Die unterschiedlichen Aufgaben im Verein können teilweise sehr überwältigend sein. Deshalb ist es wichtig, die Vereinsarbeit von Anfang an gut zu organisieren. Nur so kannst du Chaos vermeiden. Es gibt keine Vorschrift dazu, dass die Aufgaben nur von Vorstandsmitgliedern erledigt werden dürfen. Du musst nicht alles alleine machen. Stell dir ein Team zusammen und definiere die Aufgabenbereiche. Viele Vereine sind so organisiert, dass die Mitglieder auch Tätigkeiten übernehmen. So wird der Aufgabenberg überschaubar und ist nur noch eine Frage deiner professionellen Vereinsführung.
In den großen Vereinen ist es üblich, Aufgaben an Mitglieder zu delegieren. Wenn du im Vorstand eines kleinen Vereins bist, solltest du dir ebenfalls eine entsprechende Struktur aufbauen. So kannst du ganz einfach Aufgaben abgeben. Denn du musst wirklich nicht die komplette Verantwortung alleine tragen. Und du musst auch nicht alles alleine wissen. Wenn du die Vereinsarbeit an Mitglieder überträgst, solltest du die Leute allerdings kennen und ihnen auch vertrauen.
Wir empfehlen immer, die Zusammenarbeit persönlich mit einer Auswahl an kompetenten Mitgliedern zu besprechen. Dabei sollten alle zu Wort kommen dürfen und ihre Fähigkeiten und Lösungen präsentieren können. Nur so bekommst du die Vorstandsarbeit organisiert und strukturiert. Bei der Umsetzung hilft dann ein detaillierter Aufgabenplan. Wie du den Plan erstellst, werden wir dir im weiteren Verlauf des Textes erklären. Wichtig ist auch, dass die Mitglieder menschlich gut harmonieren. Sonst wird es schwierig mit der Teamarbeit. Deshalb musst du dich bei der Vereinsführung vor allem darum kümmern, dass die Mitglieder charakterlich zusammenpassen. Sie sollen Spaß an den Aufgaben haben. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Mitglieder überhaupt ein Ehrenamt annehmen. Nur wenn Du den menschlichen Aspekt mitdenkst, kannst du die Vereinsarbeit so organisieren, dass du langfristig davon profitierst.
Wenn du die Vereinsarbeit bislang nicht klar und eindeutig organisiert hast, sollest du zuerst alle Aufgaben auflisten. Mach das am besten direkt mit ein paar interessierten Mitgliedern zusammen und achte auch darauf, dass du allen Raum für konstruktive Kritik gibst. Wenn du die Vereinsarbeit organisieren und delegieren möchtest, ist eine gute Kommunikation innerhalb des Vereins absolut unabdingbar. Nur so werden Probleme frühzeitig erkannt und angesprochen. Mit einer guten Kommunikationsstruktur können auch Aufgaben problemlos neu verteilt werden, wenn die Umstände es erfordern. Bei deiner Aufgabenliste kannst du dich an folgender Übersicht orientieren:
Die einzelnen Aufgaben solltest du nicht wahllos irgendwelchen Mitgliedern anvertrauen. Wenn es darum geht, die Vereinsarbeit zu organisieren, musst du planvoller vorgehen. Es ist wichtig, dass die Personen auch wirklich für die Aufgaben geeignet sind. Das heißt, du musst wissen, wer die entsprechenden Qualifikationen mitbringt. Lass dir die Infos dazu einfach von den Mitgliedern geben. Super wäre natürlich auch eine berufliche Erfahrung, die das Mitglied für die entsprechende Tätigkeit des Ehrenamts qualifiziert. Wenn du Wert darauf legst, dass die Aufgabe möglichst lange von der gleichen Person erledigt wird, solltest du darauf achten, dass die Aufgabe herausfordert, aber nicht überfordert. Wichtig ist vor allem, dass sich die Mitglieder dessen bewusst sind, dass sie auch die entsprechende Zeit für die Tätigkeiten mitbringen müssen.
Auch hier empfehlen wir dir wieder eine Liste. Darin notierst du alle Mitglieder, die sich bereit erklärt haben mitzuhelfen. Die entsprechenden Qualifikationen kommen natürlich auch auf die Liste. Solltest du Mitglieder in deinem Verein haben, die sich ganz explizit für eine bestimmte Aufgabe eignen, sich aber nicht dafür gemeldet haben, sprichst du diese Personen einfach direkt darauf an. Steuerberater sind beispielsweise natürlich die perfekten Kassierer. In dem Gespräch musst du dann einerseits für die Vereinsarbeit werben und andererseits auch klarstellen, dass die Vereinsarbeit eine verantwortungsvolle Sache ist. Am besten betonst du natürlich vor allem den persönlichen Nutzen für das Mitglied. Dabei musst du auch erklären, warum du ausgerechnet diese Person für dieses Amt gewinnen möchtest. Definiere aber unbedingt auch den konkreten Arbeitsbereich und die Verantwortlichkeiten.
Jetzt musst du nur noch die Mitgliederliste und die Aufgabenliste in einer Tabelle zusammenführen. So kannst du die einzelnen Tätigkeiten unkompliziert passenden Personen zuordnen. Wenn du die Vereinsarbeit organisierst, musst du auch die Aufgabenbeschreibung schriftlich festhalten. Das sorgt nicht nur für eine gute Struktur, sondern auch für Transparenz. Du musst immer daran denken, dass ein Mitglied verhindert sein oder ausfallen kann. In diesem Fall müssen andere Mitglieder jederzeit in der Lage sein, die entsprechenden Aufgaben zu übernehmen. Das heißt, alle Ehrenämter, Personen und Aufgaben müssen klar und eindeutig benannt werden.
Wenn außenstehende Mitglieder wissen, was hinter dem jeweiligen Amt oder der Aufgabe steht, können sie außerdem die Arbeit besser wertschätzen. Transparenz sorgt auch für Vertrauen. Wenn also Mitglieder in Details der Vereinsführung eingeweiht werden, fühlen sie sich mehr an den Verein gebunden. Dadurch können sie sich auch besser mit dem Verein identifizieren. Im besten Fall bekommst du noch konstruktives Feedback. Im Austausch mit neuen Ideen kannst du Prozesse vereinfachen oder bessere Lösungen finden.
Alle Ehrenämter beziehungsweise Aufgaben sind jetzt also konkreten Mitgliedern zugewiesen. Meistens wird eine Person alleine nicht alle Tätigkeiten übernehmen können. Deshalb solltest du deinen Mitgliedern freistellen, sich ein entsprechendes Team zu suchen. Die Verantwortung dafür kannst du auch direkt den Ehrenamtspersonen überlassen. Wenn alle ein Team zusammengestellt haben, wird die Tabelle um die Namen und Aufgaben der anderen Mitglieder erweitert. Dann wird der finale Plan dem Vorstand vorgelegt. Der tauscht sich aus, diskutiert die Verteilung und beschließt den Plan dann als Arbeitsgrundlage. Du siehst also: Wenn du alles professionell aufbauen willst, brauchst du etwas Geduld, bis du die Vereinsarbeit organisiert und aufgeteilt hast.
Obwohl du Aufgaben abgibst, bist du als Vorstand immer noch für die Vereinsführung verantwortlich. Das heißt, du musst immer auf dem Laufenden sein und wissen, was passiert. Das funktioniert am besten, wenn sich die Teams regelmäßig treffen und sich gegenseitig über den Stand der Dinge informieren. In der Vorstandssitzung berichten dann die jeweiligen Ehrenamtspersonen über die Fortschritte der Zusammenarbeit. Die regelmäßigen Termine können auch durch schriftliche Berichte ersetzt werden. Die Berichte gehen dann direkt an dich als Vorstand.
Damit du die Vereinsarbeit wirklich optimal organisiert bekommst, empfehlen wir, feste Termine für das Feedback der Mitglieder festzulegen. Abgesehen davon solltest du die Mitglieder in Ruhe ihre Arbeit machen lassen. Wenn ein Vorstand ständig oder unregelmäßig nachfragt und auf Updates hofft, ist das ein Zeichen von schlechter Vereinsführung.
Mit ein bisschen Zeit, Geduld und Übung bekommst du deine Vereinsarbeit also ganz gut organisiert. Es geht aber natürlich immer noch ein bisschen einfacher. Nämlich beispielsweise mit einer entsprechenden Vereinssoftware. Bei vielen helfenden Händen sammeln sich schnell unterschiedliche Daten an verschiedenen Orten. Mit KURABU kannst du alles an einem Ort sammeln. Und weil wir dir bei der Vereinsführung nicht im Weg stehen wollen, haben wir ein Sonderangebot für dich. Du kannst unsere Vereinssoftware über diesen Link 30 Tage lang kostenfrei nutzen und testen. Die Software nimmt dir viel Verwaltungsarbeit ab und erleichtert dir gerade am Anfang den Einstieg in ein erfolgreiches Vereinsleben. Für weitere Fragen zu diesen Themen, wie bspw. Vereinsbuchführung oder Co. findest mehr unter diesem Link: Vereinswissen von KURABU
