Wenn du Sponsoren für deinen Verein gewinnen möchtest, brauchst du einen konkreten Plan. Der Sponsor muss wissen, warum er ausgerechnet deinen Verein unterstützen sollte. Was hat dein Verein, was andere nicht haben? Diese Frage musst du in einer ausführlichen Sponsoren-Mappe beantworten. Das ist sozusagen deine Bewerbung für die Förderung. Mit der Mappe musst du vor allem zeigen, dass du weißt, was du tust. Für eine professionelle Sponsoring-Anfrage brauchst du folgende Unterlagen: Anschreiben, Datenblatt, inhaltliches Konzept, Finanzierungskonzept und bei Bedarf ergänzende Informationen wie Broschüren oder Studien. Für den Anfang reicht es, wenn du den potenziellen Sponsoren das Anschreiben und das Datenblatt schickst. Alles andere solltest du aber auch schon fertig haben. Wichtig ist dabei, dass die Sponsoren-Mappe individuell und persönlich ist. Verlass dich also nicht auf ein allgemeines Muster. Copy und Paste funktioniert hier nicht. Aber keine Sorge: Wir erklären in diesem Artikel alles, was du wissen musst, damit du dir dein eigenes Muster erstellen kannst.
Damit du weißt, was auf dich zukommt und entsprechend planen kannst, fassen wir hier die wichtigsten Punkte einer typischen Anfrage zusammen. So bekommst du erst ein Gefühl für den Prozess und kannst am Ende noch prüfen, ob du auch wirklich an alles gedacht hast und dein individuelles Muster vollständig ist.
In die Mappe gehören alle Informationen, die deiner Meinung nach wichtig sind, um die Sponsoren zu überzeugen. Eine sogenannte Sponsoren-Mappe ist nämlich nichts anderes als ein Dossier, das du für deine Sponsoring-Anfrage schreibst. Damit du weißt, auf was du bei deinem persönlichen Muster achten musst, fassen wir hier die Inhalte zusammen.
Hier beschreibst du kurz dein Anliegen und stellst deinen Verein vor. Dabei musst du unbedingt einen eindeutigen Bezug zwischen deiner konkreten Idee und dem Ansprechpartner herstellen. So vermeidest du automatisch auch, dass das Anschreiben anonym ausfällt. Auf standardisierte Sponsoring-Anfragen wirst du ganz bestimmt keine Antworten bekommen.
Das ist die Zusammenfassung aller wichtigen Informationen zu deiner Anfrage. Es ist wichtig, dass alle Details übersichtlich und mit einem Blick erfassbar sind. So können deine Ansprechpartner die Sponsoring-Anfrage objektiv bewerten.
In diesem Teil der Sponsoren-Mappe geht es endlich um Details. Hier erzählst du alles zu deinem Projekt. Dafür gibt es kein konkretes Muster. Jedes Projekt ist individuell. Die Sponsoren wollen sehen, dass du alles durchdacht hast. Deshalb müssen die Informationen zu deinem Projekt stichhaltig, vertrauenswürdig und belastbar sein. Im weiteren Verlauf des Artikels gehen wir noch mal detaillierter auf die konkreten Inhalte eines Konzeptes ein. Denn auch in diesem Fall gibt es ein paar Punkte, an die du dich halten kannst.
Hier musst du zeigen, wofür du die Finanzierung brauchst. Welche Mittel bekommst du von wem und wofür möchtest du sie ausgeben? Warum ausgerechnet dieser Sponsor, welche Bedeutung hat er für das Projekt?
Ergänzende Informationen runden deine Unterlagen ab und geben dir die nötige Seriosität. Wenn du hier aussagekräftige Broschüren oder Studien vorlegen kannst, hat dein Projekt mehr Überzeugungskraft.
Das Konzept ist das Herzstück deiner Sponsoren-Mappe. In diesem Teil zeigst du, was du mit deinem Verein zu bieten hast. Du erklärst, welche Art von Unterstützung du brauchst und wie du die Gelder verwenden wirst. Hier geht es aber auch darum, die Gegenleistungen zu benennen. Denn ein Sponsoring ist ein Geschäft. Du hast einen Vertragspartner und der möchte natürlich auch von diesem Geschäft profitieren.
Wenn du schon Erfahrung mit Sponsoren hast, solltest du dir zuerst klarmachen, was bei der Zusammenarbeit gut lief und was du jetzt besser machen möchtest. Wir erklären, wie du das Konzept aufbauen kannst und was in keinem Konzept fehlen darf. Wenn du dein Projekt mit unseren Tipps Schritt für Schritt durcharbeitest, hast du das perfekte Muster für deine Sponsoring-Anfrage.
Ziel des Konzeptes ist es, das Interesse des Sponsors an deinem Verein zu gewinnen. Deshalb sollte das Dokument vor allem übersichtlich und einfach lesbar sein. Wir empfehlen hier nicht mehr als 12 Seiten zu schreiben.
Bevor du das Konzept für die Sponsoren-Mappe schreibst, solltest du ein paar Punkte für dich klären. Wenn du weißt, was genau du eigentlich mit deiner Sponsoring-Anfrage erreichen willst und welche Erwartungen du hast, schreibt sich das Konzept fast von alleine. Stell Dir also folgende Fragen und halte deine Antworten auch unbedingt schriftlich fest:
Das ist der Teil einer Sponsoren-Mappe, der in keinem Muster fehlen darf. Hier beschreibst du nämlich deine Idee. Dazu gehört auch, dass du deine Zielgruppe benennst und alle geplanten PR-Maßnahmen aufführst. Vor allem geht es hier aber um den Nutzen für den Sponsor. Du musst überzeugende Argumente finden. Warum hat ausgerechnet dein Verein die heiß begehrte Förderung verdient? Vielleicht ja, weil du dem Sponsor Vorteile bietest, die sonst keiner bieten kann. Hast du dir beispielsweise schon Gedanken darüber gemacht, welche Zielgruppe du ansprichst? Ist das die Zielgruppe des Sponsors oder kann der Sponsor über die Zusammenarbeit mit deinem Verein neue Zielgruppen gewinnen?
Wenn du die Projektskizze für dein individuelles Muster der Sponsoren-Mappe schreibst, solltest du auch unbedingt alle geplanten PR-Maßnahmen auflisten. Außerdem muss der Sponsor auch wissen, wie die Förderung gestaltet werden soll und ob es irgendwelche Fristen gibt oder andere Bedingungen, an die ihr denken müsst.
Kontakte sind wichtig. Nicht nur für dich, sondern auch für die Adressaten deiner Sponsoring-Anfrage. Deshalb solltest du deine Kontakte benennen und dein Vereinsnetzwerk ausführlich beschreiben. Wenn ein Sponsor sich für ein Projekt entscheiden muss, sind vor allem auch die Netzwerke, die sich dadurch erschließen, interessant. In welchen Gremien und Verbänden bist du mit deinem Verein aktiv und an welchen Veranstaltungen bist du beteiligt?
Hier geht es um die Zusammenarbeit mit dem Sponsor. Erkläre, wie du das Projekt umsetzen möchtest. Wie kannst du den Geldgeber öffentlichkeitswirksam einbinden? Präsentierst du ihn auf deiner Website, in deinem Social-Media-Kanal oder in den lokalen Medien?
Mit diesem selbst erstellten Muster wirst du viele Sponsoren überzeugen. Deine Sponsoring-Anfrage wird auf jeden Fall Eindruck hinterlassen. So steht deinem Projekt nichts mehr im Weg. Der Rest ist nur noch Verwaltungsarbeit. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, empfehlen wir dir unsere Vereinssoftware. Die Software automatisiert nämlich einen großen Teil der Verwaltungsarbeit und hilft vor allem auch bei der Reichweite für deine Sponsoren. Hier kannst du KURABU 30 Tage kostenfrei testen.
