Ein Mitglied hat seinen Beitrag nicht bezahlt. Dann erinnert der Verein es in festen Stufen daran: Zuerst kommt eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Gebühr, danach folgen bis zu drei Mahnungen mit neuer Frist und meist einer Mahngebühr. Grundlage sind Satzung und Beitragsordnung.
Wir haben dafür Millionen von Rechnungen aus KURABU ausgewertet: wie oft Beiträge offen bleiben, nach welcher Stufe bezahlt wird und welche Fristen und Gebühren Vereine wählen. Dazu gibt es vier Vorlagen und einen Ablauf, mit dem dein Verein sofort starten kann.
Aktualisiert am 6. November 2026
Das Wichtigste in Kürze
Über KURABU haben Vereine seit 2020 Millionen von Rechnungen über hunderte Millionen Euro gestellt, zuletzt mehr als 100 Millionen Euro im Jahr. Rund 97 % der Zahlungen laufen per SEPA-Lastschrift, knapp 3 % per Überweisung, Barzahlung kommt fast nie vor. Erinnert oder gemahnt wird am Ende nur etwa jede hundertste Rechnung. Weil diese Rechnungen im Schnitt etwas größer sind, macht das 1,3 % des Rechnungsbetrags aus.
Hinter einem offenen Beitrag steckt oft keine Absicht. Die Lastschrift kommt zurück, weil sich die Bankverbindung geändert hat, oder die Rechnungsmail ist im Postfach untergegangen. Viele Vereine zögern trotzdem mit dem Mahnen, weil sie ihre Mitglieder nicht verärgern wollen. Deshalb ist der erste Schritt eine freundliche Zahlungserinnerung, ohne Gebühr und ohne Druck.
Nehmen wir einen Verein, der im Jahr 100.000 € an Beiträgen abrechnet. Rund 98.700 € kommen ohne Nachfrage, weil die Lastschrift einfach durchläuft. Etwa 1.300 € werden erinnert oder gemahnt. Davon sind am Ende rund 980 € bezahlt, gut die Hälfte schon nach der Zahlungserinnerung.
Dein Verein im Vergleich
So sieht es bei anderen Vereinen in KURABU aus. Trag eure Zahlen ein, um die Werte auf deinen Verein umzurechnen.
1.300 € werden erinnert oder gemahnt, davon sind 980 € am Ende bezahlt.
Orientierung aus unserer Auswertung, keine Prognose für deinen Verein. Eine Zahlung zählt zur letzten Stufe, die vor der Zahlung verschickt wurde.
Ohne Mahnwesen müsste jemand aus Vorstand oder Geschäftsstelle jedem dieser Beträge einzeln hinterhertelefonieren.
Mahnwesen in KURABU ansehen
Zahlungsziel, Erinnerung und Mahnstufen richtest du in KURABU einmal ein, danach verschickst du jede Stufe mit einem Klick. Beitragsabrechnung ansehen oder Gespräch vereinbaren.
In KURABU folgen auf die Rechnung mit Zahlungsziel eine Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnstufen: 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung. Jede Stufe hat eine eigene Frist und auf Wunsch eine Mahngebühr. So stellen die Vereine das ein:
| Einstellung | Was Vereine meist wählen |
|---|---|
| Zahlungsziel der Rechnung | 14 Tage |
| Zahlungserinnerung | Fast 9 von 10 Vereinen nutzen sie, immer ohne Gebühr |
| Mahnungen | Rund zwei Drittel haben mindestens eine Mahnung eingerichtet, 4 von 10 zwei oder mehr |
| Frist je Stufe | Meist 14 Tage, Spanne 7 bis 14 Tage |
Die Zahlungserinnerung verschicken alle Vereine ohne Gebühr. Ab der 1. Mahnung nehmen drei von vier Vereinen eine Gebühr, meist 5 € pro Stufe. Zur letzten Mahnung hin sind es bei manchen Vereinen bis zu 10 €.
| Stufe | Vereine mit Gebühr | Typische Höhe | Übliche Spanne |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 0 % | keine | keine |
| 1. Mahnung | rund 75 % | 5 € | 3 bis 5 € |
| 2. Mahnung | rund 85 % | 5 € | 5 bis 7,50 € |
| Letzte Mahnung | rund 70 % | 5 € | 5 bis 10 € |
Ohne Regel in Satzung oder Beitragsordnung kann der Verein nur die konkreten Kosten einer Mahnung verlangen, etwa das Porto, und erst für Mahnungen nach Eintritt des Verzugs (§ 280 und § 286 BGB). Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kann er sich nicht erstatten lassen. Eine feste Pauschale wie 5 € braucht deshalb eine Grundlage in Satzung oder Beitragsordnung.
Zusätzlich darf der Verein Verzugszinsen verlangen, bei Mitgliedern als Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB).
Fast alle Beiträge laufen per SEPA-Lastschrift. Ein typischer Auslöser für offene Beträge ist deshalb die Rücklastschrift: Das Konto ist nicht gedeckt, die IBAN hat sich geändert oder das Mitglied hat der Abbuchung widersprochen. Für den Verein kommt die Bankgebühr noch obendrauf.
KURABU erkennt Rücklastschriften beim Kontoabgleich und setzt die Rechnung wieder auf offen. Die Bankgebühr kannst du dem Mitglied als Einmalgebühr weiterberechnen. Bevor du erinnerst, stellst du die Rechnung mit einem Klick auf Überweisung um. Sonst versucht der Verein die nächste Abbuchung vom selben Konto, und die Gebühr fällt erneut an.
Ein Teil der Beträge bleibt trotz aller Stufen offen, in unserer Auswertung rund ein Viertel. Dann hilft meist zuerst ein persönliches Gespräch. Oft steckt eine schwierige Lage dahinter, und eine Ratenzahlung oder eine Ermäßigung ist für beide Seiten besser als ein Austritt.
Bleibt auch das ohne Erfolg, sehen viele Satzungen den Ausschluss aus dem Verein vor, wenn Beiträge trotz Mahnung nicht gezahlt werden. Für größere Beträge kommt ein gerichtliches Mahnverfahren nach § 688 ZPO infrage, den Antrag stellst du online über online-mahnantrag.de. Welcher Weg passt, regelt eure Satzung. Im Zweifel hilft eine rechtliche Beratung.
Die Vorlagen orientieren sich an den Texten, die KURABU für jede Stufe verschickt. Du kannst sie frei übernehmen und anpassen. Wir verwenden das Du, wie es in den meisten Vereinen üblich ist. Alle vier Vorlagen gibt es auch als Word-Datei zum Herunterladen.
Betreff: Kleine Erinnerung an deine Rechnung [Rechnungsnummer]
Hallo [Vorname],
für deine Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] haben wir noch keinen Zahlungseingang gesehen. Das kann leicht passieren, zum Beispiel wenn sich deine Bankverbindung geändert hat.
Bitte überweise den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [Datum]. Die Rechnung findest du im Anhang und in der Vereinsapp.
Konto: [IBAN] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Falls du schon bezahlt hast, ist diese Nachricht hinfällig. Danke dir!
Viele Grüße
dein Team vom [Verein]
Betreff: 1. Mahnung zu deiner Rechnung [Rechnungsnummer]
Hallo [Vorname],
leider ist der Betrag aus deiner Rechnung [Rechnungsnummer] trotz unserer Erinnerung noch offen.
Bitte begleiche den offenen Betrag von [Betrag] zuzüglich der Mahngebühr von [Gebühr] bis zum [Datum]. Die 1. Mahnung findest du im Anhang.
Konto: [IBAN] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Wenn es gerade einen Grund gibt, warum die Zahlung schwierig ist, melde dich gerne bei uns. Gemeinsam finden wir eine Lösung.
Viele Grüße
dein Team vom [Verein]
Betreff: 2. Mahnung zu deiner Rechnung [Rechnungsnummer]
Hallo [Vorname],
auch nach unserer 1. Mahnung ist der Betrag aus deiner Rechnung [Rechnungsnummer] noch offen.
Bitte überweise [Betrag] zuzüglich der Mahngebühren von zusammen [Gebühren] bis zum [Datum].
Konto: [IBAN] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Falls es ein Problem mit der Zahlung gibt, ruf uns an unter [Telefon] oder schreib an [E-Mail]. Eine Ratenzahlung ist oft möglich.
Viele Grüße
dein Team vom [Verein]
Betreff: Letzte Mahnung zu deiner Rechnung [Rechnungsnummer]
Hallo [Vorname],
für die Rechnung [Rechnungsnummer] konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen.
Bitte überweise den Gesamtbetrag von [Betrag] einschließlich der Mahngebühr bis spätestens [Datum].
Konto: [IBAN] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
[Eigener Text des Vereins, zum Beispiel: Geht bis dahin keine Zahlung ein, befasst sich der Vorstand mit dem weiteren Vorgehen laut Satzung.]
Falls du die Zahlung bereits veranlasst hast, betrachte diese Nachricht als gegenstandslos.
Viele Grüße
dein Team vom [Verein]
In KURABU sind Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung feste Vorlagen. In der letzten Mahnung ergänzt du einen eigenen Abschnitt, in der Mail und im PDF, auf Deutsch und Englisch.
Alle überfälligen Rechnungen siehst du in der Abrechnung an einer Stelle, sortiert nach Stufe: Aktion ausstehend, Erinnerung gesendet, 1., 2. und letzte Mahnung. Du wählst die Rechnungen aus und verschickst die nächste Stufe mit einem Klick, auch an viele Mitglieder auf einmal. Rechnungen, deren Frist noch läuft, überspringt KURABU dabei.
Erinnerung und Mahnung gehen per E-Mail mit PDF raus. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse bekommst du gesammelt als ZIP-Datei. Wenn du es freigibst, sehen Mitglieder Erinnerungen und Mahnungen auch in der App. Sobald das Geld eingeht, ordnet KURABU die Zahlung zu und die Rechnung verschwindet aus der Liste.
Wie die ganze Beitragsabrechnung von der Rechnung bis zum Zahlungseingang läuft, zeigt die Seite Beiträge abrechnen. Alle Funktionen stehen unter Beitragsabrechnung. Für die Aufgaben rund um die Vereinskasse lohnen sich auch unsere Ratgeber zum Schatzmeister im Verein und zum Kassenbuch.
Schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist, ohne Gebühr. Bleibt die Zahlung aus, folgen eine oder zwei Mahnungen, meist mit 5 € Mahngebühr. Nach einer Rücklastschrift stellst du vorher auf Überweisung um. Hilft auch die letzte Mahnung nicht, sprich das Mitglied persönlich an und prüfe die Regeln deiner Satzung.
Nicht immer. Steht der Fälligkeitstag fest im Kalender, kommt ein Mitglied nach § 286 Abs. 2 BGB auch ohne Mahnung in Verzug. Praktisch ist die Erinnerung trotzdem der beste Weg: In unserer Auswertung sind nach der Erinnerung gut 40 % des gemahnten Betrags bezahlt.
Eine feste Mahngebühr braucht eine Grundlage in Satzung oder Beitragsordnung. Ohne sie kann der Verein nur die konkreten Kosten wie Porto verlangen, und nur für Schreiben nach Eintritt des Verzugs. Das Schreiben, das den Verzug erst auslöst, meist die Zahlungserinnerung, bleibt kostenfrei. In unseren Daten nehmen die meisten Vereine ab der 1. Mahnung 5 € pro Stufe, selten mehr als 10 €. Die Zahlungserinnerung bleibt bei allen Vereinen, die sie nutzen, gebührenfrei.
Eine Zahlungserinnerung, eine 1. und eine letzte Mahnung reichen für die meisten Vereine. Nach der Erinnerung wird mit Abstand am meisten bezahlt, gut 40 % des gemahnten Betrags. Nach der letzten Mahnung folgen noch einmal 13 %.
Regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beitrag fällig wurde (§ 199 BGB). Ein Beitrag aus März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.
Nicht vollautomatisch. Du legst Zahlungsziel, Stufen, Fristen und Gebühren einmal fest, verschickt wird jede Stufe auf deinen Klick, auch für viele Mitglieder auf einmal. Rechnungen, deren Frist noch läuft, überspringt KURABU dabei. So entscheidest du selbst, wer gemahnt wird.
Analyse anonymisierter Abrechnungsdaten von Vereinen in KURABU über hunderte Millionen Euro. Alle Werte sind gerundet. Stand: November 2026.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Satzung und Beitragsordnung deines Vereins.
Offene Beiträge mit einem Klick erinnern
Wir zeigen dir in einem kurzen Gespräch, wie Beitragsabrechnung und Mahnwesen in KURABU für deinen Verein aussehen.
Gespräch vereinbaren
