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Schatzmeister im Verein: Aufgaben und Pflichten

June 7, 2022
Vereinswissen
Schatzmeister im Verein: Aufgaben und Pflichten

Ohne Schatzmeister gibt es keinen Verein. Ein Schatzmeister ist eine Art Kassenwart und eine der wichtigsten Personen im Vereinsvorstand. Sein Aufgabenbereich ist sehr anspruchsvoll, deshalb empfehlen wir gewisse kaufmännischen Fähigkeiten für diese Position. Eine Affinität zu Zahlen und buchhalterisches Denken sind ebenfalls eine absolute Voraussetzung. Der Schatzmeister sollte sehr vertrauenswürdig und zuverlässig sein, denn er verwaltet die Finanzen des Vereins. Er wird von der Mitgliederversammlung gewählt und kann so auch wieder abberufen werden. Grundsätzlich sind Vereine nicht verpflichtet, einen Schatzmeister zu ernennen. Bei größeren Vereinen raten wir allerdings immer, eine Person zu bestimmen, die die Verantwortung für die Finanzen übernimmt. Wir geben dir einen Überblick über die Aufgaben und Pflichten eines Schatzmeisters im Verein.

Warum trägt der Schatzmeister im Verein eine große Verantwortung?

Im Vereinsbetrieb kommt dem Schatzmeister eine zentrale Rolle zu. Er verwaltet und überwacht die finanziellen Ein- und Ausgänge. Das ist eine der wichtigsten Aufgaben während des Rechnungsjahres. Der Schatzmeister im Verein ist auch verantwortlich für die Buchhaltung, muss dabei aber nicht unbedingt ausgebildeter Steuerberater sein. Ein gewissenhafter Zugang zu Zahlen und ordentlichem Arbeiten ist aber unabdingbar. Wir meinen auch, dass für eine derart öffentliche Position ein großes Maß an sozialen Fähigkeiten und ein gutes Händchen für Lösungen ein absolutes Muss ist.

Welche konkreten Aufgaben hat ein Schatzmeister im Verein?

Die konkreten Aufgaben sind immer auch abhängig von der Größe des Vereins, lassen sich aber grob zusammenfassen in:

  • Buchführung verantworten
  • Vereinskasse führen
  • Einnahmen und Ausgaben verwalten
  • Über Finanz- und Vermögenslage berichten
  • Steuererklärung erstellen beziehungsweise delegieren
  • Zahlungsverkehr abwickeln beziehungsweise delegieren

Für alle, die es genauer wissen wollen, folgen hier die Details zu den Aufgaben des Schatzmeisters im Verein:

Mitgliederverwaltung

  • Mitglieder neu aufnehmen und abmelden
  • Mitgliederverwaltung überwachen
  • Mitgliedererfassung in den Abteilungen überwachen

Beiträge der Mitglieder

  • Beiträge einnehmen
  • Ausstehende Beiträge kontrollieren, eventuell Mitglieder mahnen
  • Anträge aufBeitragsermäßigung, Stundung oder Erlass bearbeiten

Haushaltswesen

  • Haushaltsplan aufstellen
  • Betriebsmittel und Gerätschaften besorgen
  • Betriebskosten überwachen und abrechnen
  • Vermietete Vereinsgebäude abrechnen
  • Vereinsveranstaltungen erfassen und abrechnen
  • Auslagen erstatten

Spenden

  • Spenden entgegennehmen
  • Spendenbescheinigungen ausstellen

Zuschüsse

  • Fördermöglichkeiten erschließen
  • Zuschussanträge an Kommunen und Organisationen bearbeiten
  • Verbandsstatistik erstellen

Finanzverwaltung

  • Gesamten Zahlungsverkehr abwickeln
  • Buchführung verantworten
  • Grundsätze nach Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachten
  • Jahresabschluss aufstellen
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
  • Inventarliste führen
  • Kassenbericht erstellen
  • Vorstand über finanzielle Situation des Vereins ständig informieren

Vermögensverwaltung

  • Finanzunterlagen aufbewahren und verwalten
  • Vereinseigene Liegenschaften verwalten

Steuerverwaltung

  • Alle Steuerangelegenheiten des Vereins vorbereiten
  • Steuererklärungen erstellen
  • Steuern abführen

Terminüberwachung

  • Abrechnung der Betriebskosten überwachen
  • Von der Mitgliederversammlung beschlossene Ausgaben überwachen
  • Abrechnungen von Organisationen und Behörden überwachen und prüfen
  • Zahlungen von Gehältern und Pauschalen für Ehrenämter überwachen

Meldung und Zahlung

  • Beiträge an Berufsgenossenschaften melden und zahlen
  • Arbeitgeberanteile abführen

Vorstandstätigkeit

  • Bei Vertragsverhandlungen mitwirken
  • Vertragliche Vereinbarungen überwachen

Rechenschaftspflicht

  • Rechenschaft gegenüber dem Vorstand ablegen
  • Rechenschaft gegenüber der Mitgliederverwaltung ablegen
  • Rechenschaft gegenüber dem Finanzamt ablegen

Welche persönlichen Voraussetzungen sollte ein Schatzmeister mitbringen?

Ein Schatzmeister ist verantwortlich für die Verwaltung der Finanzen und deshalb ein wichtiger Funktionsträger im Verein. Große Vereine arbeiten deshalb mit Steuerberatern zusammen. Herkömmliche Ortsvereine legen vor allem Wert darauf, dass der Posten mit einer Person besetzt wird die gewissenhaft, zuverlässig und sorgfältig ist.

Vertrauenswürdigkeit

Ein Schatzmeister im Verein verwaltet teilweise hohe Geldsummen und kümmert sich auch um die Beiträge der Mitglieder. Für diese Aufgaben sollte er vor allem loyal, integer und rechtschaffen sein.

Gewissenhaftigkeit

Buchhaltung und Kontoführungmüssen absolut akribisch erledigt werden. Im Umgang mit Finanzen muss sich einVerein darauf verlassen können, dass exakt und genau gearbeitet wird. Deshalbsetzen Vereine verständlicherweise auch auf sorgfältige, pflichtbewusste undzuverlässige Schatzmeister.

Analytisches Denken

Ein Schatzmeister im Verein muss unbedingt dazu in der Lage sein, komplexe Sachverhalte zügig zu erfassen. Er hat auch die Aufgabe, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden. Denn Vereinsfinanzen müssen interpretiert werden. Nur so kann der Schatzmeister gute Entscheidungen über künftige Investitionen treffen.

Kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse

Wir raten kleinen Vereinen, bei der Berufung darauf zu achten, dass der Schatzmeister eine gewisse Erfahrung mitbringt. Für die Aufgaben in größeren Vereinen kann auch eine Ausbildung zum Steuerberater als Hintergrund sinnvoll sein.

Grundkenntnisse im Steuerrecht

Unabhängig von der Größe des Vereins, sollte der Schatzmeister unbedingt immer eine große Portion an Grundwissen zum Thema Steuerrecht und Vereinsrecht mitbringen.

Übrigens:

Schatzmeister werden nicht eingestellt, um ständig kontrolliert zu werden. Der Vorstand kann aber alle drei bis sechs Monate die Kassenlage als Tagesordnungspunkt für die Vorstandssitzung festlegen. Dann berichtet der Schatzmeister regelmäßig über Geldeingänge und Geldausgänge. So benennt er die wichtigsten Posten und der Vorstand hat einen Einblick in den Kontostand. Der Aufwand dafür ist gering und die Mitglieder des Vorstands können sich davon überzeugen, dass alle Aufgaben seriös erledigt werden.

Welche Pflichten hat ein Schatzmeister im Verein bei seinem Rücktritt?

Wenn der Schatzmeister sich entscheidet zurückzutreten, muss er eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung abgeben. Diese Erklärung muss an den Vorstand oder an ein anderes vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied gerichtet sein. Der Rücktritt ist mit der Abgabe der Willenserklärung wirksam. Der Schatzmeister im Verein braucht keine Zustimmung des Vorstands für seinen Rücktritt.

Ein Schatzmeister ist übrigens auch nicht verpflichtet, sein Amt bis zur nächsten Wahl fortzuführen oder seinen Aufgaben nachzukommen. Das ist ein Gerücht. Nur wenn der Verein durch den Rücktritt handlungsunfähig wird, besteht diese Pflicht. Das wird in den meisten Fällen allerdings nicht passieren. Die einzige Pflicht, die ein Schatzmeister bei seinem Rücktritt erfüllen muss, ist die ordentliche Übergabe. Das heißt, er muss alle Unterlagen abgeben und eine Kassenprüfung abwickeln. Sollte er diese Aufgaben nicht erledigen, muss er dafür haften, wenn dem Verein ein Schaden entsteht.

Das gleiche Prozedere gilt für das Ende der Amtszeit bei einem Wechsel des Schatzmeisters im Verein. Der ausscheidende Schatzmeister sollte in diesem Zusammenhang dafür sorgen, dass er entlastet wird. Er hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Entlastung. Nur wenn die Entlastung in der Satzung festgehalten ist, kann er darauf bestehen. Hier solltest du immer auch bedenken, dass sich die Entlastung nur auf die Fälle bezieht, die der Mitgliederversammlung auch tatsächlich bekannt waren.

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