Mitgliederbeiträge flexibel abrechnen

Lang ist es her, aber dafür gibt es gute Gründe! Das Kurabu-Team grüßt dich herzlich aus Berlin und wir haben etliche Neuigkeiten für dich.

 

Bevor wir zum eigentlichen Thema kommen, möchten wir von Kurabu unser Beileid für alle Flutopfer aussprechen. Auch wenn wir nicht direkt betroffen sind, haben uns die Bilder schockiert und das Leid macht fassungslos. Gemeinsam können wir hier durch Spenden jeglicher Art helfen. Hier einige Namen, an die ihr euch wenden könnt: “Stiftung Technisches Hilfswerk”, “Deutsches Rotes Kreuz”, “Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft

 

Nun zum eigentlichen Thema, warum wir euch schreiben: Die Weiterentwicklungen von Kurabu!

Da es einiges zu berichten gibt, wird es in den kommenden Wochen 3 Newsletter zum Thema Weiterentwicklung geben. Bleib also gespannt  :) 

Was erwartet dich in diesem Newsletter?

  1. Abrechnungszyklus – was lange währt wird endlich gut!
  2. Neue Admin-Rolle 
  3. Mitglied Bis
  4. Verbesserungen 

 

!!Spoiler-Alarm!!

Der nächste Newsletter wird sich rund um den langersehnten neuen Online-Mitgliedsantrag drehen :)

Damit der neue Online Mitgliedsantrag für deine neuen potenzielle Mitglieder auch funktionieren soll, musst du beim nächsten Newsletter ca. 5-15 Minuten blocken und deinen aktuellen Online-Mitgliedsantrag individuell einzurichten.
PS: Bleib dran, am Ende wird es noch einen weiteren Spoiler zu diesem Thema geben :)

 

Abrechnungszyklen – was lange währt wird endlich gut!

Heute möchten wir dir endlich davon berichten, dass ab sofort alle Zahlungszyklen (monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich) über Kurabu abbildbar sind. Ebenfalls kannst du selbst bestimmen, wann eine Rechnung für deine Mitglieder angestoßen werden soll, sodass auch die saisonalen Wünsche von einigen von euch durchgeführt werden können. 

Generell wird es so sein, dass jeden Monat (immer der 25) geprüft wird, ob ein offener Rechnungsposten aus der Vergangenheit oder im kommenden Monat ansteht, welcher in Rechnung gestellt werden kann. 

Klick bei Kurabu einfach auf den Reiter Mitgliedschaften und erstelle hier eine neue Mitgliedschaft. Nun entscheidest du selbst, wie du diese Mitgliedschaft gestalten willst. Des Weiteren kannst du entscheiden, ob diese Mitgliedschaft im Online-Mitgliedsantrag auftauchen soll oder nicht. 

Ein Mitglied kann natürlich mehrere verschiedene Mitgliedschaften haben und selbstverständlich haben wir hier an die Übersichtlichkeit der Profilansichten sowie Rechnungen der einzelnen Mitglieder gedacht. Dadurch wurde überall an kleinen Stellschrauben gedreht, sodass dein Leben in der Vereinsverwaltung einfacher wird.

Zweifellos werden Mitglieder auch mitten im Jahr und mitten in einem Zahlungszyklus Mitglied. Hier ist keinem geholfen, wenn man zwischen 3-12 Monate auf die Rechnungserstellung warten muss. Deshalb sind auch diese Situationen komplett abgedeckt und eine Rechnung für dieses neue Mitglied wird dann vollautomatisch zum nächsten 25. eines Monats in Rechnung gestellt. 

 

Beispiel: 

Am 12. eines Monats tritt ein neues Mitglied ein, dass bedeutet das Mitglied zahlt 19/31 des Gesamtbetrags für diesen Monat, da der Monat noch 19 Tage hat. Dies gilt nur für die allererste Rechnung.

Das Gleiche gilt für vierteljährliche, halbjährliche und jährliche Mitgliedschaften.

Wenn also eine Jahresmitgliedschaft 120 € kostet und das Mitglied am 15. Januar beitritt, zahlt das Mitglied für den Rest des Jahres noch (340/365) * 120 €.

PS: Natürlich gehen wir bei unseren Berechnungen immer vom aktuellen Kalender aus und ihr könnt den Betrag der Rechnung über das Startdatum der Mitgliedschaft steuern.

Ebenfalls haben wir an den Online-Mitgliedsantrag gedacht. Wenn beispielsweise heute ein Mitglied eine Anfrage stellt, kannst du das Startdatum der Mitgliedschaft noch ganz individuell anpassen. Erst wenn du das Mitglied final annimmst, wird die oben genannte Logik angewendet. 

Probier es aus und melde dich natürlich bei Fragen jeglicher Art!

 

Neue Admin-Rolle – Endlich kannst du auch “Nur Lesen” Rechte verteilen

Viele von euch haben sich die Rolle “Nur Lesen” gewünscht, damit die Plattform beispielsweise auch für Mitarbeiter am Schalter genutzt werden kann, um z.B. auf Fragen der Mitglieder eingehen zu können.

Um jemanden eine neue Rolle zuzuweisen, klicke in deiner Plattform auf den Reiter Club und dann in der Navigation auf Admins. Hier kannst du  jetzt entweder eine bestehende Person eine neue Rollen zuweisen oder über den Button Admin erstellen eine neue Person hinzufügen.

 

Pro Navigationsreiter könnt ihr 3 Dinge auswählen:

Eine weitere Rolle ist bereits in Planung, einige wissen bestimmt schon welche aber dazu mehr, wenn es soweit ist. 

 

Mitglied Bis – Ein neues Feld, was viel Arbeit abnimmt 

Auch hier schon mal vielen Dank im voraus für den tollen Hinweis zu dieser Funktion. Du kannst deinen Mitgliedern ein Mitglied Bis Datum in ihrem Profil hinzufügen, wodurch folgendes passiert: 

Sobald hier ein Datum eingegeben wird, wird für alle aktiven Mitgliedschaften, die dieses Mitglied innehat, das gleiche Enddatum festgesetzt. Das gleiche gilt selbstverständlich für aktive Ermäßigungen. 

Ebenfalls werden einem Mitglied beim hinzufügen einer neuen Mitgliedschaft oder Ermäßigung automatisch das gleiche Enddatum wie im Feld Mitglied Bis hinzugefügt. 

Deine Mitglieder werden natürlich über einen automatische eMail darauf hingewiesen, dass ihre Mitgliedschaft endet. 

 

Verbesserungen – Gemeinsam werden wir noch besser

Keiner prüft die Plattform so sehr wie ihr und deshalb nochmal vielen Dank für die Hinweise zu Bugs oder wichtigen Verbesserungen. So macht die Zusammenarbeit Spaß!

  

- Neue Filter in der Mitgliederansicht: 

  1. Filtern nach Teamleitern einer Kategorie 
  2. Nur Zahler der Familiengruppen anzeigen
  3. Nur Mitglieder einer Familiengruppe anzeigen  
  4. Mitglieder ohne Mitgliedschaften anzeigen

 

- Neuer Look im Reiter Mitglieder 

Für euch als Verein ist natürlich euer Hauptaugenmerk auf den aktiven Mitgliedern euren Vereins, deshalb werden dir auch nur die aktiven Mitglieder angezeigt, wenn ihr auf den Reiter Mitglieder klickt. 

Das kannst du natürlich schnell wieder ändern, indem du oben auf die Kästen klickst oder den blauen Filter einfach über das x entfernst.

 

- Upload von Bildern wieder möglich 

Leider war es für eine kurze Zeit nicht möglich Bilder in den Texteditoren hochzuladen. Das ist wieder möglich und du kannst dein Artikel oder Beschreibungen wieder mit schönen Bildern schmücken.

 

- Auswahl zwischen SEPA und Banküberweisung für die Mitglieder 

Einige von euch möchten, dass Vereine nur noch über SEPA ihre Mitgliedschaft bezahlen können. Das können wir natürlich durchaus verstehen. 

Über den Reiter Club und dann in der Navigation Bank kannst du selber entscheiden, ob deine Mitglieder zwischen SEPA und Banküberweisung aussuchen können, oder eben nur SEPA. 

Falls du nur SEPA ausgewählt hast, kann ein bestehendes Mitglied oder eben auch ein neues Mitglied nur diese Zahlungsmöglichkeit auswählen. Du als Administrator, kannst natürlich noch zwischen beiden entscheiden.

- Bankgebühr automatisch hinzufügen

Wie einige von euch wissen, könnt ihr nach Erstellung der Rechnungen über einen Upload eures Kontoauszuges einfach und schnell den Bezahlstatus eurer Mitglieder abgleichen. Was fehlt war die Extragebühr für bspw. die Rücklastschriften. Hier fallen immer unterschiedliche Gebühren pro Bank an und diese müssen dann mühsam aus dem Kontoauszug herausgelesen und eingepflegt werden.

Das gehört jetzt der Vergangenheit an, über einen Upload des Kontoauszuges werden bei den Verursachern einer Rücklastschrift nun automatisch die Bankgebühr hinzugefügt, sodass du diese einfach und schnell in die aktuelle Rechnung einfügen kannst.

 

- Kleine Verbesserung der Zahlungserinnerungen

Bei Kurabu kannst du an alle Rechnungszahler eine automatische Zahlungserinnerung senden. Diese wird in der Rechnung des Mitgliedes dann verlinkt, sodass der nächste Mitarbeiter einsehen kann, ob und wann schon einen Zahlungserinnerung gesendet wurde.

- Zusammenfassung aller Zahlungsströme für DATEV exportierbar

Für jeden Rechnungslauf kannst du bei Kurabu eine CSV oder Excel exportieren. Hier gibt es einmal die detaillierte Ansicht bei der alle einzelnen Buchungen eingesehen werden können oder eben eine neue zusammengefasste Datei, wo alle Buchungen kumuliert dargestellt werden. Diese Datei kannst du mit kleinen Anpassungen ideal für deinen Import bei Datev nutzen. Einfach auf den Reiter Rechnungen klicken, einen Monat auswählen und hier auf den Button Exportieren klicken. 

!!Spoiler-Alarm!!

Der neue Online Mitgliedsantrag wird auch für unter 18 Jährige möglich sein :) 


 

Zu guter Letzt möchten wir dich auf einige spannenden Hilfeleistungen für  Vereine hinweisen. Schau gerne mal rein, eventuell ist was für dich dabei und wenn du Hilfe bei der Antragsstellungs brauchst, melde dich gerne bei uns! 

 

Wir freuen uns von dir zu hören und wünschen dir eine schöne, sonnige und vor allem gesunde Sommerzeit!

Dein Kurabu-Team aus Berlin


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Vielen Dank für Dein Interesse an Kurabu!
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