In der Admin-Navigation oben auf “Mitglieder” und hier dann auf den Button “Bestandserhebung” klicken.
Für die Bestandserhebung gibt es verschiedene Vorgaben der Landessportbünde zu beachten. Beispieldateien für alle Optionen sind hier zu finden.
Um die Bestandsmeldung erfolgreich durchzuführen, sind folgende Schritte in KURABU zu beachten.
Vor der Erstellung der Bestandsmeldung sollte überprüft werden, ob das Bundesland in den Vereinsdetails korrekt hinterlegt ist. Das ist erforderlich, damit die Bestandsmeldung den Vorgaben des jeweiligen Landessportbundes entspricht und die richtigen Fachverbände/Sportarten angezeigt werden.
Jede Abteilung im Verein muss der richtigen Sportart/Fachverband zugeordnet sein. Diese Zuordnung wird für alle Teams innerhalb der Abteilung übernommen, sodass die Mitglieder dieser Teams automatisch der entsprechenden Sportart/ Fachverband zugewiesen werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Zuordnung für einzelne Teams nachträglich anzupassen oder ganz zu löschen.
Eine genaue Erläuterung zur Zuordnung der Sportart/Fachverband gibt es in diesem Video.
Sobald die Vereinsdetails und Abteilungszuordnungen überprüft wurden, kann mit der Erstellung der Bestandsmeldung begonnen werden. Dabei führt KURABU durch folgende Schritte:
Für die Statistik des Landessportbundes sind Angaben zum Geburtsjahr und Geschlecht unbedingt erforderlich. Bei fehlenden Daten gibt es hier eine Warnung. Die betroffenen Mitglieder können von der Meldung ausgeschlossen oder mit leerem Feld exportiert werden.
Die fehlenden Daten können auch in einem weiteren Browserfenster ergänzt werden. Mit dem Klick auf "Aktualisieren" werden die Änderungen übernommen und die Fehlerzahl angepasst.
Zusätzlich kann es eine Warnung geben, wenn der Landessportbund Mitglieder mit dem Geschlecht „nicht-binär“ nicht unterstützt. Auch hier können betroffene Mitglieder mit leerem Geschlechtseintrag exportiert oder von der Meldung ausgeschlossen werden. Häufig können diese Mitglieder manuell beim Landessportbund nachgemeldet werden.
In diesem Schritt werden Teams angezeigt, denen keine Sportart/Fachverband zugeordnet ist. Damit wird sichergestellt, dass diese Teams nicht vergessen wurden und die Zuordnung korrekt vorgenommen wurde.
Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung der ausgewählten Einstellungen angezeigt. Nachdem alle Schritte überprüft und bestätigt wurden, kann die Bestandsmeldung exportiert werden. Je nach Vorgabe des Landessportbunds wird eine xlxs.- oder eine csv.-Datei generiert. Diese wird an den eingeloggten Admin per E-Mail mit Passwortschutz versendet.
1. Was passiert, wenn Mitglieder in mehreren Fachverbänden aktiv sind?
Wenn Mitglieder an Sportarten aus verschiedenen Fachverbänden teilnehmen, müssen diese laut Vorgabe der Landessportbünde auch an alle betreffenden Fachverbände gemeldet werden. KURABU führt daher Mitglieder entsprechend mehrfach in der Exportdatei auf, um diese Mehrfachmitgliedschaften korrekt zu berücksichtigen.
2. Welche Mitglieder werden gezählt?
Bei der Bestandsmeldung können zwei Optionen gewählt werden:
Die Mitglieder, die nicht aktiv sind oder keine Teamzuordnung haben, werden nicht in die Bestandsmeldung aufgenommen, es sei denn, sie werden manuell in die Meldung aufgenommen.
3. Wie wird mit passiven Mitgliedern umgegangen?
Für die Bestandserhebung werden nur Mitglieder mit dem Status „aktiv“ berücksichtigt.
4. Wie wird das Datum für die Bestandsmeldung festgelegt?
Das Datum der Bestandsmeldung wird manuell festgelegt. Es ist möglich, das heutige Datum zu verwenden oder ein Datum in der Vergangenheit bzw. Zukunft anzugeben, wenn beispielsweise der 1. Januar als Stichtag für die Meldung genutzt wird. Dabei wird die aktuelle Datenbank verwendet, um Daten für das gewählte Datum zu ermitteln. Es ist zu beachten, dass KURABU für die Vereinsmitgliedschaft Datum seit/bis erfasst, jedoch nicht für die Teammitgliedschaft.
5. Wie sind Mitglieder mit fehlenden Daten zu finden?
In der Mitgliedertabelle können ganz einfach Mitgliedern mit fehlenden Daten angezeigt werden. Dies ist möglich durch die Kombination vom Filter „Status ist aktiv“ UND „Geschlecht ist leer“ bzw. „Geburtsdatum ist leer“.