Eine Kassenprüfung im Verein ist keine grundsätzliche Vorschrift. Jedenfalls gibt es laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) keine Pflicht zur Kassenprüfung von Vereinen. Sie sorgt aber für Transparenz und das ist wichtig für das Vertrauen der Mitglieder in den Vorstand. Deshalb ist auch in den meisten Satzungen eine Kassenprüfung verankert. So bekommt vor allem die Mitgliederversammlung alle Informationen, die sie braucht, um den Vorstand zu entlasten. Denn bei der Kassenprüfung im Verein wird die komplette Buchhaltung durchleuchtet. Die Prüfung kann übrigens auch ohne Satzungsvorschrift gemacht werden. Es reicht auch, wenn die Mitgliederversammlung beschließt, dass eine Prüfung notwendig ist. Und wenn ein Verein seit Jahren regelmäßig eine Kassenprüfung macht, kann das auch nicht so einfach eingestellt werden. Woran du sonst noch denken musst, erfährst du in diesem Blogartikel. Damit du am Ende nichts vergisst, haben wir die wichtigsten Punkte natürlich auch in einer Checkliste zusammengefasst.
In größeren Vereinen gibt es eine sogenannte Finanzordnung, in der die Prüfkriterien festgelegt sind. Kleinere Vereine können allerdings darauf verzichten. In der Regel überprüft der Kassenprüfer die Buchführung, das Kassenbuch und die satzungsgemäße Verwendung der Mittel. Wenn es einen Haushaltsplan gibt, wird auch der überprüft.
Inhaltlich geht es vor allem darum, die Buchhaltung auf die Trennung der vier steuerrechtlichen Bereiche hin zu untersuchen. Das heißt, du musst die Einnahmen und Ausgaben auf den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb aufteilen. Abgesehen davon ist es auch immer wichtig, die Einnahmen und Ausgaben getrennt voneinander zu erfassen und gegenüberzustellen. Mehr Details dazu findest du in der Checkliste.
Natürlich solltest du auch dafür sorgen, dass die vorgelegten Unterlagen vollständig sind. Meistens werden allerdings nur stichprobenartig ein paar der Buchungen geprüft. Achte aber unbedingt darauf, dass deine Belege nummeriert sind. Für die Vorbereitung der Prüfung kannst du unsere Checkliste nutzen. So kannst du alle relevanten Schritte Punkt für Punkt abarbeiten. Die Checkliste findest du am Ende des Artikels.
Der Kassenprüfer wird von der Mitgliederversammlung bestimmt. Die Anzahl der Prüfer muss in der Satzung festgelegt sein. Dort sollte auch stehen, wie lange ein Kassenprüfer im Amt sein muss, wenn er gewählt wird.
Natürlich muss bei der Kassenprüfung im Verein sichergestellt sein, dass sich der Prüfer dem Schatzmeister gegenüber neutral verhalten kann. Das heißt, er darf kein Mitglied des Vorstands sein oder mit einem Mitglied aus dem Vorstand verwandt sein.
Du kannst auch einen externen Kassenprüfer bestimmen. Beispielsweise einen Buchhalter oder einen Steuerberater. Das ist sogar vorteilhaft und ratsam, weil eine externe Person keine Bindung zum Verein hat und deshalb auf jeden Fall neutral sein kann. Bei einem externen Kassenprüfer musst du allerdings beachten, dass du dafür auch ein Honorar einplanen musst.
Wenn im Laufe der Prüfung Fehler aufgedeckt werden, muss das direkt mit dem Vorstand besprochen werden. Fehler sollten auf keinen Fall erst bei der Mitgliederversammlung geklärt werden. Unstimmigkeiten müssen sofort korrigiert werden. Es kann nämlich sein, dass sonst die Gemeinnützigkeit des Vereins auf dem Spiel steht.
Im Kassenbericht stellt der Kassenprüfer dann das Ergebnis seiner Arbeit der Mitgliederversammlung vor. Wenn du einen Steuerberater oder Buchhalter als Kassenprüfer hast, solltest du unbedingt darauf achten, dass der Bericht verständlich ist. Fachleute tendieren nämlich immer auch zu einem gewissen Fachjargon. Deshalb solltest du vor der Mitgliederversammlung den Berichtsentwurf auf seine Verständlichkeit hin prüfen lassen.
Am Ende der Kassenprüfung deines Vereins empfehlen die Prüfer, den Vorstand zu entlasten. Dabei kann der gesamte Vorstand entlastet werden, aber auch nur einzelne Geschäftsbereiche oder einzelne Vorstandsmitglieder. In seltenen Fällen kann die Entlastung auch verweigert und auf eine spätere Mitgliederversammlung verlegt werden.
Die Entlastung bezieht sich allerdings in jedem Fall nur auf das, was der Versammlung bekannt gemacht wird. Für Tatbestände, die den Prüfern vorenthalten werden, gibt es keine Entlastung.
Wir möchten betonen, dass die Kassenprüfung in jedem Verein unterschiedlich abläuft. Die Checkliste ist keine vollständige Aufzählung aller Einzelheiten, ist aber sehr hilfreich zur abschließenden Orientierung. Wir empfehlen dir auf jeden Fall den kompletten Artikel für mehr Details und einen umfassenden Überblick zu lesen.
Wie du siehst, gibt es viel zu tun. Du solltest also unbedingt rechtzeitig anfangen. So hast du noch Zeit, eventuelle Fehler oder Unklarheiten zu klären oder zu korrigieren.
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