Alles zur Zu- und Absagen-Funktion

Die Zu- und Absagen-Funktion erleichtert die Eventplanung im Verein für einmalige wie wiederkehrende Events. Sie steht für alle Events ohne Ticketverkauf zur Verfügung. Mitglieder reagieren schnell, Admins und Leitungen behalten den Überblick. Dank mobiler App funktioniert die Kommunikation vor und nach dem Event (Rückmeldung & Check-in) besonders einfach.

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Event erstellen

Beim Erstellen eines Events sind folgende Einstellungen entscheidend für die Zu- und Absagen-Funktion:

• Standardstatus: Entscheidet, ob Gäste den Status „Eingeladen“ oder „Zugesagt“ erhalten. Wähle “Eingeladen”, wenn du und deine Mitglieder die Zu- und Absagen-Funktion aktiv nutzen möchten. Wenn keine Zusagen erforderlich sind, wähle “Zugesagt”. Nur Mitglieder mit dem Status „Zugesagt“ können eingecheckt werden.
• Maximale Teilnehmendenzahl: Definiert die maximale Anzahl an Zusagen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Standardstatus „Eingeladen“ gewählt wurde.

Zusätzlich für wiederkehrende Events:

• Antwortlimit: Legt fest, für wie viele Termine im Voraus Rückmeldungen möglich sind. Dieses Limit gilt sowohl für Mitglieder, als auch für Leitungen und Admins. 

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Einladungen und Rückmeldungen

Mitglieder müssen zunächst zu einem Event eingeladen werden. Dies geschieht über die Weboberfläche, optional auch mit E-Mail-Benachrichtigung für die Gäste. In jedem Fall erscheint das Event automatisch im Kalender auf der Mitgliederseite.

• Bei Teamevents stehen Teammitglieder automatisch auf der Gästeliste.

Gäste werden auf der Gästeliste mit dem jeweiligen Status aufgeführt:

• Eingeladen – Mitglied wurde informiert, hat aber noch nicht reagiert.
  
  
• Zugesagt – Mitglied hat seine Teilnahme bestätigt.
  
  
• Abgesagt – Mitglied hat abgesagt und einen Grund angegeben.
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Admins und Leitungen können Rückmeldungen auch manuell eintragen oder korrigieren. (z. B. bei persönlicher Mitteilung).

Zusage oder Absage durch Mitglieder

Mitglieder können ihre Rückmeldung einfach über die Mitgliederplattform oder per App abgeben:

• Bei Zusage wird der Status sofort aktualisiert.
  
  
• Bei Absage ist die Eingabe eines Grundes verpflichtend (z. B. Urlaub, Krankheit). Diese Information hilft insbesondere Leitungen bei der Planung.
  

Wiederkehrende Events und Rückmeldungen für mehrere Termine

Bei Serien-Events (z. B. wöchentlichem Training) können Mitglieder:

• Einzeln pro Termin zu- oder absagen.
  
  
• Mehrere Termine gesammelt zusagen oder absagen – z. B. alle Trainings im Juli zusagen oder im August absagen (mit Grund „Urlaub“).
  
  

Massenaktionen für Admins und Leitungen

Admins und Leitungen können in der Weboberfläche Rückmeldungen für mehrere Mitglieder gleichzeitig setzen – z. B. bei telefonischer Bestätigung oder wenn mehrere Mitglieder vergessen haben zu reagieren. Das ist jeweils nur für einen Termin möglich.

Auch Einladungen oder das Entfernen von Gästen kann gesammelt erfolgen. In der Gästelistenansicht stehen dazu Kontrollkästchen und Massenaktionen bereit.

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Benachrichtigungen

Wenn Mitglieder vorher zu KURABU eingeladen wurden, werden sie per E-Mail bei folgenden Aktionen informiert:

• Einladung: Mitglieder erhalten die Einladung mit Link zum Event, wenn dies vom Admin ausgewählt wird.
• Stornierungsbestätigung: Mitglieder erhalten eine Stornierungsbestätigung, wenn sie vom Event entfernt werden.

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Kalenderdarstellung und Teilnahme-Status

Eingeladene Events erscheinen automatisch im Kalender des Mitglieds – auch ohne Rückmeldung. Der Status Eingeladen, Zugesagt oder Abgesagt wird im Kalender sowie auch auf der Eventansicht angezeigt.

Mitgliederprotokoll

Alle Aktionen rund um Zu- und Absagen werden im Mitgliedsprofil im Reiter Protokolle dokumentiert:

• Zeitpunkt der Einladung
• Zeitpunkt und Inhalt der Rückmeldung (Zugesagt/Abgesagt)
• Manuelle Änderungen durch Admins oder Leitungen
  
  

Dies ermöglicht Nachvollziehbarkeit z. B. bei späteren Rückfragen.

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Vergangene Events und Check-in

Nach Ablauf eines Events ist die RSVP-Funktion deaktiviert für Mitglieder deaktiviert. Stattdessen wird die tatsächliche Teilnahme per Check-in erfasst – entweder manuell oder via App.

Der Check-in bildet die tatsächliche Anwesenheit ab und kann Abweichungen von den Rückmeldungen dokumentieren. Diese Daten können später ausgewertet werden (z. B. für Statistiken oder Nachweise).

Admins können Rückmeldungen aber auch noch nachträglich bearbeiten. Sie bekommen dann einen Hinweis, um den Check-In nachzuholen (wenn der Status auf Zugesagt gesetzt wird) oder zu löschen (wenn der Status auf Abgesagt gesetzt wird).

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Mobile App – Rückmeldung leicht gemacht

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Mitglieder

In der KURABU-App ist die Zu- und Absagen-Funktion für Mitglieder besonders einfach nutzbar:

• Events erscheinen automatisch im Kalender.
  
  
• Antwort per Fingertipp – bei Absage mit kurzer Begründung.
  
  
• Sich wiederholende Termine können komfortabel gesammelt beantwortet werden.

• Auch für verwaltete Familienmitglieder kann zu- oder abgesagt werden.
  

Leitungen

Leitungen können in der App:

• Anzahl der Zusagen einsehen. Dies ist möglich auf der Eventansicht, dort wird die Zahl der Mitglieder, die zugesagt haben, angezeigt.
• Nach Rückmeldungen der Mitglieder filtern.
• Die Rückmeldungen der Mitglieder aktualisieren. 

Check-in durchführen (nur für Mitglieder mit Status “Zugesagt”).

Häufige Fragen zur Zu- und Absagen-Funktion

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Gibt es eine Beschränkung, wie viele Personen ich zu einem Event einladen kann?

• Nein, du kannst beliebig viele Gäste einladen. Der Einladungsprozess erfolgt jedoch in 500er-Schritten, damit E-Mails (falls ausgewählt) und Protokolle verarbeitet werden kann. 

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Gibt es eine maximale Anzahl an Rückmeldungen, die ich im Voraus erlauben kann? 

• Ja, die maximale Anzahl an Rückmeldungen ist auf 100 Termine beschränkt. 

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Was ist, wenn ich die Zu- und Absagen-Funktion nicht nutzen möchte? 

• In diesem Fall wähle bitte beim Erstellen des Events “Zugesagt” als Standardstatus aus. Dann erhalten alle Mitglieder, die bereits auf der Gästeliste stehen oder hinzugefügt werden, den Status “Zugesagt”. Du kannst den Standardstatus auch bei bereits existierenden Events ändern. Navigiere dazu einfach zum Event und öffne dort in der Gästeansicht die Einstellungen. Unter “Antworten” kannst du den Standardstatus setzen. Bitte beachte, dass dieser erst für Termine nach dem Antwortlimit gilt. 
• Falls das Event vorher eine gewisse Kapazität hat, wird diese durch die Umstellung auf den Status “Zugesagt” als Standard entfernt. 
• Absagen können jedoch trotzdem erfasst werden. Die Anwesenheit kann dann über die Check-Ins nachvollzogen werden.

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Die Zu- und Absagen-Funktion ist verschwunden.

• Bitte prüfe, ob der Termin, für den du Zu- oder Absagen eintragen möchtest, innerhalb des Antwortlimits liegt. Nur dann kannst du Antworten erfassen.

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