Stunden erfassen und genehmigen für die Leitungsabrechnung - So geht es für Admins

Überblick

In diesem Artikel erfährst du, wie Stunden in KURABU erfasst, genehmigt und für die Abrechnung freigegeben werden.
Am Prozess sind sowohl Admins als auch Leitungen beteiligt – die Genehmigung beider Seiten ist nötig, bevor eine Auszahlung erfolgen kann.

1. Die vier Stati der Stunden

Erfasste Stunden durchlaufen vier verschiedene Stati:

Die Reihenfolge der Genehmigungen spielt keine Rolle – beide müssen erfolgt sein, bevor eine Auszahlung möglich ist.
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2. Stunden im Leitungsprofil erfassen

So geht’s:

1. Öffne das Profil der Leitung.
   
   
2. Gehe zum Tab Rechnungen → Stunden erfassen.
   
   
3. Gib das Datum ein, an dem die Leistung erbracht wurde.
   
   
4. Wähle den Abrechnungsmonat (aktueller oder nächster Monat, solange er noch nicht für diese Person und Vergütungsform abgeschlossen ist).
   
   
5. Wähle das passende Event (optional) und die zugehörige Leistung.
   
   
6. Gib die Stundenzahl an und ergänze einen Kommentar, wenn du sie änderst.
   
   
7. Klicke auf Speichern.
   
   

Du kannst anschließend festlegen, ob du die Stunde direkt genehmigen möchtest.
Sobald eine Genehmigung erfolgt, wechselt der Status auf eingereicht.
Sind beide Genehmigungen vorhanden, stehen die Stunden auf freigegeben und ist bereit zur Auszahlung.

3. Stunden über Check-In erfassen

Wenn Check-Ins für Events genutzt werden, lassen sich Stunden direkt daraus erstellen:

1. Gehe im Leitungsprofil zum Reiter Check-Ins.
   
   
2. Finde den passenden Eintrag und öffne das Drei-Punkte-Menü.
   
   
3. Wähle „Stunden erfassen“.
   
   
4. Datum und Event sind vorausgewählt – du musst nur noch Leistung, Stunden und Monat bestätigen.
   
   
5. Erteile ggf. gleich die Genehmigungen und speichere.
   
   

4. Zusammenfassung und Besonderheiten

• Stunden derselben Leistung und Vergütungsform im gleichen Monat werden automatisch zusammengefasst.
  
  
• Für monatliche Pauschalen wird ab der ersten erfassten Stunde und abhängig von der weiteren Stundenzahl nur der Pauschalbetrag pro Monat berechnet.
  
  
• Leitungen können ihre Stunden auch selbst erfassen und genehmigen. Diese erscheinen dann unter Abrechnung → Eingangsrechnungen, wo Admins die zweite Genehmigung erteilen und ggf. noch Änderungen vornehmen können.
  
  
• Pro Leitung und Vergütungsform wird automatisch ein PDF-Arbeitsnachweis erstellt, der Leistungen, Stunden und Beträge enthält. Für Freiberufliche heißt das Dokument Rechnung und kann noch mit einer individuellen Rechnungsnummer ergänzt werden. Freiberufliche Leitungen können die Rechnungsnummer über die Weboberfläche auch selbst eintragen.

Alle Genehmigungen und Änderungen werden im Protokoll der Leitung festgehalten, sodass spätere Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.