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Kassenbericht im Verein

January 24, 2023
Vereinswissen
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Kassenbericht im Verein

In Vereinen gibt es prinzipiell keine Pflicht zur Kassenprüfung. Jedenfalls gibt es dazu keine Vorschrift im BGB. Eine Kassenprüfung ist aber wichtig für die Integrität deines Vereins. Auch für das Vertrauen deiner Mitglieder in den Vorstand empfehlen wir eine Kassenprüfung. Du hast die Möglichkeit, die Pflicht zum Kassenbericht in deiner Satzung aufzunehmen. Die Häufigkeit des Kassenberichts kannst du dabei selbst bestimmen. Meistens einigen sich Vereine darauf, den Kassenbericht einmal im Jahr bei der Mitgliederversammlung vorzustellen. Für den Kassenbericht ist der Schatzmeister verantwortlich. Die Prüfung des Berichts übernimmt der Kassenprüfer.

Der Kassenprüfer im Verein

Jedes geeignete Vereinsmitglied kann theoretisch zum Kassenprüfer ernannt werden. Sie dürfen allerdings nicht Schatzmeister sein oder ein anderes Ehrenamt im Vorstand ausüben. Das solltest du auch ganz konkret so in der Satzung benennen. Wenn der Kassenprüfer seine eigenen Geldbewegungen kontrollieren muss, kann es zu einem Interessenkonflikt kommen. Das wäre übrigens auch nicht vorteilhaft für das Vertrauen der Mitglieder. Sie könnten vermuten, dass der Kassenprüfer Manipulationen im Kassenbuch verschleiert.

Rechte und Pflichten des Kassenprüfers

Ein Kassenprüfer ist berechtigt, alle Geschäftsunterlagen deines Vereins einzusehen. Schließlich kann er nur so eine Aufgabe, nämlich die Kassenprüfung, erledigen. Dabei ist vor allem der Kassenbericht des Schatzmeisters relevant. Du musst dem Prüfer auf Verlangen auch Auskunft über alle Angelegenheiten deines Vereins geben. Das sind die konkreten Aufgaben des Kassenprüfers:

  • Bargeldgeschäfte und Barbelege überprüfen
  • Kosten prüfen  
  • Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben prüfen
  • Mitgliedsbeiträge prüfen
  • Forderungen und Verbindlichkeiten überprüfen
  • Vereinsvermögen überprüfen
  • Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften überprüfen

Auf der Grundlage des Kassenprüfberichts können dann der Vorstand und auch andere Organe des Vereins entlastet werden. Die wichtigste Aufgabe des Kassenprüfers ist es, der Mitgliederversammlung alle Fehler in der Rechnungslegung oder der Zahlungsabwicklung offenzulegen. Allerdings muss er dabei berücksichtigen, die Vereinsmitglieder nicht zu schädigen.

Kassenbericht versus Kassenprüfbericht

Der Kassenbericht ist Aufgabe des Schatzmeisters. Darin werden alle Ein- und Ausgaben übersichtlich aufgeführt. Natürlich muss der Schatzmeister darauf achten, dass der Bericht für alle Mitglieder nachvollziehbar formuliert ist. Das heißt, der Bericht soll auch von juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulten Mitgliedern verstanden werden. Nach der Offenlegung des Kassenberichts darf die Mitgliederversammlung Fragen stellen und den Bericht kommentieren. Die Mitglieder dürfen auch um Einsicht in Belege bitten, die nicht Teil des Kassenberichts sind.

Der Kassenprüfbericht dagegen ist Aufgabe des Kassenprüfers. Er muss dabei seine Arbeit erklären und benennen, wie ihm Schatzmeister und Vorstand die Unterlagen zugänglich gemacht haben. Wenn es Missstände und Mängel bei der Prüfung gab, muss er diese ebenfalls ausdrücklich benennen und eine Lösung vorschlagen. Der Kassenprüfer ist auch verantwortlich dafür, den Mitgliedern zu raten, ob der Vorstand entlastet werden soll oder nicht.

Inhalt des Kassenberichts 

Gesetzlich ist der Schatzmeister zu keiner bestimmten Form für seinen Kassenbericht verpflichtet. Auch zum Umfang gibt es keine Vorschriften. Deshalb gibt es oft Auseinandersetzungen zwischen Vorstand und Mitgliedern. Wir raten dir deshalb, dass du die einzelnen Inhalte so konkret wie möglich in der Satzung festlegst. Aus unserer Sicht sind vor allem folgende Punkte wichtig:

  • Höhe der Einnahmen durch die Mitgliedsbeiträge
  • Höhe der Einnahmen durch Spenden und Veranstaltungen
  • Höhe der Einnahmen durch öffentliche Zuschüsse und staatliche Zuwendungen
  • Höhe der Ausgaben für Versicherungen und Abgaben
  • Höhe der Ausgaben für Miete
  • Höhe der Ausgaben für Bürobedarf
  • Höhe der Ausgaben für Löhne, Gehälter und Aufwandsentschädigungen
  • Höhe der angefallenen Reisekosten
  • Höhe der Ausgaben für Anschaffungen
  • Jahr der Prüfung
  • Namen der Kassenprüfer
  • Ort und Zeit der Kassenprüfung
  • Teilnehmer der Kassenprüfung
  • Dauer der Kassenprüfung
  • Name der Software für die Buchführung
  • Auflistung aller relevanten Unterlagen für die Prüfung
  • Unterlagen, die besonders intensiv geprüft wurden, benennen 
  • Erklärung, warum besagte Unterlagen besonders intensiv geprüft wurden
  • Ergebnis der Kassenprüfung
  • Empfehlung der Entlastung des Vorstandes

Sollte der Kassenprüfer keine Entlastung empfehlen, raten wir, die kritischen Punkte aus der Entlastung auszuschließen. Das kann der Schatzmeister im Einzelfall mit den Mitgliedern vereinbaren. Für die anderen Punkte kann die Mitgliederversammlung problemlos den Vorstand entlasten. Die kritischen Punkte muss der Schatzmeister dann korrigieren. So kann die Entlastung bei der nächsten Versammlung beschlossen werden.

Form der Offenlegung des Kassenberichts

Der Kassenbericht muss für alle Mitglieder einsehbar sein. In der Regel wird der Bericht deshalb mit der Einladung zur Mitgliederversammlung mitgeschickt. Der Kassenbericht kann zusammen mit dem Geschäftsbericht bei der Mitgliederversammlung vorgetragen werden. Im Gegensatz zum Geschäftsbericht muss der Kassenbericht zusätzlich in schriftlicher Form an die Mitglieder ausgehändigt werden. Beim Geschäftsbericht reicht die mündliche Form. Auch deshalb ist es die beste Lösung, den Kassenbericht direkt mit der Einladung allen Mitgliedern zugänglich zu machen. Sonst musst du den Bericht bei der Versammlung auslegen. Denn das ist die Voraussetzung dafür, dass die Mitglieder den vorgelesenen Bericht gut nachvollziehen können.

Du solltest auch auf Nachfragen vorbereitet sein und im besten Fall zusätzlich folgende Unterlagen bei der Mitgliederversammlung parat haben:

  • Sämtliche Kontoauszüge aus dem Prüfungszeitraum
  • Aktueller Kontoauszug
  • Rechnungen sämtlicher Wareneinkäufe 
  • Mietverträge und Leasingverträge
  • Nachweise der Zuwendungen
  • Quittungen für Spenden
  • Unterlagen zu bestehenden Daueraufträgen

Jahreshauptversammlung ohne Kassenbericht

Auch auf diesen Fall solltest du vorbereitet sein. Denn es ist tatsächlich keine Seltenheit, dass der Schatzmeister ausfällt. Wenn dein Schatzmeister nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen kann, können wir uns folgende Szenarien vorstellen:

  1. Wenn der Kassenbericht fehlt, gibt es keine Kassenprüfung. So viel ist klar. Allerdings kann der Vorsitzende in seinen Rechenschaftsbericht ein paar Eckdaten einarbeiten. Dann bekommen die Mitglieder wenigstens einen ungefähren Eindruck von der finanziellen Lage des Vereins. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Mitglieder erfahren, ob der Verein das letzte Jahr mit einem positiven oder negativen Ergebnis abgeschlossen hat.

  2. Wenn der Schatzmeister kurzfristig ausfällt, hat der Kassenprüfer wahrscheinlich schon die Unterlagen. In diesem Fall kann der Prüfer einfach seinen Bericht etwas umfangreicher gestalten. So bekommen die Mitglieder auch einen guten Überblick.

  3. Solltest du den Schatzmeister trotz Ausfall noch irgendwie erreichen können, kannst du um ein paar Zahlen bitten und so deine Mitglieder informieren. Aber wenn der Schatzmeister ohnehin erreichbar ist, könnte er theoretisch auch über Telefon oder Videokonferenz seinen Kassenbericht vortragen.

Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten infrage kommt, muss die Entlastung des Vorstands verschoben werden. Das liegt allerdings in der Verantwortung der Mitgliederversammlung. Sie entscheidet, ob der Vorstand ohne Kassenbericht entlastet wird oder nicht. Wenn sich die Mitgliederversammlung gegen die Entlastung entscheidet, muss der Verein den Kassenbericht, den Kassenprüfbericht und die Entlastung in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung nachholen. Eventuell geplante Vorstandswahlen können übrigens auch ohne Schatzmeister stattfinden. Denn die Entlastung hat keinen Einfluss darauf, ob der Vorstand im Amt bleibt oder nicht.

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