In Vereinen gibt es prinzipiell keine Pflicht zur Kassenprüfung. Jedenfalls gibt es dazu keine Vorschrift im BGB. Eine Kassenprüfung ist aber wichtig für die Integrität deines Vereins. Auch für das Vertrauen deiner Mitglieder in den Vorstand empfehlen wir eine Kassenprüfung. Du hast die Möglichkeit, die Pflicht zum Kassenbericht in deiner Satzung aufzunehmen. Die Häufigkeit des Kassenberichts kannst du dabei selbst bestimmen. Meistens einigen sich Vereine darauf, den Kassenbericht einmal im Jahr bei der Mitgliederversammlung vorzustellen. Für den Kassenbericht ist der Schatzmeister verantwortlich. Die Prüfung des Berichts übernimmt der Kassenprüfer.
Jedes geeignete Vereinsmitglied kann theoretisch zum Kassenprüfer ernannt werden. Sie dürfen allerdings nicht Schatzmeister sein oder ein anderes Ehrenamt im Vorstand ausüben. Das solltest du auch ganz konkret so in der Satzung benennen. Wenn der Kassenprüfer seine eigenen Geldbewegungen kontrollieren muss, kann es zu einem Interessenkonflikt kommen. Das wäre übrigens auch nicht vorteilhaft für das Vertrauen der Mitglieder. Sie könnten vermuten, dass der Kassenprüfer Manipulationen im Kassenbuch verschleiert.
Ein Kassenprüfer ist berechtigt, alle Geschäftsunterlagen deines Vereins einzusehen. Schließlich kann er nur so eine Aufgabe, nämlich die Kassenprüfung, erledigen. Dabei ist vor allem der Kassenbericht des Schatzmeisters relevant. Du musst dem Prüfer auf Verlangen auch Auskunft über alle Angelegenheiten deines Vereins geben. Das sind die konkreten Aufgaben des Kassenprüfers:
Auf der Grundlage des Kassenprüfberichts können dann der Vorstand und auch andere Organe des Vereins entlastet werden. Die wichtigste Aufgabe des Kassenprüfers ist es, der Mitgliederversammlung alle Fehler in der Rechnungslegung oder der Zahlungsabwicklung offenzulegen. Allerdings muss er dabei berücksichtigen, die Vereinsmitglieder nicht zu schädigen.
Der Kassenbericht ist Aufgabe des Schatzmeisters. Darin werden alle Ein- und Ausgaben übersichtlich aufgeführt. Natürlich muss der Schatzmeister darauf achten, dass der Bericht für alle Mitglieder nachvollziehbar formuliert ist. Das heißt, der Bericht soll auch von juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulten Mitgliedern verstanden werden. Nach der Offenlegung des Kassenberichts darf die Mitgliederversammlung Fragen stellen und den Bericht kommentieren. Die Mitglieder dürfen auch um Einsicht in Belege bitten, die nicht Teil des Kassenberichts sind.
Der Kassenprüfbericht dagegen ist Aufgabe des Kassenprüfers. Er muss dabei seine Arbeit erklären und benennen, wie ihm Schatzmeister und Vorstand die Unterlagen zugänglich gemacht haben. Wenn es Missstände und Mängel bei der Prüfung gab, muss er diese ebenfalls ausdrücklich benennen und eine Lösung vorschlagen. Der Kassenprüfer ist auch verantwortlich dafür, den Mitgliedern zu raten, ob der Vorstand entlastet werden soll oder nicht.
Gesetzlich ist der Schatzmeister zu keiner bestimmten Form für seinen Kassenbericht verpflichtet. Auch zum Umfang gibt es keine Vorschriften. Deshalb gibt es oft Auseinandersetzungen zwischen Vorstand und Mitgliedern. Wir raten dir deshalb, dass du die einzelnen Inhalte so konkret wie möglich in der Satzung festlegst. Aus unserer Sicht sind vor allem folgende Punkte wichtig:
Sollte der Kassenprüfer keine Entlastung empfehlen, raten wir, die kritischen Punkte aus der Entlastung auszuschließen. Das kann der Schatzmeister im Einzelfall mit den Mitgliedern vereinbaren. Für die anderen Punkte kann die Mitgliederversammlung problemlos den Vorstand entlasten. Die kritischen Punkte muss der Schatzmeister dann korrigieren. So kann die Entlastung bei der nächsten Versammlung beschlossen werden.
Der Kassenbericht muss für alle Mitglieder einsehbar sein. In der Regel wird der Bericht deshalb mit der Einladung zur Mitgliederversammlung mitgeschickt. Der Kassenbericht kann zusammen mit dem Geschäftsbericht bei der Mitgliederversammlung vorgetragen werden. Im Gegensatz zum Geschäftsbericht muss der Kassenbericht zusätzlich in schriftlicher Form an die Mitglieder ausgehändigt werden. Beim Geschäftsbericht reicht die mündliche Form. Auch deshalb ist es die beste Lösung, den Kassenbericht direkt mit der Einladung allen Mitgliedern zugänglich zu machen. Sonst musst du den Bericht bei der Versammlung auslegen. Denn das ist die Voraussetzung dafür, dass die Mitglieder den vorgelesenen Bericht gut nachvollziehen können.
Du solltest auch auf Nachfragen vorbereitet sein und im besten Fall zusätzlich folgende Unterlagen bei der Mitgliederversammlung parat haben:
Auch auf diesen Fall solltest du vorbereitet sein. Denn es ist tatsächlich keine Seltenheit, dass der Schatzmeister ausfällt. Wenn dein Schatzmeister nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen kann, können wir uns folgende Szenarien vorstellen:
Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten infrage kommt, muss die Entlastung des Vorstands verschoben werden. Das liegt allerdings in der Verantwortung der Mitgliederversammlung. Sie entscheidet, ob der Vorstand ohne Kassenbericht entlastet wird oder nicht. Wenn sich die Mitgliederversammlung gegen die Entlastung entscheidet, muss der Verein den Kassenbericht, den Kassenprüfbericht und die Entlastung in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung nachholen. Eventuell geplante Vorstandswahlen können übrigens auch ohne Schatzmeister stattfinden. Denn die Entlastung hat keinen Einfluss darauf, ob der Vorstand im Amt bleibt oder nicht.
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