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Vereinsbuchführung: Tipps zur Buchhaltung für Vereine

June 17, 2022
Vereinswissen
Vereinsbuchführung: Tipps zur Buchhaltung für Vereine

Vereinsbuchführung: Tipps zur Buchhaltung für Vereine

Wenn du einen Verein gründest, gilt der Verein als juristische Person und du bist zur Buchhaltung verpflichtet. Leider! Denn das bedeutet viel Arbeit und wir können dir diese Pflicht nicht schön reden. Die Mitglieder eines Vereins haben nun mal ein Recht darauf zu erfahren, wie es um die Finanzen steht. Und der Staat hat natürlich auch ein berechtigtes Interesse daran, über die Ein- und Ausgaben informiert zu werden. Aber keine Sorge: Wir verraten dir ein paar Tipps, die du kennen musst, damit du keine Fehler machst. Einfach, knapp und übersichtlich. Hier erfährst du alles, was du über die Vereinsbuchführung wissen musst, auf was du dabei achten solltest und welche besonderen Anforderungen für gemeinnützige Vereine gelten. 

Pflichten des Vorstands im Rahmen der Buchhaltung

Prinzipiell kümmert sich der Vorstand um die Vereinsbuchführung. Er hat die Aufgabe, die Zahlungseingänge und die Zahlungsausgänge zu überwachen. Der Schatzmeister kann ihn dabei unterstützen. Die Verantwortung liegt allerdings beim Vorstand. Dieser muss sich vor allem vor der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt erklären. 

Auskunftspflicht des Vorstands gegenüber der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung hat das Recht vom Vorstand Informationen über die finanzielle Lage des Vereins zu verlangen. Das heißt, der Vorstand muss alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos nachweisen. Das passiert meistens in Form der Einnahmenüberschussrechnung. 

In diesem Zusammenhang müssen auch alle Vermögensgegenstände des Vereins belegt werden. Unser Tipp: Das machst du am besten in Form eines Bestandsverzeichnisses, in dem du dann die komplette Ausstattung deines Vereins festhältst. Also Sportgeräte, Instrumente, aber auch Getränkevorräte oder Büroausstattung. 

Als Vorstand solltest du auch wissen, dass du alle Belege zu den Einnahmen und Ausgaben aufbewahren musst. Denn die Mitgliederversammlung kann dich um den Nachweis der Belege bitten und diese prüfen. Das passiert in der Regel einmal im Jahr und ist in der Satzung näher bestimmt. Dabei bist du übrigens nicht jedem einzelnen Mitglied gegenüber verpflichtet, Auskunft zu geben. Dieses Recht hat tatsächlich nur die Mitgliederversammlung. 

Rechenschaftspflicht des Vorstands gegenüber dem Finanzamt 

Egal ob du vorhast, mit deinem Verein Gewinne zu erzielen oder nicht. Du bist in jedem Fall verpflichtet, dem Finanzamt Rechenschaft abzulegen. Ein eingetragener Verein ist eine juristische Person und nimmt am wirtschaftlichen Verkehr teil. Deshalb musst du dich um eine saubere Buchhaltung kümmern. Nur so kann das Finanzamt prüfen, ob der Verein steuerpflichtig ist. 

In den meisten Fällen reicht es übrigens dem Finanzamt eine Einnahmenüberschussrechnung vorzulegen. Also eine einfache Auflistung der Einnahmen und Ausgaben, sodass der Geldfluss in beide Richtungen nachvollziehbar ist. Dabei sind Mitgliedsbeiträge und Spenden keine steuerpflichtigen Einnahmen. 

An eine doppelte Vereinsbuchführung musst du erst denken, wenn der Gewinn deines Vereins einen gewissen Betrag übersteigt. Nur Vereine mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Jahr oder einem Jahresumsatz, der 600.000 Euro übersteigt, werden vom Finanzamt zur Bilanzierung aufgefordert. 

Wir empfehlen, die Einnahmenüberschussrechnung mit einer Buchhaltungssoftware zu erstellen. Du kannst auch mit Excel arbeiten. Das ist zwar keine Software, die speziell für die Buchhaltung entwickelt wurde, aber für die einfache Vereinsbuchhaltung ist dieses Tabellenkalkulationsprogramm ebenfalls praktikabel. Du solltest nur vorher klären, ob du nicht zur elektronischen Buchführung verpflichtet bist.

Komprimierte Tipps für die Vereinsbuchführung

1. Tipp

Belege dürfen nur mit folgenden Angaben verbucht werden:

  • Ausstellungsdatum
  • Vorgangsbeschreibung
  • Wertangaben (möglichst in Euro)
  • Sollbuchung und Habenbuchung
  • Laufende Belegnummer
  • Unterschrift des Belegausstellers
  • Prüfungsbestätigung mit Namen und Datum
  • Buchungsdatum
  • Buchungsbestätigung des Buchhalters

2. Tipp

Alle Verbuchungen müssen in einem sogenannten Hauptbuch notiert werden. So hast du auch immer einen guten Überblick über deine Belege.

3. Tipp

Du musst alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich in der Vereinsbuchführung festhalten.

4. Tipp

Einmal im Jahr musst du eine Bestandsaufnahme, also eine Inventur machen. Das ist ebenfalls Teil einer ordentlichen Vereinsbuchführung.

5. Tipp

Halte dich immer an die Grundsätze zur ordentlichen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. 

Aufzeichnungen zu Geschäftsvorgängen der Buchhaltung müssen

  • vollständig,
  • nachvollziehbar,
  • richtig,
  • zeitnah,
  • unverfälscht
  • und geordnet

erfolgen und aufbewahrt werden.

6. Tipp

Es gibt eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht der Vereinsbuchführung für folgende Unterlagen:

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen (Dauer: zehn Jahre)
  • Abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe in Form von Kopien oder Durchschlägen (Dauer: sechs Jahre)
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (Dauer: sechs Jahre)
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind (Dauer: sechs Jahre)

7. Tipp

Die Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen der Buchhaltung ist zeitlich befristet und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem du

  • die letzte Eintragung in das Buch gemacht hast.
  • die Eröffnungsbilanz, den Jahresabschluss oder den Lagebericht aufgestellt hast.
  • einen Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versandt hast.
  • einen Buchungsbeleg erstellt hast.
  • sonstige Unterlagen erstellt, empfangen oder versandt hast.

Besonderheit gemeinnütziger Vereine

Wenn du einen gemeinnützigen Verein gründest, bekommst du staatliche Steuererleichterungen. Dabei musst du beachten, dass der Verein nicht kommerziell tätig ist und die Gewinnerzielung nicht im Vordergrund steht. Erst dann bekommt der Verein den Status der Gemeinnützigkeit und wird von diesen Steuerarten befreit: 

  • Körperschaftsteuer
  • Gewerbesteuer 
  • Umsatzsteuer 

Gemeinnützige Vereine dürfen außerdem Spendenbescheinigungen ausstellen. Das heißt, die Beträge können von den Spendern steuerlich abgesetzt werden. Dazu kommt, dass Zuschüsse und öffentliche Mittel oft nur an Vereine vergeben werden, die als gemeinnützig gelten. Im ersten Moment wirkt es so, als hätte die Gemeinnützigkeit nur positive Seiten. Für die Vereinskasse mag das wohl stimmen, allerdings ergeben sich daraus auch zusätzliche Anforderungen an die Vereinsbuchführung.  

Buchhaltung gemeinnütziger Vereine

Gemeinnützige Vereine müssen neben den regulären Unterlagen der Vereinsbuchführung zusätzliche Belege vorlegen. Können sie das nicht leisten, gefährden sie ihre Gemeinnützigkeit. So muss der Verein beispielsweise die Einnahmenüberschussrechnung in verschiedene steuerliche Bereiche aufteilen. Namentlich sind das der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb und der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb. Für die Buchhaltung entsteht dadurch ein Mehraufwand und für den Vorstand bedeutet das eine Einschränkung seiner Entscheidungsfreiheit. 

Das ist aber noch lange nicht alles. Gemeinnützige Vereine müssen auch belegen können, dass alle Mittel zweckgebunden verwendet werden. Das heißt, sie müssen beispielsweise nachweisen, dass sie Spenden auch tatsächlich nur für das dafür vorgesehene Projekt verwendet haben. Du kannst dir sicher vorstellen, wie aufwendig das ist. Dazu kommt noch, dass die Vereine nachweisen müssen, dass sie die Mittel zeitnah eingesetzt haben. Zeitnah bedeutet in diesem Fall spätestens zwei Jahre nach Erhalt. 

Ein kleiner Lichtblick am Ende: KURABU unterstützt dich bei der Vereinsbuchführung. Wir beziehungsweise unsere Vereinssoftware vereinfachen deine Buchhaltung. KURABU erstellt beispielsweise automatisch sämtliche Rechnungen zu Beginn des Abrechnungszeitraums. Die Rechnungen kannst du dann per E-Mail versenden lassen oder manuell an deine Mitglieder weiterleiten. Hier kannst du KURABU 30 Tage kostenfrei testen und deine Buchhaltung auf ein neues Niveau bringen. Auf Anfrage schicken wir dir auch eine Excelvorlage für deine Vereinsbuchführung. 

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