Für wen
Vorstand, Geschäftsstelle und Abteilungsleitungen arbeiten gleichzeitig im selben System, alle sehen nur, was für sie freigegeben ist. Beim Umstieg übernehmen wir deine Bestandsdaten und gehen die erste Abrechnung gemeinsam mit dir durch.
Aufgaben im Vereinsalltag
Mitgliederdaten aus der alten Software übertragen
Beitragsrechnungen erstellen und verschicken
Zahlungseingänge mit dem Kontoauszug abgleichen
Mahnungen schreiben
Einnahmen je Abteilung auswerten
Zahlungen für die Buchhaltung exportieren
Zugänge für neue Funktionäre einrichten
Deine Mitglieder- und Beitragsdaten sowie die Familienzugehörigkeiten importieren wir per Excel- oder CSV-Datei. Wir ordnen alle Altdaten den KURABU-Feldern zu. Gehen deine Daten über unsere Standardfelder hinaus, legen wir weitere Datenfelder an und importieren sie mit. Dubletten und fehlerhafte Zeilen werden vor dem Import angezeigt.
Bestehende SEPA-Mandate bleiben gültig, die Mandatsreferenzen übernehmen wir beim Import. Deine Daten sind innerhalb von 10 Werktagen importiert. Die Datenmigration ist ein optionaler Service, ihr Preis richtet sich nach der Mitgliederzahl.
Gemeinsam setzen wir deine Kostenstellen- und Beitragsstruktur auf. Beiträge, Gebühren und Ermäßigungen legst du frei an, Familien rechnest du über eine festgelegte zahlende Person gemeinsam ab. Tritt jemand unterjährig ein, rechnet KURABU anteilig ab. Den ersten Rechnungslauf gehen wir mit dir durch, damit der Einzug einwandfrei läuft.
Danach erstellt KURABU deine Beitragsrechnungen automatisch, gleicht Zahlungen ab und mahnt nach deinen Regeln. Mahnstufen, Fristen und Mahngebühren legst du fest. Für die Buchhaltung exportierst du alle Zahlungen als CSV, Excel oder für DATEV im ASCII-Format.
Den Ablauf von der Rechnung bis zum Zahlungseingang zeigt die Seite Beiträge abrechnen.
Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitungen und Übungsleitungen arbeiten gleichzeitig in KURABU. Über Rollen und Rechte bestimmst du, wer Mitglieder sehen, bearbeiten oder abrechnen darf.
Wechselt jemand im Vorstand oder in der Geschäftsstelle, bekommt die neue Person ihre Rolle mit den passenden Rechten. Daten und Abläufe liegen in KURABU und nicht auf einem privaten Rechner. Jede Änderung ist im Mitgliederprotokoll und in der Zahlungshistorie gespeichert.
Die verschiedenen Anwendergruppen deines Teams schulen wir jeweils separat. In unserem Hilfecenter findest du außerdem viele Erklärvideos.
Je Kostenstelle siehst du, wie viel in Rechnung gestellt und wie viel davon bezahlt ist, samt Zahlungsrückständen. Jede Zahlung steht in der Zahlungshistorie, mit Datum, Rechnung, Zahlungsart und Kostenstelle.
Den Kontoauszug lädst du hoch, KURABU gleicht die Zahlungen ab. Eine Rücklastschrift wird hinterlegt und die Rechnung beim Mitglied wieder als offen markiert.
Die Honorare der Übungsleitungen ordnest du ebenfalls Kostenstellen und Abteilungen zu. So siehst du Einnahmen und Ausgaben je Abteilung an einem Ort.
Den Ablauf vom Training bis zur Überweisung zeigt die Seite Übungsleitungen auszahlen.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit. Über Rollen und Rechte legst du fest, wer welche Daten sieht. Übungsleitungen bekommen in der Regel nur Basis- und Kontaktdaten ihrer Mitglieder. Mitglieder bestimmen selbst, welche ihrer Daten andere Mitglieder sehen.
Einwilligungen aus dem Online-Mitgliedsantrag, vom SEPA-Mandat bis zur Bestätigung per Double-Opt-In, protokolliert KURABU rechtskräftig im Mitgliederprofil.
Den Ablauf vom Online-Antrag bis zur Sportgruppe zeigt die Seite Mitglieder gewinnen.
Anke
Geschäftsführerin, DJK TUSA 06 Düsseldorf (rund 1.500 Mitglieder)
„Das KURABU-Team geht auf unsere Bedürfnisse und Wünsche ein, und wir gestalten gemeinsam einen für uns wichtigen Schritt in die digitale Zukunft – sowohl für die Vereinsgeschäftsführung, aber auch für unsere Mitglieder.“
Daten, Beiträge und Abläufe liegen in KURABU und nicht auf einem privaten Rechner. Die neue Person bekommt ihre Rolle mit den passenden Rechten, alle früheren Änderungen bleiben im Mitgliederprotokoll nachvollziehbar.
Deine Daten sind innerhalb von 10 Werktagen importiert. Bevor du deinen Mitgliedern die Einladung für die Vereinsapp schickst, schulen wir Abteilungs- und Übungsleitungen und setzen alle wichtigen Strukturen wie Sportgruppen und Trainingszeiten auf. Bis zur Einladung der Mitglieder dauert es im Durchschnitt drei Monate.
