Leitungsabrechnung für Leitungen

Überblick

In KURABU kannst du deine erbrachten Stunden ganz einfach selbst erfassen, prüfen und zur Abrechnung freigeben – entweder über die Webversion oder direkt in der mobilen App.
Dieser Artikel erklärt dir, wie du deine Stunden einträgst, was die verschiedenen Stati bedeuten und wie du deine Abrechnungen und Zahlungen einsehen kannst.

1. Voraussetzungen

Bevor du Stunden erfassen kannst, sind einige Vorbereitungen nötig:

• Dein Profil ist vollständig eingerichtet (mit Bankverbindung und Steuer- und Sozialversicherungsnummer - je nach Vergütungsform). Das kann entweder dein Verein oder du selbst in Web oder mobiler App erledigen.
  
  

2. Stunden erfassen

Du kannst deine Stunden entweder in der Webversion oder in der mobilen App erfassen – ganz flexibel nach dem Training oder von unterwegs.

So geht’s (Webversion):

1. Gehe zum Reiter Leitungsabrechnung und klicke auf Erfassen.
   
   
2. Wähle das Datum der Tätigkeit aus.
   
   
3. Lege den Abrechnungsmonat fest (aktueller oder nächster Monat).

4. Wähle optional ein Event aus. Die Stundenanzahl wird dann automatisch übernommen und ein Kommentar ist optional.
   
   
5. Wenn du kein Event wählst, gib die Stundenzahl manuell an und ergänze einen Kommentar (z. B. „Training Montag 18–20 Uhr“). 
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6. Wähle die Leistung, die du erbracht hast. Du kannst hier aus allen Leistungen wählen, die dein Verein dir zugewiesen hat.
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7. Du kannst außerdem entscheiden, ob du die Stunden ohne Genehmigung mit dem Status “erfasst” oder direkt mit deiner Genehmigung mit dem Status “eingereicht” speichern möchtest. Die Bedeutung der Stati kannst du im nächsten Abschnitt nachlesen.
   
   
8. Klicke auf Speichern.
   
   

In der mobilen App:

• Öffne den Bereich Mehr. Hier findest du den Punkt Leitungsabrechnung.
  
  
• Tippe auf „Stunden erfassen“.
  
  
• Die Angaben sind die gleichen wie im Web.
  
  
• Speichere den Eintrag direkt vom Smartphone aus.
  
  

Bitte beachte, dass du in der mobilen App bisher keine nachträglichen Genehmigungen erteilen kannst. Es ist daher ratsam, deine Stunden direkt mit dem Status “eingereicht” zu speichern.

Check-Ins als Grundlage für Stunden

Wenn du für deine Events die Check-In-Funktion nutzt, können Stunden auch direkt aus deinen Check-Ins erzeugt werden.

• Öffne dazu den Reiter Meine Check-Ins und dann die Tabelle Als Leitung.
• Hier siehst du durch die Tags mit der Aufschrift “Erfasst” oder “Nicht erfasst” direkt, ob die Stunden schon eingetragen wurden. 
• Im Drei-Punkte-Menü wählst du “Stunden erfassen”.
• Datum, Event und abrechenbare Stunden sind dann bereits vorausgefüllt. Du kannst die Stundenanzahl auch noch ändern, dann wird jedoch ein Kommentar verpflichtend. 
• Stunden direkt über die Check-Ins zu erfassen, ist auch in der mobilen App möglich. Dazu öffnest du den Bereich Mehr und wählst dann die Check-in Historie aus.
  
  

3. Stunden genehmigen

Für jede erfasste Stunde sind zwei Genehmigungen notwendig – deine eigene und die eines Admins.

Die vier möglichen Stati sind:

Erfasst: Noch keine Genehmigung vorhanden

Eingereicht: Eine Genehmigung liegt vor (von dir oder vom Admin)

Freigegeben: Beide Genehmigungen liegen vor – die Stunde ist zur Auszahlung bereit

Ausbezahlt: Die Zahlung wurde vom Verein ausgeführt

So genehmigst du deine Stunden:

1. Gehe in den Bereich Leitungsabrechnung → Genehmigung ausstehend.
   
   
2. Prüfe die Angaben.
   
   
3. Klicke oder tippe auf Genehmigen, wenn alles korrekt ist. Wenn du noch Änderungen vornimmst, sind danach erneut Genehmigung von dir und Admin nötig.
   
   

5. Beschäftigungsdetails verwalten

Du kannst deine Beschäftigungsdaten jederzeit selbst prüfen und bei Bedarf aktualisieren.
Das ist sowohl im Browser als auch in der mobilen App möglich.

Dazu gehören:

• Bankverbindung (IBAN, optional BIC)
  
  
• Steuer-ID
  
  
• Sozialversicherungsnummer
  
  

👉 Achte darauf, dass deine Bankverbindung immer aktuell ist, damit deine Vergütung korrekt ausgezahlt werden kann.

👉 So kannst du verschiedene Kontoverbindungen hinterlegen, um das Zahlen von Mitgliedschaftsbeiträgen und die Auszahlung deiner Vergütung zu trennen.

In der mobilen App findest du diese Angaben unter:
Mehr → Leitungsabrechnung → Vergütungsdetails.

6. Arbeitsnachweise und Rechnungen

Sobald Stunden erfasst oder freigegeben sind, erstellt KURABU automatisch ein PDF-Dokument – den sogenannten Arbeitsnachweis.
Darin findest du:

• alle erfassten Leistungen,
  
  
• Stunden und Beträge,
  
  
• und den Gesamtwert deiner Abrechnung.
  
  

Du kannst die Datei jederzeit im Bereich Abrechnung → Rechnungen herunterladen – auch mobil.

7. Besonderheiten für Freiberufliche

Du kannst in der Webversion für jeden Monat eine Rechnungsnummer definieren. 

• Wähle im Bereich Noch nicht abgerechnet den passenden Monat aus.
• Klicke auf den Button Rechnungsnummer hinzufügen und lege die Rechnungsnummer fest. 
• Die PDF-Datei mit der Rechnung für diesen Monat wird nun mit dieser Nummer aktualisiert.

8. Auszahlung

Sobald der Verein deine Stunden geprüft und freigegeben hat, erfolgt die Auszahlung im Rahmen der monatlichen Abrechnung.

Nach der Auszahlung ändert sich der Status deiner Rechnung auf ausbezahlt.
Im aktualisierten PDF ist dann klar erkennbar, dass deine Vergütung bereits überwiesen wurde.

✅ Ergebnis

Du hast deine Stunden erfolgreich erfasst und genehmigt – ganz einfach über die Webversion oder die mobile App.
Sobald dein Verein die Auszahlung durchführt, siehst du den finalen Status und kannst deine Unterlagen jederzeit herunterladen.

💡 Tipp: Wenn du eine Unstimmigkeit entdeckst oder eine Leistung fehlt, melde dich einfach bei deiner Vereinsverwaltung.
Änderungen sind bis zur Auszahlung jederzeit möglich.

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