So läuft's mit KURABU
Übungsleitungen erfassen ihre Stunden beim Check-in, Admins geben sie frei, die Geschäftsstelle zahlt per Sammelüberweisung aus. Nachweise, Lohnliste und die Kontrolle der Freibeträge übernimmt KURABU.
Der Ablauf in vier Schritten
1
Leistungen mit Stundensatz, Kostenstelle und Limits
GS
Geschäftsstelle
2
Check-in beim Training, Stunde per Klick einreichen
ÜL
Übungsleitung
3
Die zuständigen Admins geben die Stunden frei
AL
Abteilungsleitung
4
Sammelüberweisung, Lohnliste und PDF-Nachweise
GS
Geschäftsstelle
Stunden direkt beim Training erfasst
Per Check-in in der Vereinsapp
Freigabe nach deinen Regeln
Du legst fest, wer welche Stunden freigibt
Freibeträge im Blick
Limits je Übungsleitung kontrolliert das System
Ähnlich wie deine Beitragsstruktur legst du zuerst deine Vergütungsstruktur fest. Stundenlohn oder Monatspauschale, Vergütungsform (z. B. Übungsleiterpauschale), Kostenstelle und die für die Freigabe verantwortlichen Admins erfasst du als sogenannte Leistungen. Diese ordnest du den Übungsleitungen zu. Eine Übungsleitung rechnet Stunden nur über zugewiesene Leistungen ab. So sind auch mehrere Stundensätze oder Doppelanstellungen wie Minijob und Übungsleiterpauschale pro Person möglich.
Für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale setzt du Limits, deren Einhaltung KURABU automatisch kontrolliert.
Ihre Trainings sehen Übungsleitungen im Kalender der Vereinsapp. Beim Training führen sie den Check-in durch.
Ein abgeschlossenes Training wird per Klick zur abrechenbaren Stunde. Stunden lassen sich auch unabhängig von Terminen in KURABU einreichen. Dann ist das Kommentarfeld Pflicht, damit der prüfende Admin weiß, worum es geht. Alternativ trägt die Geschäftsstelle Stunden für Übungsleitungen ein.
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Die Stunden kontrollieren Admins, zum Beispiel die Abteilungsleitung. Du legst fest, wer welche Stunden freigeben muss.
Erst wenn ein Admin die eingereichten Stunden freigegeben hat, kann die Auszahlung erfolgen.
Die Geschäftsstelle zahlt alle freigegebenen Honorare per Sammelüberweisung (XML) aus. Lohntypen wie Minijob kannst du davon ausschließen. Alle ausgezahlten und zur Auszahlung freigegebenen Rechnungen gehen als Lohnlistenexport mit allen relevanten Informationen an die Lohnbuchhaltung.
Sobald eine Rechnung auf ausgezahlt steht, erzeugt KURABU die PDF-Nachweise automatisch.
Sie sehen ihre Trainings im Kalender und erfassen Stunden beim Check-in. In der App sehen sie nur ihre eigenen Stunden und Belege.
Bankdaten und Steuer-ID pflegen sie selbst.
Sie gibt die Stunden ihrer Übungsleitungen frei. Die Ausgaben sind ihrer Kostenstelle zugeordnet.
Sie zahlt mit einer Sammelüberweisung aus, statt jede Überweisung einzeln anzulegen. Nachweise und Lohnliste erzeugt KURABU.
Das System sorgt dafür, dass die Freibeträge nicht überschritten werden.
Nach dem Check-in kann die Übungsleitung die Stunde direkt einreichen.
Die Übungsleitung selbst sieht in der App nur ihre eigenen Stunden und Belege. Admins sehen die Stunden, die sie freigeben dürfen. Das legst du über Rollen und Rechte fest. Super-Administratoren sehen jederzeit alle eingereichten Stunden.
Für jede Übungsleitung setzt du Limits für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale fest, das gesetzliche Limit lässt sich nicht überschreiten. KURABU kontrolliert die Einhaltung. Stunden, die das Limit überschreiten würden, können nicht eingereicht werden. Für Minijob und freiberufliche Tätigkeit kannst du optional Jahreslimits hinterlegen.
Über KURABU laufen die Stundenerfassung und damit die Berechnung des Bruttolohns. Minijobber schließt du von der Sammelüberweisung aus und reichst sie per Lohnliste an deine Lohnbuchhaltung weiter. KURABU berechnet keine Sozialabgaben und zeigt nur den Bruttolohn an.
Ja, solange sie nicht ausgezahlt sind. Jede Änderung speichert KURABU revisionssicher, du siehst also jederzeit, wer was geändert hat. Ändert die Übungsleitung eine bereits freigegebene Stunde, wechselt der Status zurück auf eingereicht und ein Admin muss sie erneut freigeben.
