Spendenbescheinigung im Verein: Form und Muster

Spendenbescheinigung im Verein: Form und Muster

Wie du weißt, sind gemeinnützige Spenden wichtig für die Vereinsarbeit. Ohne Spenden würde eine wichtige Einnahmequelle wegfallen. Privatpersonen, die Vereine unterstützen, können diese Spende von der Steuer absetzen. Dafür brauchen sie allerdings eine korrekt ausgefüllte Spendenbescheinigung. Diese Quittung stellen meistens Schatzmeister aus. Dabei ist das zwar eine nervige Formalität, aber gleichzeitig auch ein wichtiges Argument für die Spender. Bei falsch ausgefüllten Spendenbescheinigungen haftet der Verein für den Schaden und muss mit eventuellen Geldstrafen rechnen. In Einzelfällen kann es auch passieren, dass der Verein dadurch seine Gemeinnützigkeit verliert. Deshalb ist es wichtig, dass du dich umfassend informierst. Wir nennen dir die wichtigsten Grundlagen und erklären dir, worauf du achten musst oder welche Stolperfallen es bei den Mustervorlagen gibt. 

‍Wann darf ein Verein Spendenquittungen ausstellen?

Spendenbescheinigungen dürfen nur von gemeinnützigen Vereinen ausgestellt werden. Diese Vereine haben nämlich einen sogenannten Freistellungsbescheid. Das ist einer der vielen Vorteile, die die Gemeinnützigkeit mit sich bringt. Belege können übrigens nicht nur für Geldspenden ausgestellt werden. Sogar Sachspenden können entsprechend quittiert werden. Das gilt auch für alle anderen Zuwendungen. Du darfst die Spenden allerdings nicht mit einem Sponsoring verwechseln. 

Spenden, die von der Steuer abgesetzt werden, dürfen nicht mit einer Gegenleistung zusammenhängen. Deshalb ist die Rede von einer uneigennützigen Zuwendung. Das heißt auch, dass du beispielsweise nicht das Logo von Spendern auf deiner Website präsentieren darfst. Das Gleiche gilt für die öffentliche Nennung der Namen bei Veranstaltungen. Das wäre in beiden Fällen eine Sponsoring-Kampagne und dafür gibt es keine Spendenbescheinigung. 

‍Was musst du beim Ausstellen der Spendenbescheinigung beachten?

Spenden werden vom Finanzamt nur dann anerkannt, wenn die Quittungen korrekt ausgefüllt sind. Um die gröbsten Fehler zu vermeiden, gibt es Mustervorlagen, die zwingend dafür verwendet werden müssen. Dabei unterscheiden sich die Vorlagen je nach Spendenart und Spender. Die Dokumente werden von den Finanzministerien der Bundesländer zur Verfügung gestellt. Musterform 1 nimmst du für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden, Musterform 2 für Sach- und Güterspenden. Die offiziellen Vorlagen findest du bei der Bundesfinanzverwaltung online.

Infos zur Geldspende

Wenn ein gemeinnütziger Verein freiwillig und unentgeltlich eine Überweisung oder Bargeld bekommt, ist das eine sogenannte Geldspende. Auf der Spendenbescheinigung des Vereins müssen Name, Vorname und Adresse des Spenders angegeben sein. Der Betrag muss natürlich auch korrekt eingetragen werden. Wenn die Spende über ein Unternehmen läuft, muss auf der Bescheinigung entsprechend auch der Firmenname stehen.

Infos zur Sachspende

Wenn dein Verein Gebrauchsgegenstände wie beispielsweise Sportgeräte bekommt, sprechen wir von einer Sachspende. In der Quittung müssen dann der Verkehrswert und die Umsatzsteuer der Sachspende genannt werden. Du musst auch Angaben zur Wertermittlung machen. Bei neuwertigen Sachspenden kannst du das ganz einfach mit dem Kaufbeleg nachweisen. Bei gebrauchten Spenden musst du den Wert schätzen. Dabei solltest du nicht nur den gegenwärtigen Verkaufswert, sondern auch das Alter des Gegenstandes, den ursprünglichen Kaufpreis und die Abnutzung berücksichtigen. Das klingt ganz schön anspruchsvoll. Du kannst dich aber an den amtlichen Abschreibungstabellen, den AfA-Tabellen orientieren. 

Infos zur Aufwandsspende

Die Aufwandsspende ist eine abgekürzte Geldspende. Das heißt, der Rechnungssteller, der für seine Arbeit eine Aufwandspauschale bekommt, verzichtet auf diesen Betrag und spendet ihn an seinen Verein. Um diesen Prozess nicht unnötig kompliziert zu gestalten, verzichten Spender und Verein auf die tatsächlichen Überweisungen. 

Die Aufwandsspende ist eine Sonderform der Geldspende. Deshalb kannst du als Schatzmeister auch für Aufwandsspenden eine Zuwendungsbescheinigung ausstellen. Allerdings nur, wenn aus dem Beleg hervorgeht, dass es um die Erstattung von Ansprüchen geht. Abgesehen davon müssen zusätzlich folgende Kriterien zutreffen: 

• Der Rechtsanspruch auf die Zahlung der Aufwendung muss nachweisbar sein. Dafür reicht ein Vertrag oder auch ein Vermerk in der Satzung.
• Der Verzicht auf die Vergütung darf nicht vorher vereinbart worden sein.
• Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Vergütung theoretisch auch tatsächlich zu bezahlen.
• Der Spender muss seinen Verzicht freiwillig und innerhalb von drei Monaten schriftlich erklären.

‍Was du sonst noch zum Ausfüllen der Spendenquittungen wissen solltest

Verlass dich nicht darauf, dass du schon alles richtig machst, wenn du nur das Muster benutzt. Du musst unbedingt auf alle Details achten. Denn wenn du Fehler machst, entgehen dem Finanzamt eventuell Steuern. Und dafür wird dein Verein haftbar gemacht. Konkret heißt das, dass der Verein pauschal 30 % des Spendenbetrages bezahlen muss. Du kannst dir vorstellen, dass da teilweise ziemlich hohe Beträge entstehen können. Wenn du Pech hast, werden zusätzlich Schadensersatzforderungen fällig. Im schlimmsten Fall kann der Verein sogar seine Gemeinnützigkeit verlieren. 

Wenn die Spender ihre Überweisung mit einem bestimmten Verwendungszweck verbinden, musst du diesen Wunsch unbedingt beachten. Solltest du das nicht tun, muss der Vereinsvorstand persönlich dafür haften. Das ist eine sogenannte Veranlasserhaftung. Der Vorstand haftet auch, wenn der gewünschte Verwendungszweck nicht dem Vereinszweck entspricht, der in der Satzung steht. Wir können dich aber beruhigen. Das sind absolute Ausnahmefälle. Wir möchten dir mit den Infos keine Angst machen, wir möchten nur dein Bewusstsein schärfen.

Checkliste zum Ausfüllen der Quittungen

Vereine können übrigens nicht nur für absichtliche Fehler haftbar gemacht werden, sondern auch für Flüchtigkeitsfehler. Deshalb fassen wir hier die gröbsten Stolperfallen zusammen:

• Die Spendenbescheinigung darf nicht länger sein als eine DIN-A-4-Seite.
• Du darfst die Wortwahl und die Reihenfolge des amtlichen Musters nicht verändern.
• Einzelne Angaben dürfen weder gekürzt noch ergänzt werden. 
• Du darfst allerdings einzelne Textabschnitte hervorheben, also unterstreichen oder fett drucken.
• Auf der Spendenbescheinigung stehen Vor- und Nachname oder Firmenname des Spenders. 
• Auch die Adresse des Spenders muss unbedingt angegeben werden.
• Das Datum der Spende und der Betrag oder der Wert müssen ebenfalls zwingend eingetragen werden.
• Dabei muss der Betrag in Ziffern und in Worten genannt werden. 
• Datum und Aktenzeichen des entsprechenden Freistellungsbescheides gehören natürlich auch auf die Quittung.
• Auf der Vorderseite dürfen keine werblichen Hinweise oder sonstige Nachrichten an den Spender stehen. 
• Die Bestätigung wird vom Schatzmeister ausgestellt und muss von einer Person unterschrieben werden, die den Verein nach außen vertritt. Also vom Vorstand, einem Vertreter oder vom Schatzmeister.
• Bei der Rückseite hast du alle Freiheiten. Du darfst dich beispielsweise beim Spender bedanken oder auf anstehende Veranstaltungen hinweisen.  
• Das Vereinslogo darf ebenfalls auf der Spendenbescheinigung zu sehen sein. 

‍Aufbewahrungspflicht von Spendenbescheinigungen im Verein

Du bist dazu verpflichtet, eine Kopie der Quittung aufzubewahren. Denn alle steuerrelevanten Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte müssen im Verein 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch alle weiteren Unterlagen, die zum Verständnis der Dokumente relevant sind. Wenn du die Bescheinigung digital ausstellst, verkürzt sich die Aufbewahrungspflicht auf sieben Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am 1.1. des Folgejahres, für deine Unterlagen aus 2021 also am 1.1.2022. Entsorgen kannst du die Unterlagen dann zum 1.1.2033 beziehungsweise zum 1.1.2030. 

Bei Sachspenden musst du auch die Belege oder Dokumente aufbewahren, die du für die Ermittlung des Wertes verwendet hast. Wenn dich das Finanzamt auffordert, die Unterlagen vorzulegen, musst du dieser Bitte nachkommen. 

Wir von KURABU waren selbst lange Mitglieder in Vereinen. Deshalb möchten wir, dass du deine Spenden so einfach wie möglich quittieren kannst und keinen unnötigen Verwaltungsaufwand hast. KURABU ist eine vernetzte Softwarelösung für Vereine. Hier kannst du KURABU kostenfrei nutzen. Warum wir dir das erzählen? Weil du mit der Vereinssoftware automatisch Spendenbescheinigungen erstellen kannst. Alle wichtigen Infos zu der Funktion findest du hier. Melde dich, wenn du weitere Fragen hast.