Stunden auszahlen - So gelingt der Monatsabschluss der Leitungsabrechnung für Admins

Auszahlung an die Leitungen

Überblick

Nachdem Stunden erfasst und freigegeben wurden, folgt im letzten Schritt die Auszahlung.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die monatliche Sammelabrechnung erstellst, Zahlungen anstößt und den Abrechnungsstatus aktualisierst.

1. Wann kann ausgezahlt werden?

Eine Auszahlung ist erst möglich, wenn alle Stunden freigegeben sind – das heißt, sowohl die Leitung als auch der Admin haben ihre Genehmigung erteilt.

Solange der Status freigegeben ist, kann die Rechnung bei Bedarf noch bearbeitet werden – zum Beispiel um die Stundenanzahl oder den Kommentar zu ändern.
Erst wenn die Leistung tatsächlich ausgezahlt wurde, erhält sie den Status ausbezahlt.

2. Auszahlung manuell oder per Sammelabrechnung durchführen

Die Auszahlung kann auf zwei Wegen erfolgen:

• Einzeln (z. B. Barzahlung oder Sonderfall)
  
  
• Per monatlicher Sammelabrechnung über eine XML-Datei für den Bankupload
  
  

Einzelauszahlung

1. Öffne im Bereich Abrechnung → Eingehende Rechnungen den entsprechenden Monat.
   
   
2. Wähle die Rechnung aus, die du manuell ausgezahlt hast.
   
   
3. Klicke auf „Als ausbezahlt markieren“.
   
   
4. Bestätige die Aktion.
   
   

Damit wird der Status der Rechnung auf ausbezahlt gesetzt und das zugehörige PDF automatisch aktualisiert.

Monatliche Sammelabrechnung (XML-Download)

Wenn du alle freigegebenen Rechnungen gesammelt auszahlen möchtest, kannst du eine XML-Datei für deine Bank exportieren.
Der Download-Prozess läuft in zwei Schritten ab:

➡️ Schritt 1: Übersicht und Formatauswahl

1. Gehe zu Abrechnung → Eingehende Rechnungen.
   
   
2. Wähle den Monat aus, für den du auszahlen möchtest.
   
   
3. Klicke auf „XML herunterladen“.
   
   
4. Im ersten Fenster siehst du eine Übersicht über die Anzahl der enthaltenen Rechnungen und die Gesamtsumme.
   
   
   
   • Hier kannst du außerdem das gewünschte SEPA-Dateiformat wählen, je nachdem, was deine Bank unterstütz.
5. Klicke auf Weiter, um den nächsten Schritt zu öffnen.
   
   

➡️ Schritt 2: Entscheidung über den Auszahlungsstatus
Im zweiten Fenster kannst du festlegen, ob die enthaltenen Rechnungen direkt auf „ausbezahlt“ gesetzt werden sollen.

• Wähle „Ja“, wenn du sicher bist, dass die Auszahlung bereits erfolgt oder korrekt übermittelt wurde.
  
  
• Wähle „Nein“, wenn du den Upload bei der Bank zuerst testen möchtest.
  
  

💡 Tipp:
Wähle beim ersten Export „Nein“, lade die Datei bei deiner Bank hoch und prüfe, ob alles funktioniert.
Wenn der Upload erfolgreich war, wiederhole den Vorgang und wähle im zweiten Schritt „Ja“ – so werden alle freigegebenen Rechnungen des Monats auf einmal auf ausbezahlt gesetzt.

👉  Ab diesem Zeitpunkt lassen sich die erfassten Stunden nicht mehr bearbeiten – die Abrechnung gilt als abgeschlossen.

👉 Nur Superadmins können den Status in Ausnahmefällen wieder zurücksetzen.

3. Automatische Aktualisierung der Dokumente

Nach der Auszahlung werden die zugehörigen PDF-Rechnungen automatisch angepasst:

• Fällige Beträge werden als 0 € ausgewiesen.
  
  
• So bleibt die Dokumentation vollständig und nachvollziehbar – für Leitungen, Buchhaltung und Nachfragen.
  
  

4. Lohnliste herunterladen

In jeder Monatsübersicht steht außerdem eine Lohnliste als Excel-Datei zur Verfügung.
Diese enthält:

• Nachname und Vorname der Leitung
  
  
• Personalnummer
  
  
• Leistung und Vergütungsform
  
  
• Stundenanzahl und Bruttobetrag
  
  
• Kostenstelle (falls hinterlegt)
  
  

Die Lohnliste kann direkt in gängige Lohnbuchhaltungsprogramme wie DATEV importiert werden.

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