Im Rahmen der Übungsleiterabrechnung wird im Reiter “Eingangsrechnungen” die Genehmigung der Stunden durch Kontrolladmins (z.B. Abteilungsleitungen) und die Auszahlung per XML-Datei durchgeführt.
Wenn im Nachfolgenden von Rechnungen gesprochen wird, bezieht sich dies auf tatsächliche Rechnungen durch den Freiberufler, aber auch auf Arbeitsnachweise im Rahmen von Minijob, Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale.
Bei den Adminrechten gibt es folgende Einstellungsoptionen:
Wenn Geheim eingestellt wird, ist der Bereich für den Admin nicht sichtbar.
Ein Admin mit Nur-Lesen-Rechten kann den gesamten Bereich und damit auch alle Rechnungen sehen, kann diese aber nicht verwalten und auch keine Stunden genehmigen.
Ein Admin mit Editor-Rechten kann den gesamten Bereich und alle Rechnungen sehen und bearbeiten. Nur mit diesem Recht können die XML-Datei für die Auszahlung und die Lohnliste für die Buchhaltung heruntergeladen werden! Auch mit dem Editor-Recht kann der Admin trotzdem nur die Stunden genehmigen, bei denen die Person als Kontrollinstanz hinterlegt ist. Beim Reiter “offen” sind nur die Stunden sichtbar, bei denen der Admin als Kontrollinstanz hinterlegt ist.
Zuletzt gibt es noch den benutzerdefinierten Zugriff, um die Adminrechte weiter unterteilen zu können. Hier unterscheiden wir zwischen zwei Rechten: dem Sehen von Stunden und Rechnungen sowie dem Verwalten von Rechnungen. Verwalten bezieht auf das Markieren der Rechnung als ausgezahlt oder freigegeben, das Hinterlegen einer Rechnungsnummer bei Rechnungen von Freiberuflern, das Herunterladen der Rechnungs-PDF (wenn die Rechnung als ausgezahlt markiert ist) sowie das Löschen einer gesamten Rechnung.
Welche Stunden kann der Admin sehen?
Wenn „alle Stunden“ ausgewählt werden, sind alle Stunden von allen Rechnungen sichtbar. Das gilt auch für Rechnungen, bei denen der Admin bei keiner Stunde als Kontrollinstanz hinterlegt ist.
Wenn “nur solche, bei denen der Admin zur Freigabe eingetragen ist” ausgewählt ist, kann der Admin auf Rechnungen nur noch die Stunden sehen, für welche er als Kontrollinstanz hinterlegt ist. Im Reiter “offen” sind somit nur Stunden sichtbar, bei denen der Admin als Kontrollinstanz hinterlegt ist und bei denen die Freigabe des Admins noch fehlt.
Welche Rechnungen kann der Admin aktualisieren?
Wenn “nur solche, die ausschließlich Leistungen enthalten, die der Admin genehmigen darf” ausgewählt ist, kann der Admin Rechnungen verwalten, die ausschließlich Stunden enthalten, bei denen der Admin als Kontrollinstanz hinterlegt ist. Sobald sich eine Stunde auf der Rechnung befindet, für die der Admin nicht die Kontrollinstanz ist, kann der Admin die Rechnung nicht mehr verwalten. Einzelne Stunden freigeben oder bearbeiten, bei denen der Admin als Kontrollinstanz hinterlegt ist, kann der Admin weiterhin.
Auch wenn der Admin alle Rechnungen und Stunden sehen darf, kann er sie dennoch nur verwalten, wenn er bei allen Stunden als Kontrollinstanz hinterlegt ist.
Wird die Option “Keine” ausgewählt, kann der Admin grundsätzlich keine Rechnungen verwalten.
Für alle benutzerdefinierten Zugriffe gilt: Der XML-Download sowie der Export der Lohnliste stehen nicht zur Verfügung. Ausschließlich Super-Admins oder Admins mit vollständigen Editor-Rechten können diese Listen herunterladen.
