunftsfähig zu machen, kann man damit rechnen, dass das nicht mal eben so nebenbei realisierbar ist. Deshalb ist es sinnvoll, zuerst alle Ausgaben aufzulisten, die unbedingt notwendig sind. In einem zweiten Schritt kann man die Punkte zusammenfassen, die langfristig umgesetzt werden sollen. Wenn man feststellt, dass man mehr Budget braucht, muss man zunächst Sponsoren suchen oder Spenden sammeln. Konkret sind die Kosten schwer pauschal zu beziffern, da sie eng mit den Anforderungen und Zielen, die Sie haben, zusammenhängen. Werden die Zeitersparnisse der eigenen Zeit, die für einzelne Prozesse eingespart werden, eingerechnet, dann scheint ein Tool im Vergleich zu den Aufwendungen kaum mehr teuer. Außerdem kann man sich natürlich auch Hilfe von den eigenen Mitgliedern holen. Im besten Fall findet man dort Experten. So kann man sich beraten lassen oder auch direkt einzelne Aufgaben abgeben.
Abschließend sollte man wissen, dass Änderungen in kleinen Vereinen natürlich schneller umsetzbar sind. Das liegt daran, dass vor allem die Abstimmungs- und Entscheidungswege kürzer sind. Außerdem können 10 Mitarbeiter bzw. Ehrenämter schneller in neue Prozesse eingearbeitet werden als 50 Mitarbeiter bzw. Ehrenämter.
Die Digitalisierung im Verein ist in der heutigen Gesellschaft und mit Blick auf die zukünftigen Mitglieder ein absolutes "must-have" geworden. Von Bedeutung ist, aktivierende Inhalte mit echtem Mehrwert zu schaffen. Die Mitglieder sollten immer mit einbezogen und in die Angebote integriert werden. Nur so entsteht der Faktor Nähe, welcher entscheidend für das soziale Miteinander im Verein ist. Dieser Faktor ist die Abgrenzung vom Vereinsleben und anderen Aktivitäten und kann als Erfolgsfaktor bezeichnet werden. Dabei muss jeder Verein und dessen Mitglieder selbst entscheiden, wie eine Digitalisierung Schritt für Schritt in die Wege geleitet werden kann.
Was sind nun die ersten Schritte?
Wenn Sie vor der Frage stehen, wie Sie anfangen sollen, sollten Sie sich zuerst mit den internen Prozessen des Vereins beschäftigen. In einem zweiten Schritt sucht man dann nach passenden Lösungen und Strategien. Am besten gehen Sie alle analogen oder noch nicht vollständig digitalen Prozesse im Verein Schritt für Schritt durch. Anschließend überlegen Sie, welche Prozesse sich mit digitalen Technologien vereinfachen lassen. Für welche Aufgaben braucht man beispielsweise unverhältnismäßig viel Zeit und Energie? Jeder Verein muss für sich entscheiden, an welchen Stellschrauben er drehen möchte und welche Prozesse nicht mehr manuell erledigt werden sollen. Nach den zuvor erwähnten Schritten haben Sie Ziele und Prioritäten festgelegt, was digitalisiert werden soll. Oft ist es sinnvoll, mit kleinen Prozessen und Projekten zu beginnen und sich dann gesamtheitlich heranzuarbeiten. Berücksichtigen Sie dabei auf jeden Fall die Interessen Ihrer Stakeholder und Mitglieder. Außerdem haben Sie den Fokus auf Ihre Werte und Identität als Verein kennengelernt. Dieser Rolle müssen Sie gerecht werden. Die Werte sollten in all Ihren Entscheidungen und Handlungen Einzug halten. Konzentrieren Sie sich in den ersten Schritten auf Ihre Homepage und Website, welche als Dreh- und Angelpunkt bezeichnet werden kann. In einem nächsten Schritt sollten Sie Ihre Social Media Aktivitäten erfassen, planen und ausbauen. Kommunikation ist entscheidend in der Vereinswelt. Damit haben Sie dann auch die Grundlage für ein modernes Ehrenamt. Abschließend können Sie dann Veranstaltungen und Events im digitalen Raum planen und abhalten. Dabei können unterschiedliche Themen bespielt und Ihre Mitglieder sowie Sponsoren aktiviert werden, damit echte Nähe und Mehrwerte für alle Seiten entstehen. Meistens ist eine Mischung aus digital und analog die beste Lösung.
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