Vereinssoftware im Vergleich
Mitglieder und Beiträge verwalten viele Programme. Im Sportverein arbeiten aber viele Menschen mit denselben Daten: Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitungen, Übungsleitungen, Mitglieder und Eltern. Hier seht ihr, welche Wege Vereine heute gehen und worauf ihr bei der Auswahl achten solltet.
Definition
Vereinssoftware ist eine Plattform, auf der alle Rollen eines Vereins gemeinsam arbeiten: Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitungen, Übungsleitungen, Mitglieder und Eltern. Mitgliederdaten, Beiträge, Termine und Kommunikation liegen an einem Ort, geordnet nach Rollen, Rechten und Prozessen. Eine reine Mitgliederverwaltung bildet davon nur die Daten ab, eine Insellösung nur eine einzelne Aufgabe.
KURABU ist von Anfang an als eine Plattform für alle Rollen gebaut. Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitungen und Übungsleitungen arbeiten gleichzeitig darin, Mitglieder und Eltern sind über die Vereinsapp dabei. Alle nutzen dieselben Daten und jede Rolle sieht nur, was für sie freigegeben ist.
Vorstand
Du siehst Einnahmen und offene Beiträge je Abteilung und gibst neuen Funktionären ihre Rolle mit den passenden Rechten.
Geschäftsstelle
Du pflegst die Mitgliederdaten, prüfst neue Online-Anträge und erstellst die Bestandsmeldung für den Landessportbund.
Kassenwart
Du lässt die Beitragsrechnungen automatisch erstellen, gleichst Zahlungen per Kontoauszug ab und exportierst sie für DATEV.
Abteilungsleitung
Du organisierst Teams, Trainingszeiten und Übungsleitungen deiner Abteilung und hast nur auf diese Abteilung Zugriff.
Übungsleitung
Du schreibst im Team-Chat, siehst die Zu- und Absagen, erfasst die Anwesenheit und reichst deine Stunden per Klick ein.
Mitglieder
Mitglieder ändern ihre Daten selbst, sagen zu Trainings zu oder ab, buchen Kurse und haben den digitalen Mitgliedsausweis in der App.
Eltern
Eltern verwalten über den Familienmanager Daten, Anmeldungen und Mitteilungen ihrer Kinder. Die Rechnung geht an eine Person für die ganze Familie.
Rollen, Rechte, Prozesse
Für jeden Bereich legst du fest, ob eine Rolle ihn nicht sieht, nur lesen oder auch bearbeiten darf. Abteilungsleitungen schaltest du für einzelne Abteilungen frei.
Ein Sportverein hat Sparten mit eigenen Fachverbänden, Übungsleitungen mit steuerfreien Pauschalen und Eltern, die für ihre Kinder handeln. KURABU entwickeln wir nur für Vereine und bilden diese Struktur ab.
Struktur
Abteilungen und Teams legst du an, wie euer Verein aufgebaut ist. Über den Beitrag bekommt ein Mitglied Zugang zur Abteilung. Die Abteilungsleitung organisiert ihren Bereich selbst.
Zur digitalen VereinsstrukturBeiträge
Beiträge, Gebühren und Ermäßigungen verknüpfst du mit Abteilungen und Kostenstellen. Familien zahlen gemeinsam über eine festgelegte Person, bei Eintritt im laufenden Jahr rechnet KURABU anteilig ab.
Zur BeitragsabrechnungÜbungsleitungen
Die Jahresgrenzen für 2026 sind hinterlegt: 3.300 € Übungsleiterpauschale, 960 € Ehrenamtspauschale. Bei jeder Stunde siehst du, wie viel vom Limit verbraucht ist. Überschreiten lässt es sich nicht.
Zur Übungsleiterabrechnung
Verband
Jede Abteilung ordnest du ihrem Fachverband zu. KURABU führt durch die Meldung, warnt bei fehlendem Geburtsjahr oder Geschlecht und erstellt die Datei im Format eures Landessportbunds. Wer in zwei Sparten aktiv ist, wird an beide Fachverbände gemeldet.
So läuft die Bestandserhebung
Recht
Beim Online-Antrag protokolliert KURABU SEPA-Mandat, Willenserklärung und Satzung im Mitgliederprofil. Bei Minderjährigen bekommt die erziehungsberechtigte Person automatisch eine Vorlage zur Bestätigung. Ändern sich gesetzliche Grenzen wie die Pauschalen, passen wir die Werte an. Als Nächstes kommt das Widerrufsrecht beim Ticketverkauf: Bei Veranstaltungen mit festem Termin bestätigt die kaufende Person den Hinweis, KURABU speichert den Zeitpunkt.
Zum Online-Mitgliedsantrag
Herkunft
KURABU wurde 2020 auf Initiative von Vereinen gegründet und wird seitdem zusammen mit Sportvereinen weiterentwickelt. Was neu ist, steht in der Versionshistorie, live zeigen wir es in unseren Demo-Days.
Über uns
Schnittstellen
Mitglieder, Beiträge und Rechte liegen in KURABU, angeschlossene Systeme greifen darauf zu: Zutritt mit Gantner und Comydo, Vereinswebseiten mit NETZCOCKTAIL und Vereinify, Kasse mit nono, Kursbuchung mit Yolawo und Fitness mit EGYM. Für die Buchhaltung gibt es den DATEV-Export, für eigene Anbindungen die Open API.
Alle IntegrationenEine Liste für die Mitglieder, eine für die Beiträge, die SEPA-Datei entsteht von Hand. Das funktioniert, solange eine Person den Überblick hat.
Das Risiko: Die Datei mit Bankdaten liegt auf einem privaten Rechner oder wandert per Mail. Es gibt keine Rechte, kein Protokoll und beim Vorstandswechsel keine saubere Übergabe.
Schnell eingerichtet, jeder hat die App. Für Trainingszeiten und kurzfristige Absagen ist das bequem.
Das Risiko: WhatsApp liest das Adressbuch aus und übermittelt auch Nummern von Menschen, die nie zugestimmt haben. Datenschutzbehörden halten das in der Regel für unzulässig. Wer austritt, bleibt oft in der Gruppe, und alle sehen alle Nummern.
Ein Programm für die Beiträge, eines für Kurse, ein drittes für die Kommunikation. Jedes für sich ist gut.
Das Risiko: Zieht ein Mitglied um, wird die Adresse an drei Stellen geändert. Jedes Programm hat eigene Logins, eigene Daten und einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Die Mitgliederverwaltung läuft seit Jahren auf einem Rechner in der Geschäftsstelle, die Abrechnung klappt.
Das Risiko: Alles hängt an einem Gerät und einer Person. Updates und Backups muss jemand machen, Mitglieder und Abteilungen haben keinen eigenen Zugang.
Zu WhatsApp siehe zum Beispiel das Merkblatt „Datenschutz im Ehrenamt“ des Landes Niedersachsen und den Sportbund Rheinhessen. Für eine verbindliche Einschätzung fragt euren Datenschutzbeauftragten.
Die Daten liegen ISO-zertifiziert und verschlüsselt in Deutschland. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit. Über Rollen und Rechte legst du fest, wer welche Daten sieht: Übungsleitungen bekommen in der Regel nur Basis- und Kontaktdaten ihrer Mitglieder.
Einwilligungen aus dem Online-Mitgliedsantrag, vom SEPA-Mandat bis zur Bestätigung per Double-Opt-In, protokolliert KURABU rechtskräftig im Mitgliederprofil. Wer seine Teamberechtigung verliert, wird automatisch aus dem Team-Chat entfernt.
Gerade mit einer hauptamtlichen Geschäftsstelle zählt, dass Abläufe nachvollziehbar sind. Jede Änderung steht im Mitgliederprotokoll und in der Zahlungshistorie. Daten und Abläufe liegen in KURABU und nicht auf einem privaten Rechner.
Wechselt jemand im Vorstand oder in der Geschäftsstelle, bekommt die neue Person ihre Rolle mit den passenden Rechten und arbeitet mit demselben Stand weiter.
Wenn mehrere dieser Punkte auf euch zutreffen, lohnt sich eine Vereinssoftware wie KURABU.
Rollen: Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungs- und Übungsleitungen arbeiten bei uns mit denselben Mitgliederdaten.
Mehrsparten: Wir haben mehrere Abteilungen oder Teams mit eigenen Verantwortlichen.
Beiträge: Wir haben unterschiedliche Beiträge, zum Beispiel für Familien, Ermäßigungen oder einzelne Abteilungen.
SEPA: Wir ziehen die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein.
Bestandserhebung: Wir melden jedes Jahr unsere Mitglieder an den Landessportbund.
Online-Antrag: Neue Mitglieder sollen online beitreten können, auch Minderjährige.
App: Wir wollen Mitglieder, Eltern und Übungsleitungen direkt erreichen, mit Terminen, News und Chats.
Übungsleitungen: Wir zahlen Übungsleitungen eine Vergütung im Rahmen der Übungsleiterpauschale.
Datenschutz: Uns ist wichtig, dass unsere Mitgliederdaten in Deutschland gespeichert werden.
Umstieg: Wir haben bestehende Mitgliederdaten, die mit umziehen sollen.
0 von 10 abgehakt. Wir zeigen euch gern in einem Gespräch, wie das in KURABU für euren Verein aussieht.
Vereinssoftware ist eine Plattform, auf der alle Rollen eines Vereins gemeinsam arbeiten: Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitungen, Übungsleitungen, Mitglieder und Eltern. Mitgliederdaten, Beiträge, Termine und Kommunikation liegen an einem Ort, geordnet nach Rollen, Rechten und Prozessen. Eine reine Mitgliederverwaltung bildet davon nur die Daten ab, eine Insellösung nur eine einzelne Aufgabe.
Eine Mitgliederverwaltung führt Stammdaten und meist die Beiträge. Damit arbeiten Vorstand oder Geschäftsstelle. In einer Vereinssoftware sind auch Abteilungsleitungen, Übungsleitungen, Mitglieder und Eltern dabei, jede Rolle mit eigenen Rechten. Termine, Team-Chats, Anwesenheit und Übungsleiterstunden laufen dann über dieselben Daten.
Spätestens wenn mehrere Abteilungen eigene Listen führen, Beiträge von Hand berechnet werden oder die Arbeit an einer einzelnen Person hängt. Dann kostet die doppelte Pflege mehr Zeit als die Einführung einer Software.
Ja. Unter „Mitglieder“ startest du die Bestandserhebung. Vorher ordnest du jede Abteilung ihrem Fachverband zu. KURABU führt dann Schritt für Schritt durch die Meldung und erstellt eine XLSX- oder CSV-Datei nach den Vorgaben eures Landessportbunds.
Für jede Leitung setzt du ein Limit. Für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale sind die gesetzlichen Jahresgrenzen hinterlegt, 2026 sind das 3.300 € und 960 €. Ein niedrigeres Limit ist möglich, ein höheres nicht. Beim Erfassen jeder Stunde zeigt KURABU, wie viel vom Limit schon verbraucht ist. Eine Lohnbuchhaltung ersetzt KURABU nicht.
Für private Absprachen unter Mitgliedern ist das deren Sache. Nutzt der Verein WhatsApp selbst für die Kommunikation, wird es schwierig: Die App überträgt die Telefonnummern aus dem Adressbuch, auch von Menschen, die nicht zugestimmt haben. Datenschutzbehörden halten das in der Regel für unzulässig. Sprecht im Zweifel mit eurem Datenschutzbeauftragten.
Ja. Mitglieder- und Beitragsdaten sowie Familienzugehörigkeiten importiert ihr per Excel- oder CSV-Datei, selbst oder begleitet durch das KURABU Team. Die begleitete Datenmigration ist ein optionaler, kostenpflichtiger Service. Der Preis richtet sich nach der Mitgliederzahl.
Die Daten liegen ISO-zertifiziert und verschlüsselt in Deutschland. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
