Bei einer Kassenprüfung kannst du damit rechnen, dass vor allem das Kassenbuch deines Vereins genau unter die Lupe genommen wird. Denn bei der Kassenbuchführung sind sehr einfach Manipulationen möglich. Deshalb musst du unbedingt dafür sorgen, dass dein Kassenbuch präzise geführt ist. Das heißt, dein Schatzmeister muss unbedingt auch alle gesetzlichen Vorgaben im Blick haben. Denn wenn die Prüfer Manipulationen oder auch einfach nur Ungereimtheiten im Kassenbuch finden, dürfen sie die Besteuerungsgrundlage der Bareinnahmen schätzen. Du kannst dir sicher vorstellen, dass die Einschätzungen dann sehr hoch ausfallen und nicht nur für kleine Vereine das Ende bedeuten können. Aber keine Sorge, wir geben hier einen umfassenden Einblick in den Aufbau des Kassenbuchs und erklären die Basics. So kann eigentlich fast nichts mehr schief gehen.
Im Kassenbuch werden alle Einnahmen und Ausgaben dokumentiert. Dabei musst du vor allem auf folgende Angaben achten:
Wenn das Finanzamt Missstände bei deiner Kassenbuchführung feststellt, musst du mit einem Strafverfahren rechnen. Einträge im Kassenbuch müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Das heißt, dass die Angaben materiell und formell korrekt sein müssen. Deshalb musst du unbedingt diese Grundsätze beachten:
Je genauer du dein Kassenbuch führst, desto einfacher hast du es beim Kassenbericht.
Vereine arbeiten oft mit Bareinnahmen. Egal ob Würstchenverkauf oder Spende, für diese Einnahmen brauchst du eine Kasse. Das heißt nicht, dass du eine elektronische Registrierkasse führen musst. Dazu bist du zum Glück nicht verpflichtet. Es reicht also tatsächlich die berühmte Schublade am Schreibtisch deines Vereinsheims. Eine Geldtasche für die Scheine und eine für das Hartgeld. Wichtig ist dabei allerdings, dass die Schublade immer abgeschlossen ist und dass nur eine Person Zugang zum Schlüssel hat.
Sollte dein Verein aber eine Registrierkasse haben, musst du die geltenden Bestimmungen für diese Kasse berücksichtigen. Die Bestimmungen solltest du auf jeden Fall nicht unterschätzen. Es gibt beispielsweise eine sogenannte Bonpflicht. Das bedeutet, der Verein muss für jede Einnahme einen Beleg ausdrucken und dies wiederum heißt, die Bestimmungen sind nicht nur eine lästige Pflicht, sondern auch praktisch für das Kassenbuch führen.
Wenn die Kasse im Einsatz ist, sollte sie immer von zwei Personen besetzt werden. Dabei geht es nicht um Misstrauen, es geht einfach nur um die Sicherheit der beiden Leute selbst. Die Kasse darf nämlich keine Sekunde lang unbesetzt sein. Wenn zwei Personen für die Kasse zuständig sind, können vor allem Pausen unkompliziert geplant werden.
Oft werden Gagen von Künstlern oder die Lieferungen von Brötchen und Getränken aus der Kasse in bar bezahlt. In diesen Fällen musst du ganz klar und eindeutig mit den Kassenbetreuern besprechen, welche Rechnungen sie ohne Rücksprache bezahlen dürfen. Auch für die Höhe solltest du eine Grenze festlegen. Wenn du die Verantwortung trägst und das Kassenbuch führst, musst du auch den absoluten Überblick haben.
Es gibt aber noch mehr Vorschriften: Wenn an der Kasse beispielsweise mit Karte bezahlt werden kann, muss die Zahlung getrennt von den Bareinnahmen in einem anderen Kassenbuch geführt werden. Außerdem sollen die Buchungen im Kassenbuch tagesaktuell zur Buchung eingetragen werden. Ausnahmen sind nur möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern. Natürlich musst du bei einem Vereinsfest nicht jedes einzelne Würstchen verbuchen. In diesem Fall kannst du die Einnahmen zusammenfassen. Du kannst dir merken, dass du immer beim „Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung“ die Einnahmen zusammenfassen darfst.
Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben mit einem Beleg gebucht werden müssen. Also auch Bareinnahmen. Deshalb ist die Bonpflicht gar nicht so unpraktisch wie vermutet. Für alle anderen Buchungen musst du nämlich einen Eigenbeleg schreiben. Auf dem Beleg müssen folgende Informationen stehen:
Bitte denke unbedingt daran, dass das Kassenbuch und die Eigenbelege Teil deiner Kassenbuchführung sind und dementsprechend auch nach den gleichen Grundsätzen geführt werden müssen. Das heißt, dass du keine Eintragungen unleserlich machen darfst. Wenn es sein muss, kannst du einen fehlerhaften Eintrag durchstreichen. Dabei muss der Eintrag selbst aber lesbar bleiben.
Allerdings darfst du Eigenbelege generell nur dann schreiben, wenn es wirklich unvermeidbar ist. Dem Finanzamt zufolge sind Eigenbelege nur ein Ersatz für verloren gegangene Originalbelege. Deshalb vermutet das Finanzamt hier auch ein hohes Potenzial für Manipulationen. Aus diesem Grund solltest du den Eigenbeleg so zeitnah wie möglich ausstellen. So kannst du dich zuverlässiger an die Daten erinnern. Zusätzlich zu dem Beleg musst du eine Notiz schreiben und begründen, warum du in diesem Fall einen Eigenbeleg geschrieben hast. Die Notiz musst du dann zusammen mit dem Beleg aufbewahren.
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