Vereine sind als körperschaftliche Organisation nicht selbst handlungsfähig. Diese Aufgabe haben die Organe des Vereins. Der Vorstand ist das wichtigste Organ des Vereins. Er setzt die Beschlüsse der Mitgliederversammlung um. Ein Vereinsvorstand besteht mindestens aus zwei Personen, kann aber auch alleine geführt werden. Theoretisch ist ein Vorsitzender zusammen mit der Mitgliederversammlung ein vollständiger Verein. Wir stellen in diesem Blogartikel weitere Vorstandsposten vor und klären über Aufgaben und Voraussetzungen auf.
Ein Vereinsvorstand kümmert sich vor allem um folgende Aufgaben:
Der Vorstand muss sich um eine ordentliche Buchführung und Rücklagenbildung kümmern. Er ist auch dafür verantwortlich, dass die Mittel des Vereins für den Vereinszweck verwendet werden. Bei Vereinsfesten sorgt er dafür, dass sich der Verein nicht wirtschaftlich betätigt.
Vereinsinteressen zu verfolgen bedeutet beispielsweise, Beschlüsse unparteiisch zu fassen. Im Fall von Interessenfragen muss der Vereinsvorstand eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen.
Vereinstätigkeiten sind fast immer ehrenamtlich. So auch die einzelnen Mitarbeiter des Vorstands. Sie können allerdings in Haftungsfällen persönlich belangt werden. Deshalb muss sich der Vorstand darum kümmern, dass nicht nur der Verein, sondern auch die einzelnen Vereinsvorstände ausreichend abgesichert sind.
Das Vereinsvermögen zu erhalten bedeutet, Spenden zu organisieren, die Vermögenswerte des Vereins zu versichern und regelmäßig Inventur zu machen. Der Vorstand muss aber auch Finanzierungs- und Haushaltspläne für die Zukunft erstellen.
Unter Mitgliederangelegenheiten verstehen wir, dass der Vorstand auch Vorträge hält oder mit Infoblättern über die Vereinsregeln, die Satzung und die gesetzlichen Auflagen informiert. Natürlich muss der Vorstand auch für ein ordentliches Mitgliederverzeichnis sorgen, die Beiträge überprüfen und die Beitragszahlung durchsetzen.
Der Vereinsvorstand ist natürlich auch für alle rechtlichen Aufgaben verantwortlich. Er vertritt den Verein nach außen, muss offene Rechnungen begleichen und Verträge erfüllen. Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen muss er ebenfalls einberufen. Als Vertreter des Vereins muss er außerdem seine Mitglieder wahrheitsgemäß und vollständig über den aktuellen Stand seiner Arbeit informieren. Dann gibt es noch die ordentliche Buchführung, den Jahresabschluss und die Auskunft im Rechenschaftsbericht am Ende der Amtsperiode. Das gehört auch alles zu den rechtlichen Aufgaben.
Auch das Vereinsmarketing ist Aufgabe des Vorstands. Die Betreuung eines Social-Media-Accounts kann aber auch von einzelnen Vereinsmitgliedern übernommen werden.
Wie du siehst, sind die Aufgaben des Vorstands im Verein ziemlich abwechslungsreich. Wenn du dich zum Vorstand wählen lassen möchtest, musst du also mit vielen Herausforderungen rechnen. Du kannst dich aber auch auf persönliches und berufliches Wachstum freuen. Dabei sind die Geschäftsführung und die gesetzliche Vertretung des Vereins die Hauptaufgaben des Vorstands. Er muss aber nicht nur dafür sorgen, dass die gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen eingehalten werden, er muss auch dafür sorgen, dass die Vereinssatzung eingehalten wird.
Jeder Verein kann individuell entscheiden, aus wie vielen Personen sich der Vorstand zusammensetzt. Die jeweiligen Ämter innerhalb des Organisationsorgans können ebenfalls exklusiv bestimmt werden. Wir raten allerdings, nur die nötigsten Informationen in der Vereinssatzung festzuhalten. So bist du frei in deinen Entscheidungen und musst dich nicht an konkrete Vorgaben halten. Am besten lässt du auch die Angabe der Personenzahl offen. Du solltest auch keine konkreten Ämter in der Satzung benennen oder die Aufgaben der Ämter definieren.
Wenn du die Angaben zum Vorstand in der Satzung so allgemein wie möglich formulierst, kannst du im Krisenfall oder in Notsituationen flexibel reagieren. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sich nicht ausreichend Mitglieder zur Wahl aufstellen lassen. So kannst du auch immer kurzfristig festlegen, welche konkreten Posten besetzt sein müssen und wie die Aufgaben der einzelnen Vorstände aussehen.
Dennoch empfehlen wir dir bei aller Flexibilität, die Posten für den Vorstand genau zu planen und intern festzuhalten. Die Zahl der einzelnen Ämter hängt natürlich immer davon ab, wie viele Mitglieder sich bereit erklären, zur Wahl aufstellen zu lassen. Wenn du keine ambitionierten Vereinsmitglieder hast, musst du anders planen. Im Folgenden nennen wir dir eine Auswahl von Ämtern. So kannst du einen für deinen individuellen Verein passenden Vorstand zusammenstellen.
Ein Vereinsvorsitzender ist sozusagen der Kopf des Vereins. Das heißt, er organisiert und leitet die Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen. Er hat auch alle internen Abläufe im Blick und repräsentiert den Verein nach außen. Der Vereinsvorsitzende muss ausgeprägte Führungsqualitäten mitbringen. Wichtig ist auch, dass er sich mit den Zielen und Werten seines Vereins auseinandersetzt und diese definiert. Der Vorsitzende sorgt dafür, dass der Verein eine Einheit bildet und zusammenhält. Deshalb empfehlen wir für diesen Posten im Vereinsvorstand eine Person, die empathisch ist und eine gewisse Ausstrahlung hat.
Der Stellvertreter wird oft auch als zweiter Vereinsvorsitzender bezeichnet. Er unterstützt den Vereinsvorsitzenden und vertritt ihn in seiner Abwesenheit. Meistens ist der Stellvertreter auch derjenige, der irgendwann das Amt des tatsächlichen Vorsitzenden übernimmt. Das heißt, er muss dementsprechend auch führungsaffin, empathisch und charismatisch sein.
Der Kassenwart bzw. Schatzmeister ist neben dem Vorsitzenden und dem Stellvertreter einer der Posten, die es in fast jedem Vereinsvorstand gibt. Er kümmert sich um die Finanzen. Das bedeutet, er zieht die Mitgliederbeiträge ein, führt Kassenbücher und Inventarlisten, bezahlt Rechnungen und nimmt Termine bei der Bank wahr. Auch die Buchführung gehört zu seinen Aufgaben. Er hat vollen Zugriff auf das Geld des Vereins und sollte deshalb sehr vertrauenswürdig sein. Wenn du für diesen Posten im Vereinsvorstand die perfekte Person findest, kannst du dir später viel Ärger sparen.
Der Posten des Pressewarts wird eher selten besetzt. Er ist zuständig für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Da Social Media immer wichtiger für Vereine wird, nimmt auch die Bedeutung des Pressewarts zu. Er ist der Ansprechpartner für Journalisten und kümmert sich auch um die Pflege des Presseverteilers. Im besten Fall pflegt er auch die Social-Media-Kanäle des Vereins und hält die Website auf dem Laufenden. Mit den Aufgaben des Pressewarts können allerdings auch Vereinsmitglieder beauftragt werden, die nicht Teil des Vorstands sind.
Ein Schriftführer protokolliert vor allem die Vorstandssitzungen und die Mitgliederversammlungen. Er übernimmt auch den kompletten Schriftverkehr des Vereins nach außen und schreibt Einladungen.
Die genannten Posten sind nur eine kleine Auswahl an Vorstandsmitgliedern, die wir für absolut nötig und wichtig halten. Es gibt noch zahlreiche Ämter, wie beispielsweise den Jugendwart, die ebenfalls in vielen Vereinen vertreten sind. Das muss immer jeder Vorstand für seinen individuellen Fall bestimmen. Wenn du strategisch Wert auf Nachwuchs legst, solltest du unbedingt einen Jugendwart haben. Sportvereine brauchen natürlich unbedingt einen Sportwart und Feuerwehrvereine einen Wehrleiter.
Im gelebten Vereinsalltag ist es meistens so, dass die einzelnen Aufgaben der Vorstandsmitglieder ineinander übergehen. Wenn der Vereinsvorsitzende gute Kontakte zu Sponsoren hat, übernimmt er natürlich die Beziehungspflege zu den Kontakten und nicht der Kassenwart. Oft schreiben auch Schriftführer Pressemitteilungen, obwohl das eigentlich streng genommen die Aufgabe des Pressewarts wäre.
Deshalb raten wir auch, die konkrete Aufgabenverteilung in der Satzung so offen wie möglich zu formulieren. Wir sind der Meinung, dass ein gut funktionierender Verein davon lebt, dass die Mitglieder bereit sind, sich gegenseitig zu helfen. So übernehmen die Vorstände immer genau die Aufgaben, die ihnen besonders liegen. Und das ändert sich dann nun mal von Amtsperiode zu Amtsperiode.
Wir sind uns sicher, dass du in jedem Fall die richtigen Entscheidungen für deinen Vorstand triffst. Falls du Unterstützung bei deiner Vereinsverwaltung oder Vereinskommunikation benötigst, haben wir einen weiteren Tipp für dich: unsere Vereinssoftware KURABU. Diese kannst du 30 Tage kostenfrei testen.
